保洁采购管理制度

保洁采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司保洁用品采购管理，规范采购流程，确保采购工作的公开、公正、透明，提高采购效率，保证保洁用品质量，满足公司日常保洁工作需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部保洁用品的采购活动，包括但不限于清洁工具、清洁剂、消毒剂、垃圾袋等各类保洁物资。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司各区域保洁工作实际需求，合理确定采购数量和品种，避免浪费。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、环保安全、符合相关标准的保洁用品，确保保洁工作效果和人员安全。3.价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判方式，争取较为优惠的采购价格，降低采购成本。4.阳光采购原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，接受公司内部监督，确保采购行为合法合规。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定保洁用品采购计划，根据各部门需求和库存情况，统筹安排采购工作。2.寻找、筛选、评估合格的供应商，建立供应商档案，维护良好的供应商合作关系。3.执行采购任务，与供应商签订采购合同，确保采购物资按时、按质、按量供应。4.负责采购物资的到货验收、付款申请等工作，跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）使用部门职责1.各使用部门应指定专人负责保洁用品的需求统计和申购工作，根据本部门实际保洁工作情况，每月[具体时间]前向采购部门提交次月保洁用品需求清单，详细注明所需用品的名称、规格、数量等信息。2.负责对采购回来的保洁用品进行验收，检查其质量、数量、规格等是否符合要求，如发现问题及时与采购部门沟通反馈。3.合理使用和管理保洁用品，建立部门内部领用台账，定期盘点，避免浪费和丢失。（三）财务部门职责1.参与采购合同的审核，对采购预算进行控制和监督。2.负责审核采购付款申请，确保付款手续合规、金额准确，按时办理付款业务。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持，协助优化采购成本。（四）审计部门职责1.对保洁用品采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规，采购行为是否符合公司规定。2.定期对采购物资的使用情况和库存管理进行审计检查，防止浪费和违规行为发生。3.对审计过程中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、采购流程（一）需求计划1.每月末，各使用部门保洁负责人根据本部门次月保洁工作计划和现有保洁用品库存情况，填写《保洁用品需求申请表》，详细列出所需保洁用品的名称、规格、型号、数量等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对需求申请表进行审核，确认需求的合理性和必要性后签字批准。审核通过的需求申请表于每月[具体时间]前提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到各使用部门提交的需求申请表后，进行汇总整理。结合公司整体保洁工作安排和库存情况，制定次月保洁用品采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预计采购时间等内容，并报部门负责人审核。审核通过后的采购计划作为采购工作的执行依据。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对供应商进行初步筛选，筛选条件包括但不限于供应商的经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.对于筛选出的潜在供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察或要求供应商提供样品进行质量检测。考察内容包括供应商的生产环境、生产工艺、质量管理体系、仓储物流等方面。3.根据考察和检测结果，对潜在供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》，评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务等。按照评估得分对供应商进行排序，选择得分较高的供应商作为合格供应商，纳入公司供应商档案管理。4.定期对供应商进行动态评估和管理，如发现供应商出现产品质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况，及时进行沟通整改。如问题严重，可暂停或取消其合作资格，并重新选择供应商。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购物资的价格、规格、数量、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、完整清晰。合同签订前，需提交财务部门和法务部门进行审核，审核通过后方可签订。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给使用部门、财务部门等相关部门，以便各部门了解合同内容，做好后续工作安排。（五）采购订单下达1.根据采购合同，采购部门制作采购订单，明确采购物资的具体信息、交货时间、交货地点等内容，并发送给供应商。2.在采购订单下达后，采购部门应跟踪订单执行情况，与供应商保持密切沟通，及时了解生产进度、发货情况等信息。如发现订单执行过程中出现问题，应及时与供应商协商解决，并向部门负责人汇报。（六）到货验收1.采购物资到货前，采购部门应通知使用部门做好验收准备。