工会基础资料管理制度

工会基础资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司工会基础资料管理，确保工会工作资料的完整性、准确性和规范性，提高工会工作效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会及下属各基层工会组织的基础资料管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：基础资料应如实反映工会工作的实际情况，确保资料真实可靠。2.完整性原则：涵盖工会工作的各个方面，包括组织建设、会员管理、活动开展、经费收支等，保证资料的全面性。3.规范性原则：资料的收集、整理、归档、保管等环节应遵循统一的标准和规范，便于查阅和使用。4.保密性原则：涉及工会会员个人隐私及公司机密的资料，应严格保密，防止信息泄露。二、资料分类与内容（一）组织建设资料1.工会组织架构图：清晰展示公司工会及下属基层工会的组织设置、人员构成和职责分工。2.工会委员会成员名单：包括姓名、职务、联系方式等信息，记录工会委员会的组成情况。3.工会会员代表大会相关资料：会议通知、议程、决议、代表名单等，反映会员代表大会的召开情况。4.工会工作制度：如工会委员会工作制度、经费审查委员会工作制度、女职工委员会工作制度等，明确工会各项工作的运行规则。（二）会员管理资料1.会员登记表：详细记录会员的基本信息，如姓名、性别、年龄、工作部门、入会时间等。2.会员档案：包括会员的个人简历、奖惩情况、参加工会活动记录等，全面反映会员的情况。3.会员会费收缴记录：记录会员每月或每年缴纳会费的情况，包括缴费金额、缴费时间等。4.会员组织关系转接资料：会员调入、调出公司时的组织关系转接手续，确保会员组织关系的连续性。（三）活动开展资料1.活动计划：年度、季度、月度工会活动计划，明确活动主题、时间、地点、参与人员等。2.活动方案：针对具体活动制定的详细实施方案，包括活动目的、内容、流程、预算等。3.活动通知：向会员发布的活动通知，记录通知时间、方式、对象等信息。4.活动照片、视频、总结：活动过程中的照片、视频资料，以及活动结束后的总结报告，评估活动效果。（四）经费收支资料1.工会经费预算：年度工会经费预算报告，明确经费来源、支出项目、金额等。2.经费收支账目：详细记录工会经费的收入和支出情况，包括日期、摘要、金额、凭证号等。3.经费报销凭证：工会各项费用支出的报销发票、收据等原始凭证，作为经费支出的依据。4.经费审查报告：由经费审查委员会对工会经费收支情况进行审查后出具的报告。（五）权益维护资料1.职工意见建议收集记录：定期收集职工对公司管理、工作环境、福利待遇等方面的意见和建议。2.劳动争议处理资料：涉及劳动争议的相关文件、协商记录、调解协议、仲裁或诉讼材料等。3.职工权益保障工作记录：开展职工权益保障活动的方案、实施情况、效果评估等资料。（六）其他资料1.上级工会文件：转发上级工会的各类文件、通知、工作要求等。2.与其他单位工会的交流合作资料：包括交流活动记录、合作协议等。3.工会工作大事记：记录工会重要工作、活动、事件的发生时间、内容和结果。三、资料收集（一）责任分工1.工会各部门负责收集与本部门工作相关的基础资料，指定专人负责资料的整理和报送。2.基层工会负责收集本单位工会工作的各类资料，并按时上报公司工会。（二）收集渠道1.日常工作积累：在工会各项工作开展过程中，及时收集相关资料，如活动组织过程中的照片、文件等。2.会员提供：向会员征集个人资料、意见建议等，确保资料的全面性。3.相关部门提供：与公司行政、财务等部门保持沟通，获取与工会工作相关的资料，如职工工资福利数据等。（三）收集要求1.资料收集应及时、准确，确保资料的时效性和真实性。2.对于重要资料，应进行原件收集，如确实无法收集原件的，需保留清晰的复印件，并注明出处。3.收集的资料应完整无缺，如有缺失应及时补充或说明原因。四、资料整理（一）分类整理1.按照资料分类标准，对收集到的资料进行分类，确保同一类资料集中存放。2.对于每一类资料，可根据资料的性质、时间等因素进一步细分，如活动开展资料可按活动类型、时间顺序进行分类。（二）编号标识1.为便于资料的管理和查找，对每一份资料进行编号标识。编号应具有唯一性，可采用数字、字母等组合方式。2.在资料首页或封面显著位置标注编号，并建立编号与资料内容的对应索引表。（三）资料装订1.对于纸张较多的资料，应进行装订，确保资料整齐、牢固。2.装订时应注意资料的顺序，避免出现颠倒、错页等情况。可采用胶装、线装等方式，装订厚度适中，便于翻阅。（四）电子文档整理1.除纸质资料外，应对重要资料进行电子文档整理。电子文档应与纸质资料内容一致，并按照相同的分类方式进行存储。2.电子文档命名应规范，体现资料的类别、年份、标题等关键信息，便于查找和识别。五、资料归档（一）归档原则1.遵循资料的形成规律和内在联系，保持资料的系统性和完整性。2.按照年度、类别进行归档，便于资料的保管和查阅。（二）归档时间1.各类资料应在形成后的一个月内完成整理并归档。2.对于年度资料，应在次年一季度末完成归档工作。（三）归档流程1.资料整理人员将整理好的资料提交给工会档案管理人员。2.档案管理人员对资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，审核无误后进行归档。