华为公司印章管理制度

华为公司印章管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范华为公司印章的管理与使用，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序和合法权益。2.适用范围本制度适用于华为公司总部及各分支机构、子公司等所有纳入华为公司管理体系的单位。3.印章定义本制度所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、业务专用章、部门章以及其他具有法律效力或代表公司意志的印章。二、印章的刻制与启用1.印章刻制申请各部门因工作需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制规格等信息，并经部门负责人审核、分管领导批准后，提交至公司行政管理部门。2.刻制流程行政管理部门收到《印章刻制申请表》后，统一安排具有资质的印章制作单位进行刻制。印章制作完成后，行政管理部门应会同申请部门对印章进行验收，检查印章的规格、样式、文字等是否符合要求。3.印章启用经验收合格的印章，由行政管理部门填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，经公司法定代表人或其授权人批准后正式启用。印章启用后，行政管理部门应及时将印章启用情况通知相关部门和人员。三、印章的保管1.保管原则印章保管应遵循“专人专管、安全保密”的原则，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.保管责任人公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章由行政管理部门指定专人负责保管；业务专用章、部门章由各相关部门指定专人负责保管。印章保管人应与印章使用人分离，不得由同一人兼任。3.保管要求印章保管人应妥善保管印章，将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置密码或钥匙进行双重管理。印章保管人不得擅自将印章带出公司办公区域，如因工作需要确需带出的，须经公司法定代表人或其授权人批准，并办理相关借用手续。印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政管理部门，并采取相应的措施进行处理。四、印章的使用1.使用范围公司印章的使用应严格按照规定的范围进行，仅限于与公司业务相关的文件、合同、协议、报表等的签署、盖章。严禁将印章用于任何违法违规或与公司业务无关的事项。2.使用流程填写用印申请表：使用印章时，应填写《用印申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经相关部门负责人审核、分管领导批准。审核签字：《用印申请表》经批准后，送印章保管人审核签字。印章保管人应对用印事项的真实性、合法性进行审核，确认无误后方可用印。用印登记：印章保管人在用印前，应在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印文件名称、份数、用印人等信息。用印盖章：印章保管人应按照《用印申请表》的要求，在文件规定的位置加盖印章，并确保印章清晰、端正。用印完成后，应将印章妥善保管。3.特殊情况用印如遇紧急情况或因特殊原因无法提前填写《用印申请表》的，使用人应电话请示相关领导同意后，先进行用印，但事后须及时补办用印手续。五、印章的停用与销毁1.停用条件印章因机构调整、业务变更、印章损坏等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.停用流程印章保管人填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，经部门负责人审核、分管领导批准后，将印章交回行政管理部门。行政管理部门收到停用印章后，应进行封存，并在《印章使用登记簿》上注明停用情况。3.销毁流程对于已停用的印章，行政管理部门应定期进行清理，并根据印章的性质和重要程度，按照以下程序进行销毁：制定销毁计划：行政管理部门制定印章销毁计划，明确销毁印章的名称、数量、销毁方式等信息，并报公司法定代表人或其授权人批准。选择销毁方式：根据印章的材质和数量，选择合适的销毁方式，如粉碎、熔化等。销毁过程应进行全程录像，确保销毁彻底、安全。填写销毁记录：销毁完成后，行政管理部门应填写《印章销毁记录》，记录销毁印章的名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息，并由监销人签字确认。六、印章管理的监督与检查1.监督检查部门公司行政管理部门负责对印章管理情况进行定期监督检查，确保印章管理制度的有效执行。2.检查内容监督检查的内容包括印章的保管情况、使用流程的执行情况、用印登记情况、印章停用与销毁情况等。3.违规处理对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，