使用部门应安排专人负责验收工作，按照采购合同和相关标准对到货物资的质量、数量、规格等进行检查。2.验收人员应认真核对物资的外观、包装、标识等是否符合要求，对物资进行抽样检验或全部检验，确保物资质量合格。如发现物资存在质量问题或数量短缺等情况，应及时与供应商联系，要求其更换或补货，并做好记录。3.验收合格后，验收人员在《物资验收单》上签字确认。《物资验收单》应详细记录物资的名称、规格、数量、验收情况等信息。如验收不合格，应在《物资验收单》上注明不合格原因，并及时反馈给采购部门和供应商。（七）入库管理1.验收合格的保洁用品由仓库管理人员办理入库手续，按照物资类别、规格、型号等进行分类存放，并建立库存台账。库存台账应记录物资的出入库时间、数量、规格、批次等信息，确保账物相符。2.仓库管理人员应定期对库存物资进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点结果与库存台账进行核对，如发现账实不符，应及时查明原因，进行调整处理，并上报相关部门。（八）付款结算1.采购物资验收合格且发票收到后，采购部门应填写《付款申请单》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，重点审核付款金额是否准确、发票是否合规、付款手续是否齐全等。审核通过后，按照公司财务制度办理付款手续。3.对于货到票未到的采购业务，采购部门应及时跟踪发票开具情况，在收到发票后尽快办理付款手续。如遇特殊情况导致发票延迟开具，采购部门应与供应商沟通协调，确保公司利益不受影响。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据公司年度保洁工作计划和历史采购数据，结合市场价格波动情况，编制年度保洁用品采购预算。采购预算应详细列出各类保洁用品的采购数量、预计单价、采购金额等信息。2.采购预算编制过程中，应充分征求使用部门意见，确保预算能够满足公司实际保洁工作需求。同时，应考虑合理的价格上涨因素和应急采购需求，预留一定的预算弹性。3.年度采购预算编制完成后，提交财务部门进行审核。财务部门根据公司整体财务状况和预算安排，对采购预算进行审核调整，确保采购预算与公司财务预算相匹配。审核通过后的采购预算报公司管理层审批。（二）预算执行与控制1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得随意超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算编制和审批程序进行申请和审批。2.财务部门应建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算执行情况进行分析和通报。对超预算采购的情况进行预警和控制，及时查明原因并采取措施进行整改。3.在采购过程中，采购人员应通过与供应商谈判、批量采购、集中采购等方式，努力降低采购成本，确保采购支出在预算范围内。同时，应关注市场价格变化，及时调整采购策略，优化采购预算执行效果。五、采购风险管理（一）质量风险1.建立严格的供应商评估和选择机制，对供应商的产品质量进行严格把关。在采购合同中明确质量标准和验收条款，要求供应商对产品质量负责。2.加强到货验收环节的管理，严格按照相关标准对采购物资进行检验。对于质量不合格的物资，及时与供应商沟通协商，要求其退换货或采取其他补救措施，确保公司使用的保洁用品质量可靠。3.定期对采购物资的质量进行跟踪和评估，收集使用部门和员工的反馈意见。如发现某供应商的产品质量出现问题，应及时暂停采购，并对该供应商进行整改或更换。（二）价格风险1.采购部门应密切关注市场动态，收集市场价格信息，定期对市场价格走势进行分析和预测。通过与多家供应商进行谈判、招标等方式，争取有利的采购价格。2.建立价格调整机制，根据市场价格变化情况和公司采购成本控制要求，适时调整采购价格。与供应商签订价格调整条款，确保在市场价格波动时能够合理调整采购成本。3.通过优化采购流程、提高采购效率、批量采购等方式，降低采购成本，减少价格风险对公司采购支出的影响。同时，加强对采购价格的审计监督，防止不正当价格行为发生。（三）交货风险1.在采购合同中明确交货期、交货地点、运输方式等条款，要求供应商严格按照合同约定执行。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解生产进度和发货情况，确保物资按时到货。2.对于重要物资或紧急采购需求，可要求供应商提供生产进度计划和发货通知，以便公司提前做好接收准备。如因供应商原因导致交货延迟，采购部门应及时与供应商协商解决，并要求其承担相应的违约责任。3.建立应急预案，应对可能出现的交货风险。如遇到不可抗力因素或其他特殊情况导致交货延迟，采购部门应及时调整采购计划，寻找替代供应商或采取其他应急措施，确保公司保洁工作不受影响。（四）合同风险1.采购合同签订前，应提交财务部门和法务部门进行审核，确保合同条款合法合规、明确清晰。合同签订后，应妥善保管合同文件，建立合同档案管理制度，便于查询和追溯。2.加强对采购合同执行情况的跟踪和监督，及时了解双方履行合同的情况。如发现供应商存在违约行为，应及时按照合同约定追究其责任，维护公司合法权益。3.定期对采购合同进行梳理和分析，总结合同管理中存在的问题和经验教训，不断完善合同管理制度和流程，降低合同风险。六、监督与考核（一）内部监督1.公司审计部门定期对保洁用品采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否符合公司规定、采购合同执行情况是否良好等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。采购部门和相关责任人应积极配合审计工作，认真落实整改要求。3.公司内部设立举报邮箱和举报电话，鼓励员工对采购过程中的违规行为进行举报。对于经查实的违规行为，将依法依规严肃处理，并追究相关责任人的责任。（二）考核评价1.建立采购工作考核评价机制，对采购部门和采购人员的工作绩效进行考核评价。考核指标包括采购任务完成情况、采购成本控制、采购物资质量、供应商管理、合同执行情况等方面。2.采购部门应定期对采购工作进行总结分析，形成采购工作报告，向公司管理层汇报采购工作情况、存在问