信件机要管理制度

信件机要管理制度一、总则（一）目的为加强公司信件机要管理，确保公司各类信件、机要文件的安全、及时传递与有效处理，保障公司信息安全和正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门以及与公司有业务往来的外部单位之间涉及的信件、机要文件的管理。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保信件、机要文件内容不泄露，维护公司商业秘密和敏感信息安全。2.准确性原则：准确登记、传递、处理信件和机要文件，保证信息的真实、完整和准确。3.及时性原则：及时收发、传递和处理信件、机要文件，避免延误，确保工作效率。4.责任追究原则：对违反信件机要管理制度的行为进行责任追究，严肃处理。二、信件机要管理职责分工（一）综合管理部1.负责公司信件机要管理工作的统筹规划、制度制定与监督执行。2.设立专门的信件机要收发岗位，配备专业人员负责信件、机要文件的收发、登记、编号、传递、归档等工作。3.定期对公司信件机要管理工作进行检查和评估，及时发现问题并提出改进措施。（二）各部门1.负责本部门信件、机要文件的内部流转、处理和保管，并指定专人负责与综合管理部的信件机要工作对接。2.严格按照公司信件机要管理制度要求，做好本部门相关文件的保密工作，防止信息泄露。3.配合综合管理部做好信件机要管理的各项工作，及时反馈工作中存在的问题和建议。三、信件收发管理（一）收信管理1.信件接收公司信件机要收发人员应每日定时接收各类信件，包括但不限于纸质信件、快递包裹、电子邮件等。对收到的信件进行初步检查，查看信件是否有破损、变形、水渍等情况，如有异常应及时记录并拍照留存。2.信件登记对接收的信件进行详细登记，登记内容包括信件来源（发件人姓名、单位、地址）、信件主题、信件类型（普通信件、机要文件、急件等）、接收日期、编号等。对于机要文件，需严格按照机要文件的登记要求进行详细登记，包括文件密级、份数、编号等信息。3.信件分类根据信件内容和性质，将信件分为普通信件、机要文件、内部文件、外部文件等类别。对于紧急信件，应单独标注并优先处理。（二）发信管理1.信件起草与审核各部门如需发送信件，应指定专人负责起草，确保信件内容准确、规范、清晰。信件起草完成后，由部门负责人进行审核，审核内容包括信件内容是否符合公司政策和规定、表述是否准确、格式是否规范等。对于涉及重要事项、敏感信息或需公司领导审批的信件，应经相关领导审核签字后方可发送。2.信件编号与登记审核通过的信件，由综合管理部信件机要收发人员进行编号，并在发信登记本上详细记录发信日期、发件部门、发件人、信件主题、收件人姓名、单位、地址、信件类型、编号等信息。对于机要文件，需按照机要文件的编号规则进行编号，并严格登记文件密级、份数等信息。3.信件封装与投递信件机要收发人员按照信件登记信息进行封装，确保信件封装牢固、完整，防止信件在传递过程中丢失或损坏。对于普通信件，可通过公司内部邮件系统、快递等方式进行投递；对于机要文件，应按照机要文件的传递要求，通过机要交通、专人送达等方式进行传递，确保文件安全、及时送达。在信件投递后，及时将投递凭证或快递单号等信息进行记录，并留存备份。四、机要文件管理（一）机要文件的界定机要文件是指涉及公司商业秘密、重要决策、敏感信息等，需要严格保密和控制传递范围的文件。包括但不限于公司战略规划、财务报表、合同协议、技术资料、人事档案等。（二）机要文件的收发1.机要文件的接收机要文件应由专人负责接收，接收时需严格核对文件的密级、份数、编号等信息，确保文件的准确性和完整性。接收人员应在机要文件接收登记表上详细记录文件来源、接收日期、文件名称、密级、份数、编号等信息，并签字确认。2.机要文件的发送机要文件的发送应严格按照公司规定的审批流程进行，经相关领导审批签字后方可发送。