信息数字管理制度

信息数字管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息数字管理，规范信息数字的收集、整理、存储、使用、共享、安全等行为，保障公司信息数字资产的安全与有效利用，提高公司运营效率和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及与公司有业务往来的合作伙伴、供应商、客户等相关方。（三）基本原则1.合法性原则：信息数字管理活动应遵守国家法律法规和相关政策要求。2.准确性原则：确保信息数字的真实、准确、完整，避免虚假或误导性信息。3.安全性原则：采取有效措施保护信息数字的安全，防止泄露、篡改、丢失等情况发生。4.及时性原则：及时更新和维护信息数字，保证其时效性和可用性。5.合规性原则：在信息数字的使用、共享等过程中，遵循相关合规要求，保护各方权益。二、信息数字管理职责分工（一）信息数字管理委员会成立公司信息数字管理委员会，由公司高层管理人员担任主要成员。负责统筹规划公司信息数字管理工作，审议重大信息数字管理决策，协调解决信息数字管理中的重大问题。（二）信息技术部门1.负责公司信息系统的建设、维护和管理，确保信息系统的稳定运行和数据安全。2.制定信息数字存储、备份、恢复等技术方案，保障信息数字的可靠存储和快速恢复。3.提供信息技术支持和培训，指导员工正确使用信息系统和信息数字工具。（三）各业务部门1.负责本部门信息数字的收集、整理、审核和更新，确保信息数字的准确性和完整性。2.按照公司规定的流程和权限，合理使用和共享本部门的信息数字。3.配合信息技术部门做好信息系统的使用和维护工作，及时反馈系统运行中的问题。（四）人力资源部门1.负责人事信息数字的管理，包括员工基本信息、考勤记录、绩效考核等。2.制定人事信息数字的保密制度，规范人事信息的查阅和使用权限。3.对涉及员工个人隐私的信息数字进行严格保护。（五）财务部门1.负责财务信息数字的管理，包括财务报表、账目数据、预算信息等。2.建立财务信息数字的安全审计机制，确保财务数据的真实性和合规性。3.配合其他部门进行财务相关信息数字的查询和分析工作。三、信息数字收集与整理（一）收集渠道1.内部业务流程产生：通过公司各项业务活动，如销售订单处理、生产流程记录、采购申请等，自动或手动收集相关信息数字。2.员工录入：员工根据工作需要，在规定的信息系统或表格中录入个人工作信息、业务数据等。3.外部获取：从合作伙伴、供应商、客户等外部机构获取与公司业务相关的信息数字，如市场调研数据、供应商报价、客户反馈等。（二）收集要求1.明确信息数字的收集标准和规范，确保收集的信息具有一致性和可比性。2.对于重要信息数字，应进行多次核对和验证，确保其准确性。3.建立信息数字收集的记录机制，详细记录信息的来源、收集时间、收集人等信息。（三）整理方法1.分类：按照信息数字的主题、性质、用途等进行分类，如客户信息、产品信息、财务信息等。2.编码：为便于信息数字的存储和检索，对各类信息进行编码，建立统一的编码体系。3.索引：建立信息数字索引，方便快速查找和定位所需信息。四、信息数字存储与保管（一）存储方式1.采用集中存储和分布式存储相结合的方式，将重要的核心信息数字集中存储在公司数据中心，同时根据业务需求在各部门进行适当的分布式存储。2.利用数据库、文件服务器、云存储等多种存储技术，确保信息数字的安全存储和高效访问。（二）存储介质1.定期对存储介质进行检查和更换，确保存储设备的正常运行。2.对于重要信息数字，采用多种存储介质进行备份，如磁带、光盘、硬盘阵列等，并分别存储在不同的地理位置。（三）保管措施1.建立信息数字保管制度，明确保管责任人和保管期限。2.对存储信息数字的场所进行安全管理，设置门禁系统、监控设备等，防止未经授权的人员进入。3.定期对信息数字进行清理和归档，删除过期或无用的信息，确保存储空间的合理利用。五、信息数字使用与共享（一）使用权限1.根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的信息数字使用权限。例如，普通员工只能访问和使用与其工作相关的信息数字，部门主管可以查看和管理本部门的信息数字，高层管理人员具有更广泛的信息数字访问权限。2.通过信息系统的权限管理功能，严格控制员工对信息数字的访问，确保信息的安全性。（二）使用规范1.员工在使用信息数字时，应遵守公司的保密制度和信息数字使用规定，不得擅自篡改、删除、泄露信息。2.对于涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息数字，应采取特殊的保护措施，如加密存储、限制访问范围等。3.在使用信息数字进行决策、分析等工作时，应确保信息的准确性和可靠性，避免因错误信息导致的决策失误。（三）共享流程1.明确信息数字共享的范围和对象，对于需要共享的信息，应经过相关部门和领导的审批。2.建立信息数字共享的申请和审批流程，申请人填写共享申请表，说明共享的目的、内容、对象等信息，经审批通过后，由信息技术部门按照规定的方式进行共享。3.在信息数字共享过程中，应确保共享信息的安全性和合规性，对共享信息进行加密处理，并与共享对象签订保密协议。六、信息数字安全管理（一）安全策略1.制定信息数字安全策略，明确安全目标、安全措施和安全责任。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等多种安全技术手段，防范网络攻击、病毒感染、数据泄露等安全风险。（二）安全培训1.定期组织员工进行信息数字安全培训，提高员工的安全意识和防范能力。2.培训内容包括网络安全知识、信息保密制度、数据备份与恢复等方面。（三）安全审计1.建立信息数字安全审计机制，对信息系统的操作、信息数字的访问等进行审计。2.审计结果应及时反馈给相关部门和人员，对发现的安全问题及时进行整改。（四）应急处理1.制定信息数字安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期进行应急演练，确保在发生信息数字安全事件时能够迅速响应，减少损失。七、信息数字质量管理（一）质量标准1.制定信息数字质量标准，明确信息数字的准确性、完整性、及时性等方面的要求。2.质量标准应根据公司业务需求和管理要求进行定期评估和更新。（二）质量控制1.在信息数字收集、整理、存储、使用等过程中，实施质量控制措施，确保信息数字符合质量标准。2.建立信息数字质量审核机制，对重要信息数字进行审核，发现问题及时进行纠正。（三）质量改进1.定期对信息数字质量进行评估和分析，总结存在的问题和不足。2.根据评估结果，制定质量改进措施，不断提高信息数字质量。八、信息数字销毁（一）销毁原则1.对于过期、无用、不再需要保留的信息数字，应按照规定进行销毁。2.销毁过程应确保信息数字无法恢复，防止信息泄露。（二）销毁方式1.采用物理销毁和逻辑销毁相结合的方式，如粉碎存储介质、删除数据库记录等。2.对于涉及公司机密的信息数字，应在专门的销毁场所进行销毁，并由专人负责监督。（三）销毁记录1.建立信息数字销毁记录制度，详细记录销毁的信息数字内容、销毁时间、销毁方式、销毁责任人