公司招待烟酒管理制度

公司招待烟酒管理制度一、总则1.目的为规范公司招待烟酒的使用和管理，确保招待活动的合理合规，体现公司的良好形象，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在执行公务活动中的招待烟酒管理。3.基本原则招待烟酒的使用应遵循必要性、适度性、合规性原则，严格控制费用支出，杜绝浪费。二、招待烟酒的采购管理1.采购标准根据公司过往招待情况及业务需求，确定招待烟酒的品牌、档次及采购数量。优先选择市场上口碑良好、质量可靠且价格合理的产品。招待用烟应选择符合公司接待标准的品牌，如[具体品牌示例]等；招待用酒应涵盖不同档次，包括[具体档次及品牌示例]等，以满足不同接待场景的需求。2.采购流程每年年初，由行政部门根据上一年度招待烟酒的使用情况及本年度业务发展预测，制定招待烟酒的采购预算，报公司领导审批。审批通过后，行政部门负责按照采购标准进行供应商的筛选和采购工作。选择至少三家以上的供应商进行询价、比价，综合考虑产品质量、价格、售后服务等因素，确定最终供应商。采购合同应明确产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保采购过程的规范和透明。采购完成后，行政部门负责组织验收，核对产品的品牌、规格、数量、质量等是否与合同一致。验收合格后，办理入库手续，并将入库情况及时记录在招待烟酒管理台账中。三、招待烟酒的库存管理1.库存地点设立专门的招待烟酒仓库，确保仓库环境干燥、通风良好，具备防火、防盗、防潮等条件。2.库存登记行政部门负责建立招待烟酒库存管理台账，详细记录烟酒的入库时间、品牌、规格、数量、领用时间、领用部门、领用人等信息。库存管理台账应定期进行核对，确保账实相符。3.库存盘点每月末，行政部门组织对招待烟酒进行盘点，盘点人员包括行政部门相关人员及财务人员。盘点结束后，编制盘点报告，如实反映库存情况。如发现账实不符，应及时查明原因，属于正常损耗的，经审批后进行账务处理；属于人为原因造成的损失，由责任人负责赔偿。四、招待烟酒的领用管理1.领用流程各部门因公务需要领用招待烟酒时，应提前填写《招待烟酒领用申请表》，注明领用日期、招待事由、预计招待人数、所需烟酒的品牌、规格、数量等信息，经部门负责人签字审批后，交行政部门。行政部门根据库存情况及审批意见，对符合领用条件的申请予以批准，并按照申请表上的信息发放招待烟酒。领用人需在发放记录上签字确认。2.领用标准根据招待活动的性质、规模及重要程度，制定不同的领用标准。例如：一般性业务招待，每人次可领用[具体标准]的招待用烟和[具体标准]的招待用酒；重要客户或商务活动，可适当提高领用标准，但需经公司领导特别批准。在实际执行过程中，应严格按照标准控制领用数量，避免超标准领用。五、招待烟酒的使用管理1.使用原则招待烟酒应严格用于公司公务活动，不得挪作他用。在招待活动中，应根据实际情况合理使用招待烟酒，避免浪费。倡导文明、适度的饮酒文化，严禁酗酒。2.使用记录各部门在招待活动结束后，应及时填写《招待烟酒使用情况登记表》，详细记录招待时间、地点、招待对象、使用烟酒的品牌、规格、数量等信息，并由部门负责人签字确认。《招待烟酒使用情况登记表》应定期交行政部门存档，作为招待费用核算和监督检查的依据。六、招待烟酒的费用管理1.费用核算财务部门负责对招待烟酒的费用进行单独核算，按照采购发票及领用记录准确记录费用支出情况。招待烟酒费用应计入公司的业务招待费科目，按照公司财务制度的规定进行账务处理。2.费用控制公司对招待烟酒费用实行总额控制，年度招待烟酒费用预算不得超过公司年度业务招待费预算的[具体比例]。财务部门应定期对招待烟酒费用进行分析和监控，如发现费用超支，应及时查找原因，并采取相应的措施进行控制。3.报销规定各部门报销招待烟酒费用时，应提供真实、合法、有效的发票及相关审批文件，包括《招待烟酒领用申请表》、《招待烟酒使用情况登记表》等。报销凭证应经部门负责人、行政部门审核及公司领导审批后，方可到财务部门办理报销手续。财务部门对不符合报销规定的凭证有权拒绝报销。七、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对招待烟酒的采购、库存、领用、使用及费用管理情况进行审计监督，检查是否存在违规行为，确保制度的有效执行。2.日常检查行政部门负责对招待烟酒的日常管理情况进行检查，包括库存盘点、领用审批、使用记录等方面。如发现问题，应及时督促相关部门进行整改。3.违规处理对于违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相应的处罚：对于超标准领用、浪费招待烟酒或挪作他用的部门和个人，责令其退还违规领用的烟酒或补缴相应费用，并给予通报批评。对于因违规行为给公司造成经济损失的，由责任人承