培训公司公章管理制度

培训公司公章管理制度总则1.目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，涵盖公司所有部门及员工。3.定义本制度所指公章包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。公章的刻制与启用1.刻制流程因工作需要刻制公章，由使用部门提出书面申请，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息。申请经部门负责人审核后，报公司总经理审批。审批通过后，由行政部门负责统一到公安机关指定的刻章单位进行刻制。刻制完成后，行政部门应及时将新刻公章的印模留存备案，并通知相关部门和人员。2.启用程序新公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，注明公章名称、启用日期、使用范围等内容。申请表经公司总经理签字批准后，方可正式启用。行政部门应将公章启用的相关信息及时通知各部门，并在公司内部进行公告。公章的保管1.保管原则公章应指定专人负责保管，保管人员须具备高度的责任心和保密意识。公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，不得随意放置公章，确保公章安全存放。2.保管职责公章保管人员负责公章的日常保管、使用登记、维护保养等工作。定期检查公章的使用情况，发现问题及时向上级报告，并采取相应措施进行处理。如公章不慎遗失或被盗，保管人员应立即向公司报告，并协助公司采取挂失、登报声明等措施，以避免造成损失。3.保管地点公司公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，保险柜或保管箱的钥匙应由保管人员妥善保管，不得随意交予他人。因工作需要携带公章外出时，须经公司总经理批准，并采取必要的安全措施，确保公章安全。公章的使用1.使用范围公司公章适用于以公司名义对外发布的各类文件、信函、合同、协议、报表等具有法律效力的文书。合同专用章仅用于公司签订各类经济合同。财务专用章用于公司财务结算、票据开具等相关财务业务。法定代表人章用于办理公司法定代表人授权的相关业务。2.使用流程申请：使用部门或个人填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章份数等信息，并经部门负责人签字审核。审批：根据用章事项的性质和金额大小，按照以下审批权限进行审批：一般性文件、信函等用章，由部门负责人审批。涉及合同签订、重要协议等用章，须经公司总经理审批。财务相关业务用章，按照公司财务制度规定的审批流程执行。登记：公章保管人员对经审批后的《公章使用申请表》进行登记，记录用章时间、用章事项、用章人等信息。用章：公章保管人员在用章时，应认真核对用章文件内容与申请表填写的信息是否一致，确保用章准确无误。用章完毕后，应在文件上加盖清晰的公章，并在申请表上注明盖章日期。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要立即使用公章，但无法按照正常审批流程进行审批时，使用部门或个人应电话请示公司总经理同意后，先行用章，并在事后及时补办审批手续。对于异地签订合同等特殊情况，如需使用公章，可采用传真盖章或电子印章等方式，但须确保盖章文件的真实性和合法性，并在事后及时将盖章原件寄回公司存档。公章的停用与销毁1.停用情形因公司名称变更、机构调整等原因，原公章不再使用。公章损坏、遗失或被盗，无法继续使用。2.停用程序公章保管人员发现公章需要停用时，应及时填写《公章停用申请表》，说明停用原因，并报公司总经理审批。审批通过后，行政部门负责发布公章停用通知，告知各部门和相关人员。公章停用后，保管人员应将公章妥善封存，并交回行政部门统一保管。3.销毁程序对于需要销毁的公章，由行政部门填写《公章销毁申请表》，注明公章名称、停用日期、销毁原因等信息。申请表经公司总经理签字批准后，由行政部门会同审计部门共同对公章进行销毁，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、参与人员等信息，销毁记录需留存公司档案，以备查阅。监督与检查1.内部监督公司审计部门负责定期对公章的使用情况进行审计检查，确保公章使用符合本制度规定。审计部门应重点检查公章使用的审批流程是否规范、用章登记是否完整、公章保管是否安全等内容。对于审计检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.违规处理对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：情节较轻的，给予批评教育，并责令改正。情节严重的，给予警告、罚款等处分；给公司造成经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关