保管使用管理制度

保管使用管理制度总则1.目的为了加强公司各类物品的保管与使用管理，确保物品的安全、完整，提高物品的使用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有部门及员工对各类办公设备、办公用品、固定资产等物品的保管与使用。3.基本原则按需配备原则：根据工作实际需要，合理配置物品，避免浪费。归口管理原则：各类物品分别归口相关部门进行管理，明确管理职责。规范使用原则：员工应按照规定的程序和方法使用物品，确保物品的正常使用和使用寿命。定期盘点原则：定期对物品进行盘点，确保账实相符。物品分类及管理职责1.办公设备定义：包括电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪等用于办公的电子设备。管理职责：由行政部门负责统一采购、调配、维护和管理。行政部门应建立办公设备台账，详细记录设备的型号、配置、购买时间、使用部门等信息。定期对设备进行检查、维护和保养，确保设备的正常运行。2.办公用品定义：包括笔、纸、文件夹、笔记本、订书机等日常办公所需的用品。管理职责：行政部门负责办公用品的采购、库存管理和发放。各部门根据实际需要填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。行政部门应定期统计办公用品的领用情况，合理控制库存。3.固定资产定义：指单位价值在规定标准以上，使用年限在一年以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。包括房屋、建筑物、机器设备、运输工具等。管理职责：由财务部门负责固定资产的账务核算，行政部门负责固定资产的实物管理。行政部门应建立固定资产卡片，记录固定资产的名称、型号、规格、购置时间、使用部门、存放地点等信息。定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。对于固定资产的购置、处置、报废等事项，应按照公司相关规定办理审批手续。4.低值易耗品定义：指单位价值较低、使用年限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品。如工具、器具、玻璃器皿等。管理职责：行政部门负责低值易耗品的采购、库存管理和发放。各部门根据实际需要填写低值易耗品领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。行政部门应定期统计低值易耗品的领用情况，合理控制库存。物品采购与入库1.采购计划各部门根据工作需要，提前制定物品采购计划，明确采购物品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息，并提交给行政部门。行政部门汇总各部门的采购计划，结合库存情况进行审核，制定公司年度、季度和月度物品采购计划。2.采购实施行政部门根据采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购物品的质量和价格合理。对于金额较大的采购项目，应按照公司相关规定进行招标或询价采购。3.物品入库采购的物品到货后，采购人员应及时通知行政部门进行验收。行政部门组织相关人员对采购物品的数量、规格、质量等进行验收。验收合格后，办理入库手续，填写入库单，并将入库单交财务部门进行账务处理。对于验收不合格的物品，采购人员应及时与供应商协商解决，办理退换货手续。物品保管1.仓库管理行政部门应设立专门的仓库，用于存放各类物品。仓库应保持整洁、通风、干燥，确保物品的安全存放。仓库管理人员应按照物品的类别、规格、型号等进行分类存放，并建立物品保管台账，详细记录物品的出入库情况。定期对仓库进行盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的物品，应及时查明原因，按照规定进行处理。2.安全保管措施对于易燃易爆、有毒有害等危险物品，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全保管措施。加强仓库的安全保卫工作，配备必要的消防器材和防盗设施，确保仓库的安全。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，不得擅自离岗，严禁无关人员进入仓库。物品使用1.领用规定员工因工作需要领用物品时，应填写物品领用申请表，注明领用物品的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审批。行政部门根据审批后的领用申请表发放物品，并在领用申请表上签字确认。对于贵重物品或限量领用的物品，应实行实名登记制度，详细记录领用人员、领用时间、归还时间等信息。2.使用要求员工应按照规定的程序和方法使用物品，不得擅自更改物品的用途或损坏物品。对于办公设备，应严格按照操作规程进行操作，定期进行维护和保养，确保设备的正常运行。对于办公用品，应节约使用，避免浪费。3.借用管理员工因工作需要借用公司物品时，应填写物品借用申请表，注明借用物品的名称、规格、数量、借用时间、归还时间等信息，并经部门负责人审批。行政部门根据审批后的借用申请表办理借用手续，并在借用申请表上签字确认。借用人员应在规定的时间内归还借用物品，如有特殊情况需要延长借用时间，应提前办理续借手续。借用人员应妥善保管借用物品，不得转借他人或用于非工作用途。如因保管不善造成物品损坏或丢失的，应照价赔偿。物品维修与报废1.维修管理办公设备出现故障时，使用部门应及时填写设备维修申请表，提交给行政部门。行政部门接到维修申请后，应及时安排维修人员进行维修。对于无法在公司内部维修的设备，应联系专业的维修机构进行维修。维修人员应及时维修设备，并填写设备维修记录，详细记录设备故障情况、维修时间、维修内容、更换部件等信息。维修费用由行政部门根据维修记录进行核算，并按照公司相关规定进行报销。2.报废管理对于已损坏无法修复或已达到报废期限的物品，使用部门应填写物品报废申请表，注明报废物品的名称、规格、数量、购置时间、报废原因等信息，并提交给行政部门。行政部门组织相关人员对报废物品进行鉴定，确认符合报废条件后，报公司领导审批。经审批同意报废的物品，由行政部门统一进行处理。对于有残值的报废物品，应按照公司相关规定进行变卖，变卖收入上缴公司财务。盘点与清查1.定期盘点行政部门应定期对各类物品进行盘点，盘点周期为[X]个月/季度/年。盘点前，行政部门应制定盘点计划，明确盘点人员、盘点时间、盘点范围等信息。盘点时，盘点人员应认真核对物品的数量、规格、型号等信息，并与物品保管台账进行核对。对于账实不符的情况，应及时查明原因，并填写盘点差异表。盘点结束后，行政部门应根据盘点结果编制盘点报告，详细说明盘点情况、账实差异原因及处理建议等，并提交给公司领导审阅。2.不定期清查公司可根据工作需要，不定期对各类物品进行清查。清查工作由行政部门组织实施，相关部门和人员应积极配合。清查内容包括物品的数量、质量、保管情况、使用情况等。对于清查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告公司领导。奖惩规定1.奖励对于在物品保管与使用管理工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括