国际化背景下国企外事管理的实践与思考

1国企外事管理工作当前存在的问题1.1法规建设不够完善目前，我国国有企业外事管理工作的适用法规还不够健全，既有法规的可参考性不强，主要表现在两个方面。一是不健全的法律文书。对于外事管理的工作所要依据的法律文书几乎没有，只得根据内部的几条规章制度来办理事务，而且在实际运行中，一些相关的制度和文件过多的涉及到了国家的机密，缺乏公开和透明性，很难在社会的层面上广泛执行以及推广。二是，现有法律文件相对陈旧。即使有一些相关的法律文件，也是很多年以前的，已不再适合当前新形势下外事管理工作。1.2统筹规划难度较大随着全球经济化进程的逐步加深，外事工作已不再是传统意义上的迎来送往，也不仅是外事部门一方之责，它涵盖的内容更丰富化，知识更全面化。很多大公司、企业，通过自己的渠道开展了对外交流合作，但没有配套设立专门的外事部门和人员，导致外事队伍素质不够，管理体系不成熟，无法形成合力，给外事主管部门实现统筹规划管理增加了难度。1.3外事管理工作缺乏广泛认知性随着国际化发展速度的增快，外事管理工作职责和内容发生巨大的变化，涉及到办理护照和签证的繁琐手续和复杂资料、单位内外部的协调以及其他外事管理工作，但其他部门人员认为外事管理工作就是“走走流程”、“签签字”的简单程序性工作，严重缺乏对外事管理工作的了解，甚至提出出访就要求立马或短期内拿到护照和签证，完全忽略团组审批、准备的复杂材料、办理护照和签证等所需要的周期，给外事管理工作人员施加极大的压力，加深了外事管理工作的难度。2外事管理的有效措施2.1在外事工作管理上增强规划性外事部门应结合企业中长期发展愿景，重点规划管理方案，明确每一个阶段对外工作的主要方向、重点目标；同时，根据人员出访动态，分析出访规律，制订关键岗位出国（境）计划，提前做好出行预案。这样不仅能有效提高项目运作的时效性，还能提升外事管理水平。2.2建立外事管理信息系统新形势下,为满足国企国际化迅速发展和大批量外事工作的需求,国企要充分借助信息化技术手段建立外事管理信息系统。外事信息系统中包括出访计划和任务团组及接待外团的审批、护照信息及电子照片的采集、国际信息、数据分析等模块，让“数据多跑路，人员少跑腿”、“让信息化代替手工”，以最简便的方式、最快的速度获得资源、办理业务、准备资料，提高外事管理工作效率，应付外事急件，让国企以最快的速度响应国际市场，增强国企在国际市场竞争中的竞争力，促进国企国际化发展。2.3成立工作平台一方面，彰显外事管理工作平台（特指地方政府）的作用，作用具体表现在空间供应、沟通及时、服务优化、合作机会增加、合作范围拓展等方面，彰显这一平台的优势，不仅能够增进合作交流，而且还能在项目讨论的基础上，加快项目落实速度，全面降低项目证件办理难度。另一方面，成立外事信息服务平台，这一平台能够汇集大量信息，并负责信息获取、整理，以便为外事管理工作开展提供信息支持，有利于增强国企领导者的全局意识，加快资源整合速度，这对国际经济效益增加有促进作用。此外，成立文化传播平台，通过文化有效管理为外事管理提供思路，这不仅能够统一员工价值观念，而且还能提高员工认同感，这对文化传播、员工民族感增强有促进作用。2.4规范国际差旅报销，加大督查力度外事管理工作中，营造一种务实、质朴的工作作风也是一项重点内容。企业应建立相应完善的国际差旅费用报销制度，制定适合自身特色的国际差旅报销准则，严格执行涉外财务结算规则，凭出国(境)申请批件统一结算国际差旅费用、境外保险费用等，做到涉外结算有据可依、有证可查。外事管理人员必须具备正直高尚的道德品质，积极配合企业纪检部门按照国家政策和上级单位的要求，对涉外财务结算进行核查，杜绝公费旅游、外派人员滞留不回等情况，树立严谨规范、公平公正的外事管理风貌。2.5注重日常工作中全程信息管理归档工作外事档案是企业重要的信息资产，包含了外事工作中形成的多语言不同形式的原始记录及涉外信息，是企业陆续开展国际交流的重要借鉴。外事管理部门应在日常工作中，建立健全企业外事制度、出国（境）管理工作、外事活动、资料翻译、邀请外国人来华等各业务模块的基础档案，力求做到“件件有记录、项项可追溯、事事合规范”，通过不断完善、规范信息库的建立，积累宝贵的经验、减少重复性工作、减少差错率，做到专业、规范、严谨、权威。2.6建立外事管理全程信息集中管控机制作为企业重要的信息类资产的外事档案，不但记录了企业在外事的工作，分为不同类型的语言，记载了各种外部的信息，因此必须整理和保存好，它可以作为借鉴内容为以后的对外交流提供宝贵的经验。外事管理部门可以建设一套更加统一、更加规范的数据库以及信息化的交流平台，增加其的储存功能以及分类利用的功能，这样以来既可以有效的减少外事工作重复的可能性，还在无形当中节约了人力资源。3结束语综上所述，国有企业外事管理工作在新常态背景下要想取得良好的效果，应在掌握基本内容以及外事管理意义的基础上，树立外事管理的正确思路，提供外事管理的有效决策，这不仅符合现阶段国际市场稳定发展的需要，而且还能为外事管理工作提供发展机遇，有利