完善药品采购管理制度

完善药品采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司药品采购管理，规范采购行为，确保药品质量，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有药品采购活动，包括但不限于药品的采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收、付款等环节。（三）基本原则1.质量第一原则：确保所采购药品符合国家法律法规、药品标准及公司质量要求，保障患者用药安全有效。2.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，依法签订采购合同，确保采购行为合法合规。3.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，在供应商选择、采购价格确定等方面，遵循公开、公平、公正的原则，维护公司利益。4.成本效益原则：在保证药品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应定期（每月/每季度）根据公司业务发展、库存状况及市场需求，对药品需求进行预测，并填写《药品需求预测表》。2.需求预测应综合考虑历史销售数据、临床用药变化趋势、季节因素、政策调整等因素，确保预测的准确性和合理性。（二）采购计划制定1.采购部门根据各部门提交的《药品需求预测表》，结合库存情况，制定月度/季度采购计划。采购计划应明确药品名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.在制定采购计划时，应充分考虑药品的有效期、采购周期、供应商供货能力等因素，避免因计划不合理导致药品短缺或积压。3.采购计划需经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购执行的依据。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场需求变化、临床用药调整、供应商问题等原因，需要对采购计划进行调整的，相关部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容及预计影响。2.《采购计划调整申请表》经采购部门负责人审核，分管领导审批后，采购部门按照调整后的采购计划执行。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商应具备的资质条件，包括但不限于《药品生产许可证》《药品经营许可证》《营业执照》、药品GMP或GSP认证证书、产品质量检验报告等。2.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并对潜在供应商进行初步筛选。3.对初步筛选合格的供应商进行实地考察，考察内容包括企业生产经营状况、质量管理体系、仓储物流条件、售后服务能力等。考察结束后，填写《供应商考察报告》。4.根据供应商考察结果，采购部门组织相关部门对供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务等。评估结果分为合格、不合格两个等级。5.对于评估合格的供应商，采购部门与其签订《质量保证协议》《供应合同》等相关文件，明确双方权利义务。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期（每半年/每年）对供应商进行评价与考核。评价与考核内容包括产品质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面。2.采购部门负责收集供应商的相关数据，如到货验收合格率、交货及时率、价格偏差率等，并填写《供应商评价与考核表》。3.根据《供应商评价与考核表》的得分情况，对供应商进行等级划分，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为优秀的供应商，可给予适当的奖励，如增加采购份额、优先付款等；对于评价结果为不合格的供应商，应及时进行整改，整改仍不合格的，取消其供应商资格。（三）供应商淘汰与更换1.如供应商出现下列情况之一，采购部门应及时与其终止合作，并淘汰该供应商：提供的药品质量不符合国家法律法规、药品标准及公司质量要求，且整改后仍不合格的；连续多次交货期延误，严重影响公司正常业务开展的；价格虚高，经协商仍不调整的；违反《质量保证协议》《供应合同》等相关约定，情节严重的。2.对于被淘汰的供应商，采购部门应及时寻找新的供应商进行替代。新供应商的选择应按照本制度中供应商选择的相关流程进行。四、采购执行管理（一）采购订单下达1.采购部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确药品名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点等内容。2.采购订单下达后，采购人员应及时与供应商沟通确认，确保供应商收到订单并能够按时、按质、按量交货。（二）采购合同签订1.对于金额较大、采购周期较长的药品采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、质量标准、价格条款、交货期、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订前，应经法务部门审核，确保合同条款合法合规。审核通过后的采购合同，由双方签字盖章生效。（三）采购过程跟踪1.采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、发货情况等信息。如发现供应商可能无法按时交货，应及时与供应商沟通协调，要求其采取措施确保按时交货。2.在采购过程中，如因市场价格波动、政策调整等原因需要变更采购价格、交货期等合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，并签订补充协议。补充协议应按照采购合同签订的相关流程进行审核与签订。五、验收管理（一）验收准备1.采购部门在药品到货前，应及时通知质量管理部门、仓储部门等相关部门做好验收准备工作。2.质量管理部门应安排具备相应资质的验收人员参与验收工作，并准备好验收所需的工具、文件等，如验收标准、检验报告、质量证明文件等。3.仓储部门应清理出专门的验收场地，确保验收工作的顺利进行。（二）验收程序1.药品到货后，仓储部门应核对送货单与采购订单的一致性，包括药品名称、规格、数量、供应商等信息。核对无误后，填写《药品到货验收通知单》，通知质量管理部门进行验收。2.质量管理部门验收人员按照验收标准对药品的外观、包装、标签、说明书、数量、质量证明文件等进行逐一检查。验收过程中，可采用抽样检验的方式，对药品的内在质量进行检验。3.验收合格的药品，验收人员应在《药品验收记录》上签字确认，并注明验收结论。验收不合格的药品，应填写《药品拒收报告单》，详细记录不合格情况，报质量管理部门负责人审核后，通知采购部门与供应商协商处理。（三）验收结果处理1.对于验收合格的药品，仓储部门应及时办理入库手续，并按照药品的储存条件进行妥善保管。2.对于验收不合格的药品，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取换货、退货、补货等措施。如协商不成，可根据合同约定及相关法律法规，通过法律途径解决。3.质量管理部门应定期对验收结果进行统计分析，总结验收过程中存在的问题，提出改进措施，不断完善验收管理工作。六、付款管理（一）付款申请1.采购部门在收到供应商开具的发票后，应及时核对发票信息与采购合同、送货单、验收记录等相关文件的一致性。核对无误后，填写《付款申请表》，注明付款金额、付款方式、付款期限等内容。2.《付款申请表》经采购部门负责人审核后，报财务部门审核。财务部门应重点审核发票的真实性、合法性、有效性，以及付款金额与合同约定的一致性等。（二）付款审批1.《付款申请表》经财务部门审核通过后，按照公司财务审批流程进行审批。审批流程应明确各级审批人员的职责和权限，确保付款审批的规范、严谨。2.付款审批通过后，财务部门根据审批结果安排付款。付款方式应根据合同约定及公司财务制度执行，可采用支票、汇票、电汇、网上银行支付等方式。（三）付款记录与档案管理1.财务部门应建立完善的付款记录台账，详细记录每一笔付款的日期、金额、付款对象、付款方式等信息。付款记录台账应定期进行核对与清理，确保数据的准确性和完整性。2.采购部门应负责整理与采购业务相关的文件资料，包括采购计划、采购订单、采购合同、发票、验收记录、付款申请及审批文件等，并按照档案管理的相关规定进行归档保存。档案保存期限应符合国家法律法规及公司相关规定的要求。七、监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立专门的监督机构或岗位，对药品采购管理制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。监督检查内容包括采购计划的执行情况、供应商管理、采购过程、验收管理、付款管理等环节。2.监督检查人员应认真填写《监督检查记录》，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。整改情况应及时向公司领导汇报。（二）内部审计1.公司内部审计部门应定期对药品采购业务进行审计，审查采购活动的合法性、合规性、真实性和效益性。审计内容包括采购管理制度的执行情况、采购流程的规范性、采购成本的控制情况、供应商管理的有效性等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出审计建议和整改要求。被审计部门应按照审计报告的要求，及时进行整改，