信息档案管理制度

信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息档案的管理，确保公司信息档案的完整性、准确性、安全性和保密性，充分发挥信息档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司信息档案由人事部门集中统一管理，确保档案的规范、有序。2.真实准确原则：信息档案应如实反映员工的工作经历、业绩表现等情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保信息档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失，对涉及公司机密的档案严格保密。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑公司各项工作的需要，为档案的查阅、使用提供便利。二、信息档案的分类与归档范围（一）员工个人档案1.履历材料：包括员工的求职申请表、应聘登记表、学历学位证书、工作经历证明、劳动合同等。2.考核材料：年度考核表、绩效评估报告、奖惩记录等。3.培训材料：参加各类培训的结业证书、培训记录等。4.岗位变动材料：岗位调动通知、晋升审批表等。5.工资福利材料：工资调整记录、福利发放明细等。6.党团材料：入党入团申请书、转正申请书、思想汇报等。7.其他材料：如员工健康体检报告、离职证明等。（二）公司文件档案1.行政文件：公司发布的各类通知、决定、通报、报告等。2.业务文件：涉及公司业务开展的合同、协议、项目文档、技术资料等。3.会议文件：公司各类会议的纪要、决议、议程等。4.规章制度：公司制定的各项规章制度、流程规范等。（三）财务档案1.会计凭证：记账凭证、原始凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等。3.财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等。4.税务资料：纳税申报表、税务审计报告等。5.其他财务资料：财务预算、决算报告等。（四）客户档案1.客户基本信息：客户名称、联系人、联系方式、经营范围等。2.业务往来记录：与客户的交易合同、订单、业务洽谈记录等。3.客户反馈与评价：客户对公司产品或服务的意见、建议、投诉处理记录等。三、信息档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门信息档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.员工个人应主动配合公司做好个人档案材料的收集和提交工作，按时将相关材料交至人事部门。3.对于公司文件档案，承办部门在文件办理完毕后，应及时将文件原件及相关附件整理归档。（二）整理规范1.分类整理：按照信息档案的分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.编号编目：为每份档案材料编制唯一的编号，并进行详细的编目，注明档案名称、日期、来源等信息。3.装订成册：对纸张较多的档案材料进行装订，确保整齐、牢固。4.电子归档：同时建立电子档案，将纸质档案内容进行扫描录入，形成电子文档，便于查询和管理。四、信息档案的保管与存储（一）保管责任1.人事部门负责公司信息档案的保管工作，指定专人负责档案的日常管理。2.档案管理人员应具备良好的职业道德和专业知识，严格遵守档案管理规定，确保档案的安全。（二）保管环境1.设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全存储。（三）存储方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。五、信息档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.员工个人：员工可查阅本人的档案材料，了解自己的工作经历、考核情况等信息。2.部门负责人：因工作需要，部门负责人可查阅本部门员工的档案，但应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.公司领导：公司领导因工作需要可查阅相关员工的档案，但需经人事部门负责人批准。4.其他人员：外单位人员因特殊原因需要查阅公司档案的，须经公司分管领导批准，并办理相关查阅手续。（二）查阅流程1.查阅申请：查阅人填写《信息档案查阅申请表》，注明查阅内容、目的、时间等信息。2.审批：申请表经相关负责人审批同意后，方可进行查阅。3.查阅登记：档案管理人员对查阅情况进行详细登记，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等。4.查阅地点：一般应在档案库房内进行查阅，如需带出库房，须经档案管理人员同意，并严格履行借阅手续。（三）借阅规定1.借阅申请：因工作需要借阅档案的，借阅人填写《信息档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、借阅时间、归还时间等信息。2.审批：申请表经相关负责人审批同意后，方可借阅。3.借阅登记：档案管理人员对借阅情况进行详细登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等。4.借阅期限：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，须提前办理续借手续。5.归还要求：借阅人应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案完好无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任。六、信息档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人遵守保密规定，不得私自复印、拍照、传播档案内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，定期检查防火、防潮、防虫、防盗等设施的运行情况，确保设施完好有效。2.对电子档案的存储设备进行定期维护和检查，防止数据丢失或损坏。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取措施，保护档案安全，并向上级报告。七、信息档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的保存价值和历史意义，定期对信息档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如过期的文件、无利用价值的个人材料等，进行鉴定销毁。（二）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由人事部门负责人、档案管理人员及相关部门代表组成。2.鉴定小组对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案编制《信息档案销毁清单》，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。（三）销毁方式1.经批准销毁的档案，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程中，应安排专人监销，并在销毁清单上签