发送机要文件时，应选择安全可靠的传递方式，如机要交通、专人送达等，并确保文件在传递过程中的安全。发送人员应在机要文件发送登记表上详细记录文件去向、发送日期、文件名称、密级、份数、编号等信息，并签字确认。（三）机要文件的传阅与处理1.机要文件的传阅机要文件应按照规定的传阅范围进行传阅，传阅人员应在机要文件传阅登记表上签字确认，注明传阅日期。传阅过程中，传阅人员应妥善保管机要文件，不得擅自扩大传阅范围、复印、摘抄或转借他人。如遇机要文件传阅过程中出现紧急情况或需要相关人员及时处理的事项，传阅人员应及时向综合管理部反馈，并按照公司相关规定进行处理。2.机要文件的处理传阅完毕的机要文件，应由传阅人员及时将文件退回综合管理部，综合管理部负责对文件进行整理、归档。对于需要办理的机要文件，承办部门应按照文件要求及时办理，并将办理结果反馈给综合管理部。如需对机要文件进行销毁，应按照公司规定的销毁流程进行，确保文件彻底销毁，防止信息泄露。（四）机要文件的保管1.机要文件的存储机要文件应存储在专门的机要室或保险柜中，确保存储环境安全、保密。机要室内应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保机要文件的安全。2.机要文件的借阅因工作需要借阅机要文件的，应填写机要文件借阅申请表，经部门负责人和综合管理部负责人审批签字后方可借阅。借阅人员应在规定的时间内归还借阅的机要文件，如需延期借阅，应重新办理审批手续。借阅人员在借阅期间应妥善保管机要文件，不得擅自复印、摘抄、转借他人或泄露文件内容。五、信件机要的保密管理（一）保密措施1.对涉及信件机要管理的工作人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平。2.在信件机要收发、传递、处理等过程中，严格遵守保密规定，采取必要的保密措施，如加密存储、专人传递、密封包装等。3.对信件机要处理场所进行严格管理，限制无关人员进入，确保场所安全保密。（二）保密责任1.公司全体员工应严格遵守信件机要保密制度，对知悉的公司信件、机要文件内容承担保密责任。2.对于违反保密制度，导致公司信件、机要文件内容泄露的行为，将依法追究相关人员的责任，情节严重的将追究法律责任。六、信件机要的归档与查询管理（一）归档管理1.信件机要收发人员应定期对公司收到和发出的信件、机要文件进行整理、归档，确保文件资料的完整和有序。2.归档文件应按照类别、年度、月份等进行分类存放，并建立相应的档案目录，便于查询和检索。3.归档文件应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。（二）查询管理1.因工作需要查询信件、机要文件的，应填写文件查询申请表，注明查询内容、查询目的、查询范围等信息。2.经综合管理部负责人审批同意后，方可进行查询。查询人员应在指定的地点进行查询，并在查询登记表上签字确认。3.查询过程中，查询人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料，如需复印或摘抄相关文件，应经综合管理部负责人批准，并按照规定进行登记。七、监督与检查（一）内部监督1.综合管理部定期对公司信件机要管理工作进行内部检查，检查内容包括信件机要收发登记情况、文件传递处理情况、保密制度执行情况、档案归档管理情况等。2.对检查中发现的问题及时进行整改，并对相关责任人进行批评教育或责任追究。（二）外部审计1.公司定期接受外部审计机构对信件机要管理工作的审计，配合审计机构做好相关资料的提供和解释工作。2.根据审计意见和建议，及时完善信件机要管理制度，加强管理工作。八、责任追究（一）责任界定1.因违反信件机要管理制度，导致公司信件、机要文件丢失、损坏、泄露或延误传递的，相关责任人应承担相应的责任。2.责任界定应根据事件的具体情况，综合考虑责任人的主观过错、行为后果等因素进行确定。（二）责任追究方式1.对于违