单位物业合同管理制度

单位物业合同管理制度一、总则（一）目的为加强单位物业合同管理，规范物业合同的签订、履行、变更、终止等行为，维护单位合法权益，提高物业服务质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位与各类物业服务企业签订的物业合同管理，包括但不限于办公区域、家属区、公共设施等物业服务合同。（三）管理原则1.依法合规原则：物业合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。3.全面履行原则：双方应按照合同约定全面履行各自义务。4.动态管理原则：对物业合同实施全过程动态管理，及时发现和解决问题。二、合同签订管理（一）合同签订流程1.需求调研由单位相关部门（如行政部门、后勤部门等）根据实际需求，对物业服务内容、标准、范围等进行调研分析，形成需求调研报告。需求调研报告应明确物业服务的具体要求，如环境卫生维护标准、安全保卫措施、设施设备维修养护要求等。2.招标（或议标）根据需求调研报告，制定招标（或议标）文件。招标（或议标）文件应包括物业服务内容、标准、报价要求、评标办法等。通过公开招标、邀请招标或议标等方式，选择合适的物业服务企业。参与招标（或议标）的物业服务企业应具备相应的资质和良好的业绩。组织开标、评标（或议标）会议，按照既定的评标办法确定中标（或中选）企业。3.合同起草由单位法务部门或相关专业人员根据评标结果和需求调研报告，起草物业合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、费用支付方式、合同期限、违约责任等条款。4.审核与审批合同文本起草完成后，提交单位相关部门进行审核。审核部门应从法律合规、业务需求、财务预算等方面进行审查，并提出修改意见。经审核修改后的合同文本，按照单位内部审批流程提交审批。审批通过后，方可签订合同。5.合同签订合同经审批通过后，由单位法定代表人或其授权代表与物业服务企业法定代表人或其授权代表签订合同。签订合同应使用单位统一的合同专用章，并确保合同签字盖章齐全、手续完备。（二）合同条款要点1.服务内容与标准详细列举物业服务的具体项目，如房屋建筑及附属设施设备的维修养护、环境卫生清扫保洁、绿化养护、秩序维护等。明确各项服务的质量标准，如环境卫生应达到的清洁程度、设施设备维修的及时性等，以便于监督和考核。2.费用支付明确物业服务费用的金额、支付方式（如按月、按季或按年支付）、支付时间节点等。约定费用调整的条件和方式，如根据物价指数、服务成本变化等因素进行调整。3.合同期限明确合同的起始日期和终止日期，合同期限应合理设定，避免过短或过长。约定合同续签的条件和程序，如在合同期满前一定期限内，双方无异议则自动续签等。4.双方权利义务明确单位作为业主的权利，如对物业服务质量的监督权、提出整改意见的权利等。明确物业服务企业的权利，如按照合同约定收取服务费用的权利等。详细列举双方的义务，如单位应按时支付服务费用，物业服务企业应按照合同约定提供优质服务等。5.违约责任明确双方违反合同约定应承担的违约责任，如支付违约金、赔偿损失等。对违约责任的承担方式和金额应具体明确，具有可操作性。三、合同履行管理（一）服务监督1.建立服务监督机制成立由单位相关部门人员组成的物业服务监督小组，负责对物业服务企业的服务质量进行日常监督检查。制定服务监督检查标准和流程，明确检查的内容、方式、频率等。2.定期检查与不定期抽查监督小组定期对物业服务项目进行全面检查，检查内容包括服务质量、设施设备运行状况、环境卫生等方面。不定期对物业服务项目进行抽查，及时发现和解决服务过程中出现的问题。3.问题反馈与整改监督小组对检查中发现的问题，及时向物业服务企业反馈，并下达整改通知书。物业服务企业应按照整改通知书的要求，制定整改措施，限期整改，并将整改情况及时反馈给监督小组。（二）费用支付1.费用核算财务部门按照合同约定，对物业服务费用进行核算。核算内容包括费用金额、支付时间、支付方式等。财务部门应确保费用核算准确无误，如有疑问及时与物业服务企业沟通核实。