宁波工会采购管理制度

宁波工会采购管理制度一、总则（一）目的为加强宁波工会采购工作的规范化管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宁波工会组织的各类物资、服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规及相关政策规定开展采购活动。2.公开透明原则采购过程应公开、公正、透明，接受各方监督。3.公平竞争原则为供应商提供公平竞争的机会，确保采购结果的公正性。4.效益优先原则在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立工会采购领导小组，由工会主席担任组长，副主席担任副组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项。（二）采购执行部门设立采购工作小组，负责具体采购工作的组织实施。采购工作小组应明确成员职责分工，确保采购工作有序进行。1.采购专员负责采购项目的信息收集、市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订及执行跟踪等工作。2.质量验收人员负责对采购物资和服务的质量进行验收，确保符合采购要求。3.财务人员负责采购资金的审核、支付及账务处理等工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购工作小组应根据工会工作计划和实际需求，于每年年底前编制下一年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购资金来源。3.采购预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑市场价格波动等因素，确保预算的准确性和可行性。（二）预算审批采购预算经采购工作小组审核后，报工会采购领导小组审批。审批通过后的采购预算作为年度采购工作的依据。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，采购工作小组应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排等内容，并报工会采购领导小组审批。3.未经审批，不得擅自调整采购预算。四、采购计划管理（一）计划制定1.采购工作小组应根据采购预算和实际工作需要，按月或按季度制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划应提前与相关部门沟通协调，确保采购需求的准确性和及时性。（二）计划审批采购计划经采购工作小组审核后，报工会采购领导小组审批。审批通过后的采购计划作为具体采购工作的执行依据。（三）计划执行1.采购专员应按照采购计划组织实施采购工作，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划，采购专员应及时向采购工作小组报告，并说明变更原因和变更后的采购安排。3.采购工作小组应根据实际情况对采购计划变更进行审核，并报工会采购领导小组审批。未经审批，不得擅自变更采购计划。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务的单项或批量采购金额达到规定限额以上的；采购工程的单项合同估算价达到规定限额以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购工作小组应按照相关法律法规和招标文件的要求组织招标活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购工作小组应从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购工作小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购工作小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购工作小组应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。采购工作小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的供应商。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购工作小组应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备以下基本条件：具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；法律、行政法规规定的其他条件。3.符合准入条件的供应商，应向采购工作小组提交相关证明材料，经审核通过后，纳入供应商名录。（二）供应商评价1.采购工作小组应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。2.评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予适当奖励，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（三）供应商淘汰1.如供应商出现下列情形之一，采购工作小组应将其从供应商名录中淘汰：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；向采购人、采购工作小组成员行贿或者提供其他不正当利益的；在采购过程中与采购人进行协商谈判的；拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的；连续两次以上未按时按质供货的；其他严重违反采购规定的行为。2.被淘汰的供应商在一定期限内不得再次参与宁波工会的采购活动。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购专员应及时与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，采购专员应将合同草案提交采购工作小组审核，审核通过后报工会采购领导小组审批。未经审批，不得签订采购合同。（二）合同履行1.采购专员应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.成交供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务，按时交付货物或提供服务。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购专员应及时与成交供应商协商，并签订补充合同。补充合同应报采购工作小组审核，并报工会采购领导小组审批。（三）合同验收1.采购项目完成后，质量验收人员应按照采购合同约定的质量标准对采购物资和服务进行验收。2.验收合格的，质量验收人员应出具验收报告；验收不合格的，质量验收人员应及时通知成交供应商进行整改或退换货，并跟踪整改情况。3.验收报告作为支付采购款项的重要依据。（四）合同付款1.财务人员应按照采购合同约定的付款方式和时间，审核采购专员提交的付款申请及相关凭证。2.审核通过后，财务人员应及时办理付款手续，并进行账务处理。3.如成交供应商未按照采购合同约定履行义务，财务人员有权暂停付款，并及时通知采购专员处理。八、采购监督与审计（一）内部监督1.工会采购领导小组负责对采购工作进行全面监督，定期检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购工作小组应建立内部监督机制，加强对采购过程的自我监督，确保采购工作规范、透明。3.工会内部审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审查采购预算执行情况、采购方式选择的合理性、采购合同的签订与履行情况等，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受上级工会组织的监督检查，积极配合上级工会组织对采购工作的监督指导。2.主动接受社会监督，及时公开采购信息，接受职工群众和社会各界的监督。九、采购档案管理（一）档案收集采购工作结束后，采购专员应及时收集整理采购过程中形成的各类文件资料，包括采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。（二）档案整理采购专员应对收集到的文件资料进行分类整理，按照档案管理的要求进行编号、装订，确保档案资料的完整性和规范性。（三）档案保管采购档案应指定专人负责保管，存放于安全、保密的场所，防止档