吉林银行公章管理制度

吉林银行公章管理制度总则目的为加强吉林银行公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护银行及客户的合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于吉林银行总行及各分支机构、附属机构（以下统称“本行”）。定义1.公章：指吉林银行以法定名称刻制的，代表银行行使职权的各类印章，包括但不限于行政公章、合同专用章、财务专用章、业务专用章等。2.印章管理人员：指负责保管、使用公章的本行员工。公章的刻制、启用与废止公章的刻制1.本行各类公章的刻制必须严格按照国家有关法律法规和银行内部规定执行。2.需刻制公章时，由使用部门提出书面申请，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等，并经本部门负责人审核后，报分管行领导审批。3.审批通过后，由办公室统一办理刻制手续。刻制公章必须选择具有公安机关指定资质的印章制作单位，确保公章的质量和安全性。4.新刻制的公章必须在领取时进行登记，登记内容包括公章名称、刻制日期、领取人等，并由领取人签字确认。公章的启用1.新刻制的公章启用前，必须进行印模留存。印模应清晰、完整，并加盖在《公章启用登记表》上。2.公章启用时，由办公室负责通知相关部门和人员，并在银行内部进行公告。公告内容包括公章名称、启用日期、使用范围等。3.印章管理人员在启用公章时，应认真核对公章的名称、规格、数量等是否与审批文件一致，并检查公章的外观是否完好。如发现问题，应及时报告并妥善处理。公章的废止1.因机构撤销、更名、合并等原因，导致公章不再使用时，由原使用部门提出书面申请，经本部门负责人审核后，报分管行领导审批。2.审批通过后，由办公室负责收回废止的公章，并进行登记。登记内容包括公章名称、废止日期、收回人等。3.废止的公章应及时销毁。销毁时，必须有两名以上印章管理人员在场，并在《公章销毁登记表》上签字确认。销毁记录应妥善保存，以备查核。公章的保管保管原则1.公章实行专人保管制度，确保公章保管安全、可靠。2.印章管理人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章管理规定，不得擅自将公章交予他人保管或使用。保管职责1.行政公章由办公室指定专人保管。保管人员应妥善保管行政公章，确保公章存放安全，防止公章被盗、丢失或损坏。2.合同专用章由法律合规部门指定专人保管。保管人员应严格按照合同审批流程使用合同专用章，确保合同签订的合法性和有效性。3.财务专用章由财务部门指定专人保管。保管人员应按照财务制度规定使用财务专用章，确保银行资金收付的安全和准确。4.业务专用章由各业务部门根据业务需要指定专人保管。保管人员应在规定的业务范围内使用业务专用章，确保业务办理的规范和准确。保管要求1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置密码或钥匙进行双重管理。2.印章管理人员应定期对公章进行检查，确保公章的外观完好、字迹清晰。如发现公章有损坏或模糊不清的情况，应及时报告并申请更换。3.公章保管场所应保持清洁、干燥，防止公章受潮、生锈或损坏。4.印章管理人员因工作调动、离职等原因不再负责公章保管时，应及时办理公章交接手续，确保公章保管的连续性和安全性。公章的使用使用原则1.公章的使用必须严格按照规定的程序和范围进行，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。使用范围1.行政公章主要用于以银行名义对外发布的各类公文、函件、证明、报表等；代表银行签订的各类合同、协议等；以及其他需要加盖行政公章的事项。2.合同专用章主要用于银行签订的各类合同、协议等法律文件。3.财务专用章主要用于银行办理资金收付、结算等财务业务。4.业务专用章主要用于各业务部门办理相关业务时，需要加盖的印章，如业务凭证、票据、存单等。使用流程1.申请：使用部门或个人需要加盖公章时，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章时间、用章份数等，并经本部门负责人审核签字。2.审批：根据用章事项的性质和金额大小，按照以下审批权限进行审批：一般事项：由部门负责人审批后，即可加盖公章。重要事项：由部门负责人审核后，报分管行领导审批。重大事项：由部门负责人审核后，报行长审批。3.用章：印章管理人员在收到经审批的《公章使用申请表》后，应认真核对申请表上的各项内容与审批意见是否一致。如无误，方可在规定的位置加盖公章，并在《公章使用登记簿》上进行登记。登记内容包括用章日期、用章事项、用章人、审批人等。4.盖章后文件的留存：盖章后的文件应按照银行档案管理规定进行留存，确保文件的完整性和可追溯性。特殊情况的处理1.因紧急情况需要立即加盖公章，但无法按照正常审批流程进行审批时，使用部门或个人应电话请示分管行领导或行长同意后，先行加盖公章，并在事后及时补办审批手续。2.异地分支机构因业务需要，确需使用总行公章时，应通过传真或电子邮件等方式将《公章使用申请表》及相关文件发送至总行办公室，经总行办公室审核后，报分管行领导或行长审批。审批通过后，由总行办公室安排专人将公章加盖在相关文件上，并及时邮寄给异地分支机构。公章的监督与检查监督机制1.本行建立健全公章监督检查机制，定期对公章的保管、使用情况进行检查，确保公章管理规定的严格执行。2.内部审计部门负责对公章管理情况进行定期审计，重点检查公章的刻制、启用、废止、保管、使用等环节是否符合规定，发现问题及时督促整改。检查内容1.公章保管情况：检查公章是否存放在指定的保险柜或保管箱内，保管人员是否严格遵守保管制度，公章是否有损坏或丢失等情况。2.公章使用情况：检查公章使用是否按照规定的流程和范围进行，审批手续是否齐全，用章登记是否完整准确等。3.公章管理制度执行情况：检查各部门和人员是否熟悉并遵守公章管理制度，是否存在违规使用公章的行为。违规处理1.对于违反公章管理制度的行为，本行将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用公章给银行造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究其