信息使用管理制度

信息使用管理制度一、总则（一）目的为规范公司信息的使用，确保信息的安全、准确、有效，保护公司和员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及因工作需要接触公司信息的外部人员。（三）定义1.公司信息：指公司在经营管理活动中产生、收集、存储、使用的各类信息，包括但不限于文件、数据、报表、图纸、客户资料、商业秘密等。2.信息使用：指对公司信息进行查询、阅读、复制、传递、存储、处理、分析等操作。二、信息分类与分级管理（一）信息分类1.行政信息：包括公司文件、规章制度、会议纪要、通知公告等。2.业务信息：涉及公司业务运营的各类数据、报表、合同、订单等。3.财务信息：财务报表、账目、预算、成本核算等相关信息。4.客户信息：客户资料、联系方式、交易记录、需求偏好等。5.技术信息：技术研发文档、专利、技术方案、工艺流程等。6.其他信息：不属于上述分类的其他公司信息。（二）信息分级根据信息的敏感程度和影响范围，将公司信息分为以下三级：1.绝密级：涉及公司核心商业秘密、重大战略决策、关键技术等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。2.机密级：包含重要业务数据、客户隐私信息、财务关键数据等，泄露后可能给公司带来较大损失。3.秘密级：一般的业务信息、行政文件等，泄露后可能对公司产生一定影响。三、信息获取与使用权限（一）权限设定原则1.根据员工的工作职责和岗位需求，授予相应的信息获取与使用权限。2.遵循最小化原则，确保员工仅获取和使用完成工作所需的最少信息。3.对于涉及敏感信息的访问，实行严格的审批和授权制度。（二）不同级别信息的权限1.绝密级信息仅限公司高层管理人员、核心技术人员以及经过特别授权的人员访问。访问需经过公司最高管理层的书面批准，并签署保密协议。2.机密级信息相关业务部门的负责人、关键岗位员工等在其工作职责范围内有权访问。如需跨部门访问，需经信息所属部门负责人和接收部门负责人共同批准。3.秘密级信息公司全体员工均可在工作需要时获取和使用。但涉及特定项目或业务的秘密级信息，仅限相关项目团队或业务人员访问。（三）权限申请与审批流程1.员工因工作需要申请信息使用权限，应填写《信息使用权限申请表》，详细说明申请权限的信息类别、使用目的、预计使用期限等。2.申请表经所在部门负责人审核后，提交至信息管理部门。3.信息管理部门根据信息级别和权限设定原则进行审批，对于绝密级和机密级信息的申请，需报公司高层领导批准。4.审批通过后，信息管理部门为申请人开通相应的信息使用权限，并记录在案。四、信息使用规范（一）一般要求1.员工应在授权范围内使用公司信息，不得擅自扩大使用范围。2.对获取的信息应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。3.不得将公司信息用于个人目的或未经授权的其他用途。（二）信息查询与阅读1.在查询和阅读信息时，应按照规定的流程和权限进行操作，确保信息的准确性和完整性。2.对于重要信息，应认真阅读并理解其内容，如有疑问及时向信息提供部门或相关负责人咨询。（三）信息复制与传递1.如需复制公司信息，应经信息管理部门或信息所属部门负责人批准，并登记复制的内容、数量、用途等。2.传递公司信息应采用安全可靠的方式，如内部网络传输、专人送达等，确保信息在传递过程中的安全。3.严禁通过互联网、电子邮件等不安全渠道传递绝密级和机密级信息。（四）信息存储与处理1.应将公司信息存储在公司指定的存储设备或系统中，定期进行备份，防止数据丢失。2.对存储的信息应进行分类管理，便于查找和使用。3.在处理公司信息时，应遵循相关的操作规程和标准，确保信息处理的准确性和合规性。（五）信息分析与利用1.鼓励员工对公司信息进行分析和挖掘，为公司的决策提供支持。2.在进行信息分析和利用时，应确保信息来源可靠，分析方法科学合理，结论客观准确。3.分析结果如需对外提供或共享，应按照公司的相关规定进行审批。五、信息安全与保密措施（一）物理安全1.对存储公司信息的场所进行安全防护，设置门禁系统、监控设备等，防止未经授权的人员进入。2.对重要信息存储设备采取加密、备份、异地存储等措施，确保数据的安全性和可靠性。（二）网络安全1.建立健全公司网络安全防护体系，安装防火墙、入侵检测系统等安全软件，防止网络攻击和信息泄露。2.对公司内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问权限。3.加强员工的网络安全意识培训，规范员工的网络行为，禁止在公司网络上进行与工作无关的活动。（三）人员安全1.与员工签订保密协议，明确员工在信息安全和保密方面的责任和义务。2.对涉及公司信息的人员进行背景审查和定期的安全培训，提高其安全意识和防范能力。3.对于离职员工，及时收回其信息使用权限，清除其存储在公司系统中的个人信息。（四）保密措施1.对绝密级和机密级信息应进行加密存储和传输，设置访问密码和权限控制。2.在信息载体上标明密级和保密期限，严格限制知悉范围。3.严禁在公共场所谈论公司敏感信息，如需在非保密场所讨论，应采取必要的保密措施。六、信息共享与披露（一）信息共享原则1.遵循合法、合规、必要的原则，确保信息共享在授权范围内进行。2.明确信息共享的目的、范围和方式，确保共享信息的安全性和保密性。3.对共享的信息进行跟踪和管理，及时了解信息的使用情况和反馈意见。（二）内部信息共享1.公司内部各部门之间因工作需要可进行信息共享，但应填写《信息共享申请表》，经信息所属部门负责人和接收部门负责人批准后实施。2.信息共享应采用安全可靠的方式，如通过公司内部信息系统进行共享，或由专人传递共享信息。3.共享信息的部门应确保信息的准确性和完整性，并对共享信息的使用情况进行监督和管理。（三）外部信息披露1.公司对外披露信息应遵循国家法律法规和公司的相关规定，确保披露信息的真实、准确、完整。2.如需向外部机构或个人披露公司信息，应填写《信息披露申请表》，详细说明披露的信息内容、披露对象、披露目的、预计披露时间等。3.申请表经公司高层领导批准后，由指定的部门或人员按照规定的程序进行信息披露。4.在信息披露过程中，应与外部机构或个人签订保密协议，要求其对获取的公司信息予以保密。七、信息审计与监督（一）审计职责1.公司设立信息审计部门或指定专人负责对公司信息使用情况进行审计和监督。2.审计部门应定期对公司信息的获取、使用、存储、共享等环节进行检查，确保信息使用符合本制度的规定。（二）审计内容1.信息使用权限的审批和执行情况。2.信息使用的合规性，包括是否用于授权目的、是否遵守信息安全和保密规定等。3.信息存储和备份的情况，确保数据的安全性和完整性。4.信息共享和披露的审批和实施情况。（三）监督措施1.建立信息使用监督机制，对违规使用公司信息的行为进行及时发现和纠正。2.对于违反本制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。3.对因信息泄露或不当使用给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任。八、培训与教育（一）培训目的提高员工的信息安全意识和信息使用技能，确保员工正确、合规地使用公司信息。（二）培训内容1.公司信息使用管理制度和流程。2.信息安全知识和保密技能，如密码管理、网络安全防范等。3.信息分类分级标准和权限管理规定。4.信息使用规范和操作技巧。（三）培训方式1.定期组织内部培训课程，邀请专业人员进行授课。2.发放宣传资料、制作培训视频等，供员工自主学习。3.开展案例分析和模拟演练，提高员工的实际应对能力。（四）培训要求1.新