基建项目采购管理制度

基建项目采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司基建项目采购管理工作，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保证基建项目所需物资、服务的质量和供应及时性，有效控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有基建项目的采购活动，包括但不限于建筑材料、设备、构配件、工程服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证公平竞争。3.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，按照既定的标准和程序进行采购决策，确保公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立基建项目采购领导小组，由公司领导、相关部门负责人等组成。负责审议基建项目采购计划、采购策略、重大采购事项等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门1.采购部门负责制定和执行基建项目采购计划，组织实施采购活动。收集、整理供应商信息，建立和维护供应商数据库。负责采购合同的起草、签订、履行和管理。协调处理采购过程中的相关问题，跟踪采购进度和质量。2.需求部门提出基建项目采购需求，明确采购物资、服务的规格、数量、质量等要求。参与采购供应商的考察、评估和选择。协助采购部门进行采购合同的验收工作。（三）监督部门公司审计、纪检等部门负责对基建项目采购活动进行监督检查，确保采购过程合法合规、公正透明，对违规行为进行调查和处理。三、采购计划管理（一）采购计划编制依据1.基建项目的可行性研究报告、初步设计文件等相关资料。2.项目施工进度计划。3.库存物资情况。（二）采购计划编制流程1.需求部门根据项目进度和实际需求，填写《基建项目采购需求申请表》，详细说明采购物资、服务的名称、规格、数量、技术要求、预计采购时间等内容，并提交至采购部门。2.采购部门对需求部门提交的采购需求进行汇总、分析，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据项目实际情况和资金安排，对采购计划进行调整和批准。（三）采购计划变更采购计划一经批准，应严格执行。如因项目变更、设计调整等原因需要变更采购计划的，需求部门应填写《基建项目采购计划变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等，并按照采购计划编制流程进行审批。采购部门根据批准后的变更申请，及时调整采购计划，并通知相关部门和供应商。四、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书。2.具有良好的商业信誉和财务状况，无不良记录。3.具备与采购项目相适应的生产、供应能力和技术水平。4.能够提供优质的产品和服务，产品质量符合国家标准或行业标准，售后服务良好。5.具有合理的价格水平，能够提供具有竞争力的报价。（二）供应商开发与引入1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行初步筛选，筛选出符合基本条件的供应商，并向其发出《供应商调查表》，要求其提供公司简介、资质证书、业绩情况、产品样本、报价单等相关资料。3.采购部门会同需求部门、技术部门等对供应商提供的资料进行审核，并对供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、生产设备、技术水平、售后服务等方面。4.根据审核和考察结果，对供应商进行综合评估，评估合格的供应商纳入公司合格供应商名录。（三）供应商考核与评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价，填写《供应商考核评价表》。2.考核评价指标包括产品质量合格率、交货及时率、售后服务满意度、价格水平等。采购部门根据考核评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于表现较差的供应商进行警告、限期整改或淘汰。3.每年度采购部门对合格供应商进行综合评审，根据评审结果调整合格供应商名录。（四）供应商淘汰1.对于出现以下情况之一的供应商，采购部门应及时将其从合格供应商名录中淘汰：提供的产品质量不合格，且整改后仍不符合要求的。交货期严重延误，影响项目进度的。售后服务不到位，客户投诉较多的。存在商业贿赂等违法违规行为的。其他不符合公司要求的情况。2.采购部门将供应商淘汰情况通知相关部门，并在公司内部进行公示。五、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的基建项目采购。2.招标程序：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、评标标准等内容。在公司官网、相关媒体等发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织投标人进行现场踏勘和答疑会。接收投标人的投标文件，并进行开标、评标和定标。向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的基建项目采购；或采用公开招标方式的费用占项目采购总价值的比例过大的基建项目采购。2.招标程序：采购部门根据采购项目特点和供应商情况，确定邀请招标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标基本相同，但参与投标的供应商数量一般不少于三家。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的基建项目采购。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购部门、需求部门、技术部门等相关人员组成。谈判小组制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、谈判程序、评定成交的标准等内容。邀请符合资格条件的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判小组与供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判情况。根据谈判结果，确定成交供应商，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的基建项目采购。2.采购程序：采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、规格、数量、预算等内容，并提交至采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款，并签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的基建项目采购。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内提供报价单。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门根据采购结果，起草采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同经采购部门负责人审核后，提交至公司法律部门进行合法性审查。法律部门对合同条款进行审核，提出修改意见，确保合同合法有效。3.采购合同经法律部门审查通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。签订合同前，应确保双方已就合同条款达成一致意见，并在合同上加盖双方公章或合同专用章。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况、交货时间等信息。2.需求部门应按照合同约定，做好验收准备工作，及时组织对采购物资、服务的验收。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等履行交货义务，并提供相关的质量证明文件、发票等资料。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因不可抗力、项目变更、设计调整等原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的价格、交货期等条款，并经双方签字盖章确认。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。2.在合同履行过程中，如因一方违约、不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，采购部门应及时与供应商协商解除合同，并办理相关手续。3.合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，确保双方的权利和义务得到妥善处理。七、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据采购计划，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购预算经采购部门负责人审核后，报公司财务部门进行汇总和审核。财务部门根据公司年度预算安排和资金状况，对采购预算进行调整和平衡，确保采购预算合理可行。3.采购预算经财务部门审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据项目实际情况和资金安排，对采购预算进行批准。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，控制采购成本，确保采购支出不超过预算金额。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，采购部门应填写《基建项目采购预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容、调整金额等，并按照采购预算编制流程进行审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和检查，定期对采购支出进行统计和分析，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对基建项目采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险等。2.针对识别出的风险因素，采购部门应评估其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：选择信誉良好、实力较强的供应商，并在合同中明确违约责任和赔偿条款；加强对供应商的跟踪和管理，及时掌握供应商的经营状况和履约能力；建立供应商违约预警机制，及时发现和处理供应商违约行为。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强对采购物资、服务的检验和验收工作，确保质量符合要求；对供应商的质量管理体系进行评估和监督，要求供应商提供质量保证文件。3.价格风险：加强市场调研，及时掌握市场价格动态；采用多种采购方式，如招标、询价、谈判等，进行价格比较和谈判，争取合理的采购价格；与供应商签订价格调整条款，约定在市场价格波动较大时的价格调整方式。4.合同风险：加强合同管理，严格按照合同签订程序签订合同；对合同条款进行合法性审查，确保合同合法有效；加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时处理合同纠纷。九、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。2.采购部门应定期对采购计划执行情况、采购合同履行情况、采购资金使用情况等进行自查，并形成自查报告。3.公司审计、纪检等部门应定期对基建项目采购活动进行监督检