采购资源池管理制度VIP

采购资源池管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购资源池的管理，优化采购流程，提高采购效率，降低采购成本，确保采购活动的公平、公正、公开，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及采购资源池的相关活动，包括但不限于供应商的纳入与评估、采购任务的分配与执行、资源池的维护与优化等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司相关规定。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程的公平性和公正性。3.效益原则：以降低采购成本、提高采购质量为目标，实现公司效益最大化。4.动态管理原则：对采购资源池进行动态调整和优化，适应公司业务发展变化。二、采购资源池的组建（一）供应商纳入标准1.资质要求具有合法有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照。具备良好的商业信誉，无不良经营记录。2.产品或服务能力能够提供符合公司要求的优质产品或服务，具备相应的生产、加工、供应能力。具有完善的质量控制体系，能够保证产品质量稳定可靠。3.价格竞争力报价合理，在同行业中具有一定的价格优势。能够根据市场变化及时调整价格。4.合作意愿愿意与公司建立长期稳定的合作关系，积极响应公司采购需求。能够配合公司完成相关采购流程和要求。（二）供应商纳入流程1.供应商推荐公司内部各部门可根据业务需求推荐潜在供应商。推荐时需填写《供应商推荐表》，详细说明推荐理由、供应商基本情况等信息。采购部门也可通过市场调研、行业交流等方式主动寻找潜在供应商。2.初步筛选采购部门收到推荐表后，对推荐的供应商进行初步筛选。主要审查供应商的资质文件、经营范围、生产能力等基本情况，剔除不符合纳入标准的供应商。3.实地考察对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备等方面。考察结束后，考察人员填写《供应商实地考察报告》，对供应商的综合情况进行评价。4.供应商评估采购部门会同质量部门、技术部门等相关部门对供应商进行全面评估。评估内容包括供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。各部门根据评估指标对供应商进行打分，采购部门汇总评分结果，确定供应商是否纳入采购资源池。5.纳入审批经评估合格的供应商，由采购部门填写《供应商纳入审批表》，报公司分管领导审批。分管领导审批通过后，将供应商信息录入采购资源池管理系统，正式纳入采购资源池。（三）采购资源池的分类1.按采购品类分类：将采购资源池中的供应商按照采购品类进行分类，如办公用品供应商、原材料供应商、设备供应商等。2.按合作等级分类：根据供应商与公司的合作情况，将供应商分为战略合作伙伴、核心供应商、普通供应商等不同等级。三、采购资源池的评估与管理（一）供应商定期评估1.评估周期：采购部门每年组织对采购资源池中的供应商进行一次定期评估。2.评估内容业绩表现：包括采购金额、交货期、产品质量合格率、售后服务满意度等方面。质量体系：审查供应商的质量管理体系是否持续有效运行。价格水平：对比市场价格，评估供应商的价格竞争力。创新能力：考察供应商在产品研发、技术改进等方面的创新能力。合作态度：评价供应商与公司的合作配合度。3.评估方式采购部门收集供应商的相关数据和信息，如采购订单执行情况报告、质量检验报告、售后服务记录等。采购部门组织相关部门人员对供应商进行现场评估或问卷调查。各部门根据评估指标对供应商进行评分，采购部门汇总评分结果，形成供应商年度评估报告。（二）动态管理1.供应商淘汰对于年度评估结果不合格的供应商，采购部门发出《供应商淘汰通知》，将其从采购资源池中淘汰。被淘汰的供应商在一定期限内不得重新申请纳入采购资源池。2.供应商晋级对于表现优秀的供应商，采购部门可根据合作等级评定标准，将其晋级为更高等级的供应商。供应商晋级后，可享受相应的优惠政策和合作待遇。3.供应商信息更新采购部门定期对采购资源池中的供应商信息进行更新，确保信息的准确性和完整性。供应商的联系方式、经营范围、产品价格等信息发生变更时，应及时通知采购部门进行更新。（三）风险管理1.建立风险预警机制采购部门关注采购资源池中的供应商动态，及时发现潜在风险，如供应商经营状况恶化、产品质量问题频发、价格大幅波动等。对于发现的风险，采购部门及时发出风险预警通知，提醒相关部门采取应对措施。2.制定风险应对措施根据风险的性质和程度，采购部门组织相关部门制定风险应对措施。应对措施包括与供应商沟通协商、寻找替代供应商、调整采购计划等。对于重大风险事件，采购部门应及时向公司领导汇报，并组织相关部门共同研究解决方案。四、采购任务的分配与执行（一）采购任务分配原则1.公平公正原则：根据采购资源池中的供应商情况，按照公平公正的原则分配采购任务。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商承担采购任务。3.价格合理原则：在保证质量的前提下，选择价格合理的供应商进行采购。4.综合评估原则：综合考虑供应商的业绩表现、合作态度、价格水平等因素，对采购任务进行合理分配。（二）采购任务分配流程1.采购需求提出公司内部各部门根据业务需求填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期等信息。将《采购申请表》提交给采购部门。2.采购任务分配采购部门收到《采购申请表》后，根据采购资源池中的供应商情况，按照采购任务分配原则进行任务分配。采购部门将采购任务分配给相应的供应商，并向供应商发出《采购订单》。3.供应商确认供应商收到《采购订单》后，应及时确认订单内容。如对订单内容有异议，应在规定时间内与采购部门沟通协商。供应商确认订单后，应按照订单要求组织生产或供应。（三）采购任务执行监督1.采购部门跟踪采购部门负责跟踪采购任务的执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制情况、交货期等信息。采购部门定期向需求部门反馈采购任务执行情况。2.质量检验质量部门负责对采购的物品或服务进行质量检验。检验合格后方可办理入库手续。如发现质量问题，质量部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.交货期管理采购部门督促供应商严格按照订单要求的交货期交货。如因特殊原因需要延迟交货，供应商应提前通知采购部门，并说明延迟原因和预计交货时间。对于延迟交货的供应商，采购部门应按照合同约定进行处理。五、采购资源池的信息管理（一）信息系统建设1.建立采购资源池管理系统：采购部门负责建立采购资源池管理系统，用于存储和管理供应商信息、采购任务分配情况、采购订单执行情况等数据。2.系统功能要求供应商信息管理：包括供应商基本信息、资质文件、评估报告等的录入、查询、修改等功能。采购任务分配管理：实现采购任务的在线分配、订单生成、跟踪等功能。采购订单执行管理：记录采购订单的执行情况，如交货期、质量检验结果等。数据分析与统计：对采购资源池中的数据进行分析和统计，生成各类报表，为采购决策提供支持。（二）信息共享与保密1.信息共享采购资源池管理系统中的信息实现公司内部相关部门共享。各部门可根据权限查询和使用相关信息。采购部门定期向公司领导汇报采购资源池的运行情况和相关数据。2.信息保密采购