宾馆出差服务管理制度

宾馆出差服务管理制度总则1.目的本制度旨在规范公司员工在宾馆出差期间的服务管理，确保出差工作的顺利进行，保障员工的合理权益，同时提高公司资源的使用效率，降低出差成本。2.适用范围本制度适用于因工作需要前往外地并入住公司指定宾馆进行出差的所有员工。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度。合理性原则：根据出差实际需求，提供合理的服务标准和资源配置。节约性原则：在满足出差工作要求的前提下，尽量节约费用，避免浪费。服务性原则：以员工为本，提供优质、便捷的出差服务，保障员工的工作和生活需求。出差申请与审批1.出差申请流程员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差时间、拟入住宾馆等信息。将《出差申请表》提交至所在部门负责人审批。部门负责人应根据工作实际情况，对出差的必要性、时间合理性等进行审核，并签署意见。经部门负责人批准后，《出差申请表》流转至分管领导处进行二次审批。分管领导重点审核出差任务与公司业务的关联性、费用预算的合理性等，审批通过后交至行政部门备案。2.审批权限一般员工出差，由部门负责人审批。部门主管级人员出差，需经部门负责人和分管领导审批。部门经理及以上人员出差，由分管领导审核后，报总经理审批。3.特殊情况处理如遇紧急出差任务，无法提前履行申请审批流程时，出差员工应在出差前通过电话或其他即时通讯工具向部门负责人和分管领导说明情况，获得口头批准，并在出差返回后及时补办书面申请审批手续。宾馆选择与预订1.宾馆选择标准地理位置：优先选择位于公司业务活动区域或交通便利的宾馆，便于员工出行开展工作。设施与服务：宾馆应具备齐全的基本设施，如干净整洁的房间、良好的网络环境、24小时热水供应等；同时提供优质的服务，包括前台接待、客房服务、餐饮服务等。安全与卫生：宾馆应具备完善的安全保障措施，确保员工人身和财产安全；严格遵守卫生标准，提供清洁卫生的住宿环境。价格合理性：在满足上述要求的前提下，综合考虑公司预算，选择性价比高的宾馆。2.预订流程行政部门根据出差申请中员工填写的拟入住宾馆信息，结合公司的宾馆合作协议和实际情况，负责统一预订宾馆房间。行政部门应在员工出差前[X]个工作日完成宾馆预订工作，并将预订确认信息（包括宾馆名称、地址、房间号码、入住时间、退房时间等）及时反馈给出差员工。如因特殊原因无法按照原计划预订到合适的宾馆房间，行政部门应及时与出差员工沟通，协商调整宾馆或预订其他可替代的宾馆，并确保新的预订信息在出差前准确传达给员工。入住宾馆管理1.入住手续办理出差员工抵达宾馆后，应按照宾馆前台要求，出示有效身份证件，办理入住手续。员工需仔细核对入住信息，如发现房间安排、价格等与预订确认信息不符，应及时与宾馆前台沟通解决。如遇问题无法当场解决，应及时联系行政部门协调处理。2.房间使用规定员工应爱护宾馆房间内的设施设备，如因个人原因造成损坏，需照价赔偿。保持房间整洁卫生，遵守宾馆的相关规定，不得在房间内从事违法违规或影响他人休息的活动。如需额外的床上用品、洗漱用品等，可联系宾馆客房服务人员提供，但应合理使用，避免浪费。3.访客管理如员工因工作需要在宾馆接待访客，应提前向宾馆前台报备访客信息，并遵守宾馆的访客登记制度。访客需在规定时间内离开宾馆，不得在房间内留宿。如遇特殊情况需留宿，员工应提前向行政部门申请，经批准后方可安排。宾馆费用管理1.费用标准根据公司的实际情况和市场行情，制定不同地区、不同级别员工的宾馆住宿费用标准（具体标准见附件）。费用标准应涵盖房间价格、早餐费用等基本项目。如因特殊情况需要超出费用标准预订宾馆房间，员工应提前向部门负责人和分管领导说明原因，并获得批准。经批准后，超出部分的费用由员工自行承担。2.费用报销出差员工应在出差结束后[X]个工作日内，整理好宾馆住宿发票及相关凭证，填写《差旅费报销单》，按照公司财务报销流程进行报销。报销凭证应真实、合法、有效，发票内容应与实际入住宾馆信息一致，包括宾馆名称、住宿日期、房间价格、发票号码等。财务部门在审核报销凭证时，如发现不符合规定或超出费用标准的情况，有权拒绝报销相应费用。3.费用结算公司与宾馆的费用结算方式按照双方签订的合作协议执行。一般情况下，由行政部门定期与宾馆进行核对结算。如因员工个人原因导致宾馆费用产生额外费用或纠纷，由员工负责协调解决，并承担相应费用。宾馆服务监督与反馈1.监督机制行政部门负责定期对员工入住的宾馆进行抽查，了解宾馆的服务质量、设施设备状况等情况。鼓励员工对宾馆的服务问题进行反馈，员工可通过口头、书面或电子邮件等方式向行政部门反映在宾馆遇到的问题，如服务态度不好、设施损坏未及时维修等。2.反馈处理流程行政部门收到员工的反馈后，应及时进行记录，并与宾馆进行沟通协调，要求宾馆在规定时间内解决问题。对于一般性问题，行政部门应跟踪处理结果，并及时向员工反馈；对于较为严重的问题，行政部门应将情况上报分管领导，并与宾馆协商解决方案，确保员工的权益得到保障。行政部门应定期对宾馆服务反馈问题的处理情况进行总结分析，对于经常出现问题的宾馆，应考虑调整合作关系或采取其他措施。附则1