信息应用管理制度

信息应用管理制度一、总则（一）目的为规范公司信息应用管理，确保信息的准确性、完整性、安全性和及时性，提高公司运营效率，保障公司业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及与公司有业务往来的合作伙伴在使用公司各类信息系统和信息资源过程中的管理。（三）基本原则1.合法性原则：信息应用活动必须遵守国家法律法规以及相关行业规定。2.准确性原则：确保所使用的信息真实、准确、可靠，避免虚假或误导性信息的传播。3.安全性原则：采取有效措施保护公司信息资产的安全，防止信息泄露、篡改或丢失。4.及时性原则：及时更新和传递信息，以满足公司决策和业务操作的需要。5.合规性原则：严格按照公司规定的流程和权限使用信息，不得违规操作。二、信息分类与管理（一）信息分类1.公司战略与决策信息：包括公司发展规划、年度经营计划、重大决策文件等，此类信息具有高度机密性，仅限公司高层管理人员及特定授权人员使用。2.业务运营信息：涵盖销售数据、采购订单、生产进度、库存信息等，是公司日常业务运作的关键信息，不同部门根据职责权限访问和使用相关信息。3.财务信息：如财务报表、预算数据、成本核算等，涉及公司财务状况和资金流动，由财务部门负责管理和保密，仅限财务人员及相关审批人员使用。4.人力资源信息：包含员工档案、考勤记录、薪酬福利、绩效考核等，属于敏感信息，由人力资源部门严格管控，仅限内部相关人员按规定权限查阅。5.客户信息：包括客户基本资料、交易记录、联系方式等，是公司重要的商业资产，需妥善保护，相关业务部门负责信息的收集、整理和维护，并严格限制访问范围。（二）信息管理职责1.信息管理部门负责制定和完善公司信息应用管理制度，并监督执行。统筹规划公司信息系统的建设、维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。对各类信息进行分类、存储和备份，建立信息资源库，以便于查询和使用。2.各业务部门负责本部门业务相关信息的收集、整理、录入和更新，确保信息的准确性和及时性。按照公司规定的权限和流程使用信息，不得擅自越权访问或传播信息。配合信息管理部门做好信息系统的使用培训和问题反馈工作。3.信息使用人员严格遵守信息应用管理制度，按照授权使用信息，不得泄露、篡改或非法使用信息。发现信息存在问题或异常情况时，及时向所在部门或信息管理部门报告。三、信息系统使用管理（一）系统账号管理1.员工入职时，由人力资源部门负责为其开通相应的信息系统账号，并分配初始密码。员工应在首次登录系统后及时修改密码，确保密码强度符合公司要求（密码长度不少于[X]位，包含字母、数字和特殊字符）。2.员工离职或岗位变动时，所在部门应及时通知信息管理部门，由信息管理部门在系统中停用其账号，并删除相关权限。3.严禁员工将个人账号转借他人使用，如因工作需要临时授权他人使用，必须经过所在部门负责人批准，并在使用完毕后及时收回权限。（二）系统操作规范1.员工应熟练掌握信息系统的操作方法，按照系统提示和操作手册进行操作，不得随意更改系统设置和程序。2.在进行重要数据录入或修改时，应提前备份相关数据，操作完成后进行数据核对，确保数据准确无误。3.如遇系统故障或异常情况，应立即停止操作，并及时向信息管理部门报告。严禁在系统故障未排除的情况下强行操作，以免造成数据丢失或损坏。（三）系统安全防护1.信息管理部门应定期对公司信息系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，并定期更新病毒库和系统补丁，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。3.对涉及公司核心业务的信息系统，应采取加密传输、访问控制、数据脱敏等安全措施，确保信息在传输和存储过程中的安全性。四、信息共享与传递（一）信息共享原则1.遵循“最小化授权”原则，根据工作需要，严格限定信息共享的范围和权限，确保信息仅在必要的人员和部门之间共享。2.对于共享的信息，共享方应确保信息的准确性和完整性，并对信息的使用情况进行跟踪和监督。3.涉及多个部门的共享信息，由相关部门共同协商确定共享方式和流程，并指定专人负责协调和沟通。（二）内部信息共享1.部门之间因工作需要共享信息时，应填写《信息共享申请表》，详细说明共享信息的内容、用途、共享对象等，经所在部门负责人审批后提交信息管理部门。2.信息管理部门对申请表进行审核，审核通过后按照规定的权限和方式进行信息共享操作，并记录共享信息的相关情况。3.对于共享的重要信息，接收部门应在使用完毕后及时归还或销毁，并将信息使用情况反馈给信息管理部门。（三）外部信息传递1.与合作伙伴进行信息传递时，应签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保信息在传递过程中的安全性。2.对外提供信息时，必须经过公司相关部门的审批，审批通过后按照规定的格式和渠道进行传递，并要求对方签收确认。3.接收外部信息时，应进行严格的审核和验证，确保信息来源可靠、内容真实。如发现信息存在问题，应及时与对方沟通并妥善处理。五、信息安全管理（一）信息安全意识培训1.信息管理部门应定期组织公司员工参加信息安全意识培训，提高员工的信息安全意识和防范能力。2.培训内容包括信息安全法律法规、公司信息应用管理制度、信息安全操作规范、常见信息安全风险及防范措施等。3.新员工入职时，应进行信息安全基础知识培训，并签订《信息安全承诺书》，明确其在信息安全方面的责任和义务。（二）信息安全保密措施1.对涉及公司机密的信息，应进行严格的保密管理，限制知悉范围，采用加密存储、专人保管等方式确保信息安全。2.在办公区域内，应妥善保管各类信息载体（如文件、磁盘、光盘等），防止丢失或被盗。对于废弃的信息载体，应按照公司规定进行销毁处理，确保信息无法恢复。3.在使用移动存储设备（如U盘、移动硬盘等）时，应先进行病毒查杀，确保设备安全后再接入公司信息系统。严禁在公司信息系统中使用未经公司批准的移动存储设备。（三）信息安全事件应急处理1.制定信息安全事件应急预案，明确应急处理流程和各部门职责。2.一旦发生信息安全事件（如信息泄露、系统遭受攻击等），相关人员应立即向信息管理部门报告，并采取必要的应急措施，如切断网络连接、封存相关设备等，以防止事件进一步扩大。3.信息管理部门接到报告后，应迅速组织技术人员进行事件调查和处理，及时恢复系统正常运行，并对事件原因进行分析总结，提出改进措施，防止类似事件再次发生。六、信息应用监督与考核（一）监督机制1.信息管理部门定期对公司信息应用情况进行监督检查，包括信息系统的运行状况、信息的准确性和完整性、信息安全措施的执行情况等。2.设立信息应用监督举报邮箱和电话，鼓励员工对违规使用信息的行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。3.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）考核办法1.将信息应用管理纳入员工绩效考核体系，考核内容包括信息系统操作技能、信息准确性、信息安全意识、信息共享与协作等方面。2.制定详细的考核指标和评分标准，定期对员工进行考核评分。考核结果与员