3.在归档过程中，档案管理人员应填写档案目录，详细记录资料的编号、名称、日期、来源等信息，并将档案目录录入电子档案管理系统。（四）档案存放1.设立专门的工会档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案应按照类别、年度顺序排列存放，并在档案架上标注清晰的标识，便于查找。3.对于电子档案，应进行定期备份，存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，防止数据丢失。六、资料查阅与借阅（一）查阅权限1.工会内部人员因工作需要可查阅工会基础资料。查阅时应填写《工会资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、目的、时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.涉及工会重要机密或敏感信息的资料，需经工会主席批准后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人员持《工会资料查阅申请表》到档案库房，档案管理人员根据申请表提供相应资料，并在查阅登记本上记录查阅人员姓名、部门、查阅资料名称、查阅时间等信息。2.查阅人员应在指定地点查阅资料，不得擅自将资料带出档案库房。如需复印或摘录资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将资料归还档案管理人员，档案管理人员核对资料无误后，在查阅登记本上注明归还时间。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅工会基础资料的，需经工会主席批准，并填写《工会资料借阅申请表》。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员持批准后的《工会资料借阅申请表》到档案库房，档案管理人员根据申请表提供相应资料，并与借阅人员当面核对资料的数量、完整性等情况，双方在《工会资料借阅登记表》上签字确认。2.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失资料。如发现资料有损坏或丢失情况，应及时向档案管理人员报告，并承担相应责任。3.借阅期限届满，借阅人员应按时归还资料。档案管理人员在收到归还资料后，应认真检查资料的完整性和完好性，如无问题，在《工会资料借阅登记表》上注明归还情况。七、资料保管与保密（一）保管责任1.工会档案管理人员负责工会基础资料的保管工作，定期对档案进行检查、整理和维护，确保档案的安全和完整。2.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自离岗，防止档案资料丢失、损坏或被盗。（二）保管期限1.工会基础资料的保管期限根据资料的性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管资料保管期限为[X]年，中期保管资料保管期限为[X]年，长期保管资料保管期限为[X]年以上。具体保管期限参照国家有关档案管理规定执行。（三）保密措施1.对涉及工会会员个人隐私、公司机密及其他敏感信息的资料，应严格保密。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任。2.档案库房应设置必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案资料的安全。3.在资料查阅、借阅过程中，档案管理人员应严格控制知悉范围，防止信息泄露。对于废弃的资料，应按照规定进行销毁处理，确保信息不被恢复。八、资料统计与分析（一）统计内容1.定期对工会基础资料进行统计，统计内容包括会员人数、活动开展次数、经费收支情况、职工意见建议数量等。2.根据统计结果，分析工会工作的开展情况、会员参与度、工作成效等，为工会工作决策提供数据支持。（二）统计方法1.建立工会资料统计台账，按照规定的统计指标和口径，定期对各类资料进行汇总统计。2.可利用电子表格软件等工具进行数据统计和分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计周期1.月度统计：每月末对当月工会工作资料进行统计，形成月度统计报表。2.季度统计：每季度末对本季度工会工作资料进行全面统计，分析季度工作情况，形成季度统计报告。3.年度统计：每年末对全年工会工作资料进行综合统计，总结年度工作成果，形成年度统计报告。九、资料销毁（一）销毁条件1.资料保管期限届满，且已无保存价值的，可进行销毁处理。2.因机构改革、工作调整等原因，工会工作职能发生变化，相关资料不再适用的，可予以销毁。3.资料因损坏、丢失等原因无法继续保存的，经核实后可进行销毁。（二）销毁流程1.由档案管理人员提出资料销毁申请，填写《工会资料销毁申请表》，注明拟销毁资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《工会资料销毁申请表》经工会主席批准后，由档案管理人员会同相关人员对拟销毁资料进行清点核对，确保销毁资料与申请表内容一致。3.