2.支付审批物业服务费用支付前，应按照单位内部审批流程进行审批。审批人应审核费用核算情况、服务质量是否符合合同要求等。经审批通过后，财务部门按照合同约定的支付方式和时间节点支付服务费用。（三）沟通协调1.建立沟通协调机制单位与物业服务企业应建立定期沟通协调会议制度，及时解决服务过程中出现的问题。明确双方的沟通联系人及联系方式，确保信息传递畅通。2.日常沟通双方工作人员在日常工作中应保持密切沟通，及时反馈服务需求和意见建议。对于临时性的问题或紧急事项，应及时通过电话、邮件等方式进行沟通协调。四、合同变更管理（一）变更情形1.服务内容变更根据单位实际需求变化，需要增加或减少物业服务内容。例如，因单位业务拓展，需要增加办公区域的绿化养护面积。服务内容的变更应符合法律法规和合同约定，且经双方协商一致。2.服务标准变更由于单位对物业服务质量要求提高或其他原因，需要调整服务标准。如提高环境卫生清扫保洁的频次和质量标准。服务标准变更应提前通知物业服务企业，并协商确定变更后的费用等相关事宜。3.合同期限变更双方协商一致，需要延长或缩短合同期限。例如，因物业服务企业表现优秀，双方协商延长合同期限。合同期限变更应签订书面协议，明确变更后的期限及其他相关条款。（二）变更流程1.提出变更申请由单位相关部门或物业服务企业提出合同变更申请，说明变更的原因、内容、影响等。变更申请应提交相关证明材料，如需求变化的说明文件、服务标准调整的依据等。2.协商与评估单位与物业服务企业就变更事项进行协商，评估变更对双方权利义务、费用等方面的影响。协商过程中应充分考虑双方利益，达成一致意见后形成变更方案。3.合同变更协议签订根据协商确定的变更方案，起草合同变更协议。合同变更协议应明确变更的具体内容、双方权利义务的调整、费用的变化等条款。合同变更协议经双方审核、审批通过后，签订变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。五、合同终止管理（一）终止情形1.合同期满物业合同约定的期限届满，双方未续签合同，则合同自动终止。2.双方协商一致单位与物业服务企业经协商一致，决定提前终止合同。例如，因物业服务企业服务质量严重不达标，双方协商解除合同。3.不可抗力因不可抗力因素导致合同无法继续履行，如自然灾害、政府征收等，合同可以终止。4.一方严重违约一方违反合同约定，且经另一方书面通知后在规定期限内仍未整改到位，另一方有权解除合同。例如，物业服务企业连续多次未按照合同约定提供服务，单位有权终止合同。（二）终止流程1.通知与协商合同终止前，一方应提前通知另一方，并就终止合同的相关事宜进行协商。协商内容包括服务交接、费用结算、违约责任承担等。通知应采用书面形式，明确通知的时间、内容等。2.服务交接双方按照协商确定的方式进行物业服务交接。物业服务企业应将相关设施设备、资料等移交给单位，并确保交接工作顺利完成。交接过程中应制作交接清单，双方签字确认。3.费用结算财务部门按照合同约定和实际服务情况，对物业服务费用进行结算。结算内容包括已发生的费用、未支付的费用、违约金等。经双方核对无误后，办理费用结算手续。4.合同终止确认双方完成服务交接和费用结算后，签订合同终止协议，确认合同终止。合同终止协议应明确合同终止的原因、时间、双方权利义务的处理等条款。六、档案管理（一）档案内容1.合同文本包括物业合同原件、合同变更协议、合同终止协议等。2.招标（或议标）文件如招标公告、招标文件、投标文件、评标报告等。3.服务监督记录包括监督检查报告、整改通知书、整改反馈情况等。4.费用支付凭证如发票、付款记录等。5.沟通协调记录如会议纪要、往来邮件、电话记录等。（二）档案保管1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设施设备，确保档案安全。2.按照档案管理的相关规定，对档案进行分类、编号、装订等整理工作。3.确定档案保管期限，一般物业合同档案保管期限为[X]年。保管期限届满后，按照档案销毁程序进行销毁。（三）档案查阅1.建立