保险采购管理制度

保险采购管理制度一、总则1.目的为规范公司保险采购行为，确保保险采购活动的合法性、合理性、经济性和有效性，保障公司及员工的利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构涉及的各类保险采购活动，包括但不限于财产保险、人身保险、责任保险等。3.基本原则合法性原则：保险采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程的合规性。效益性原则：在满足公司保险需求的前提下，充分考虑保险成本，追求采购效益最大化。公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护公司利益，避免利益冲突。二、职责分工1.采购决策机构成立保险采购领导小组，由公司高层管理人员、财务部门负责人、风险管理部门负责人等组成。负责审议和决策重大保险采购项目，确定采购策略和预算安排，监督采购过程的执行情况。2.采购执行部门风险管理部门作为保险采购的执行部门，负责具体组织实施保险采购工作。主要职责包括：制定保险采购计划，明确采购需求和标准。收集保险供应商信息，进行市场调研和分析。组织保险采购招标、谈判等活动，选择合适的供应商。起草保险采购合同，负责合同的签订、履行和管理。定期评估保险采购效果，提出改进建议。3.财务部门参与保险采购预算的编制和审核，提供财务专业意见。负责保险采购资金的安排和支付管理，监督采购费用的使用情况。协助风险管理部门进行保险采购成本的核算和分析。4.其他部门各部门根据自身业务需求，向风险管理部门提出保险采购申请，配合风险管理部门进行采购需求的确认和采购过程中的相关工作。三、保险采购流程1.需求提出各部门根据实际业务需要，填写《保险采购申请表》，详细说明保险标的、保险期限、保险金额、保险责任等采购需求，并提交至风险管理部门。2.需求审核风险管理部门收到采购申请后，对需求的合理性、必要性进行审核。审核内容包括：与公司整体风险管理策略的一致性。保险需求是否符合法律法规和公司规定。保险金额、保险期限等是否合理。是否存在重复保险或过度保险的情况。其他相关因素。审核通过后，将申请表提交至保险采购领导小组进行审批。3.采购预算编制风险管理部门根据审核通过的采购需求，结合市场行情和历史数据，编制保险采购预算草案，提交至财务部门。财务部门对预算草案进行审核，综合考虑公司财务状况和资金安排，提出预算调整意见。经保险采购领导小组审批后，确定最终的保险采购预算。4.供应商选择信息收集：风险管理部门通过多种渠道收集保险供应商信息，包括但不限于保险行业协会、专业媒体、网络平台、供应商主动推荐等。收集的信息应包括供应商的基本情况、经营业绩、产品特点、服务质量、报价等。供应商筛选：根据收集到的信息，对供应商进行初步筛选，确定若干家符合基本条件的供应商作为潜在供应商。招标或谈判：对于金额较大、采购需求较为复杂的保险采购项目，采用招标方式选择供应商。风险管理部门制定招标文件，明确采购要求、评标标准等内容，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。对于金额较小、采购需求相对简单的保险采购项目，可以采用谈判方式选择供应商。与潜在供应商进行谈判，比较各供应商的报价、服务方案等，选择最优供应商。5.合同签订风险管理部门根据选定的供应商，起草保险采购合同。合同内容应包括：双方当事人的基本信息。保险标的、保险期限、保险金额、保险责任、免责条款等保险条款。保险费的金额、支付方式、支付时间。服务内容、服务标准、理赔流程等服务条款。违约责任、争议解决方式等其他条款。合同草案提交至公司法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订保险采购合同。6.合同履行与管理风险管理部门负责跟踪保险采购合同的履行情况，督促供应商按时提供保险服务，及时处理合同执行过程中出现的问题。财务部门按照合同约定支付保险费，对保险费的支付情况进行记录和核对。各部门在保险期间内，按照合同要求配合供应商进行保险理赔等相关工作，及时提供必要的资料和信息。风险管理部门定期对保险采购合同的履行情况进行评估，总结经验教训，为后续采购工作提供参考。7.保险到期续保在保险合同到期前[X]个月，风险管理部门应组织相关部门对保险需求进行重新评估，根据评估结果制定续保计划。按照本制度规定的采购流程，办理续保手续。如因业务变化等原因需要调整保险方案，应重新履行采购流程。四、保险采购风险管理1.风险识别与评估风险管理部门在保险采购过程中，应识别可能存在的风险，包括但不限于：供应商风险：如供应商信誉不佳、经营不善导致无法履行合同等。保险条款风险：如保险责任不明确、免责条款不合理等。理赔风险：如理赔流程繁琐、理赔困难等。合规风险：如采购活动不符合法律法规和公司规定等。采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险应对措施针对不同的风险，制定相应的风险应对措施：对于供应商风险，加强对供应商的考察和评估，选择信誉良好、实力较强的供应商；在合同中明确违约责任，加强对供应商的监督和管理。对于保险条款风险，组织专业人员对保险条款进行审核，与供应商进行充分沟通和协商，确保保险条款符合公司需求和利益；要求供应商提供详细的条款解释和说明。对于理赔风险，选择理赔服务优质的供应商，了解理赔流程和要求，在合同中明确理赔相关条款；建立理赔跟踪机制，及时协调处理理赔事宜。对于合规风险，加强对采购人员的培训，提高其法律意识和合规意识；严格按照法律法规和公司规定进行采购操作，定期进行内部审计和检查。五、监督与考核1.内部监督审计部门定期对保险采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、合同的签订和履行情况、采购费用的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。风险管理部门对保险采购过程进行全程监督，确保采购活动符合公司规定和风险管理要求。2.外部监督接受保险监管部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合相关工作，及时整改存在的问题。3.考核评价建立保险采购考核评价机制，对风险管理部门及相关人员的保险采购工作进行考核评价。考核指标包括采购流程执行情况、采购成本控制、保险服务质量、风险管理效果等。根据考核结果，对表现优秀的部门和人员进行表彰和奖励，对存在问题的部门和人员进行批评教育和责任追究。六、信息管理1.建立保险采购信息档案风险管理部门负责建立保险采购信息档案，记录保险采购活动的全过程信息，包括采购申请、需求审核、预算编制、供应商选择、合同签订、合同履行、续保等环节的相关文件、资料、数据等。信息档案应妥善保管，便于查询和追溯。2.信息共享与沟通保险采购信息档案应实现内部共享，各相关部门可以根据工作需要查阅和使用相关信息。建立信息沟通机制，风险管理部门定期向保险采购领导小组汇报保险采购工作进展情况，及时反馈采购过程中出现的问题和风险。各部门之间应加强沟通协作，确保保险采购工作的顺利进行。七、培训与宣传1.培训定期组织保险采购相关培训，提高采购人员及其他相关人员的专业知识和业务能力。培训内容包括保险法律法规、保险产品知识、采购流程与技巧、风险管理等方面。通过培训，使相关人员熟悉保险采购工作的要求和方法，提高工作质量和效率。2