保洁用品管理制度

保洁用品管理制度一、总则（一）目的为加强公司保洁用品的管理，规范保洁用品的采购、储存、发放、使用及核销等流程，确保保洁用品的合理使用和有效管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及保洁用品使用的部门及人员。（三）管理原则1.按需配置原则：根据公司各区域的清洁任务和频次，合理配置保洁用品，避免浪费。2.规范操作原则：明确保洁用品采购、储存、发放、使用及核销等环节的操作规范，确保流程顺畅。3.成本控制原则：在满足清洁需求的前提下，严格控制保洁用品的采购成本，提高使用效率。4.监督考核原则：建立有效的监督考核机制，确保保洁用品管理制度的严格执行。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定保洁用品采购计划，根据各部门的需求及库存情况，汇总编制年度、季度和月度采购计划。2.负责保洁用品的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同，确保所采购的保洁用品符合质量要求。3.负责保洁用品的验收入库工作，对采购的保洁用品进行数量、质量等方面的检验，合格后方可办理入库手续。4.负责建立保洁用品库存台账，定期进行盘点，确保账实相符。5.负责保洁用品的发放管理，根据各部门的实际需求，及时、准确地发放保洁用品。（二）使用部门1.负责本部门保洁用品的日常使用管理，制定合理的使用计划，提高保洁用品的使用效率。2.负责本部门保洁用品的领用和保管，指定专人负责领用和管理工作，确保保洁用品的安全存放和正确使用。3.定期对本部门保洁用品的使用情况进行统计和分析，及时向行政部门反馈使用过程中出现的问题。（三）财务部门1.负责审核保洁用品采购计划和费用报销，确保采购费用的合理性和合规性。2.负责对保洁用品的采购成本进行核算和分析，提供相关财务数据支持。（四）审计部门1.负责对保洁用品管理制度的执行情况进行审计监督，检查采购、储存、发放、使用及核销等环节是否合规。2.对发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。三、采购管理（一）采购计划制定1.各部门应根据本部门的清洁任务和实际需求，于每月末填写《保洁用品需求申请表》，详细列出所需保洁用品的名称、规格、数量等信息，提交至行政部门。2.行政部门汇总各部门的需求申请表后，结合库存情况，编制次月的保洁用品采购计划。采购计划应包括采购物品名称、规格、数量、预计采购时间等内容。3.年度采购计划应根据公司的发展规划、人员变动情况以及清洁任务的变化等因素进行制定。行政部门应在每年年末对下一年度的保洁用品需求进行预测，编制年度采购计划，报公司领导审批后执行。（二）供应商选择1.行政部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商。2.对新供应商，行政部门应进行实地考察，了解其生产能力、质量控制体系、售后服务等情况，并索取相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、产品质量检验报告等。3.将考察合格的供应商纳入合格供应商名录，并定期对供应商进行评估和考核，对于不符合要求的供应商及时淘汰，补充新的合格供应商。（三）采购合同签订1.行政部门根据采购计划，选择合适的供应商进行采购谈判，确定采购价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规的要求，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，行政部门应及时将合同副本交财务部门备案，以便财务部门进行付款审核和核算。（四）采购实施1.行政部门根据采购合同的约定，向供应商下达采购订单，明确采购物品的名称、规格、数量、交货时间等要求。2.供应商应按照采购订单的要求按时、按质、按量交货。行政部门应安排专人负责接收货物，并对货物的数量、质量等进行验收。3.如发现货物数量不符、质量不合格等问题，行政部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商予以解决。如供应商无法解决或拒绝解决，行政部门有权按照合同约定扣除相应货款或要求供应商承担违约责任。四、库存管理（一）入库管理1.保洁用品到货后，行政部门仓库管理人员应及时进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同和采购订单一致。2.验收合格的保洁用品，仓库管理人员应填写《保洁用品入库单》，详细记录入库日期、物品名称、规格、型号、数量、供应商名称等信息，并签字确认。3.将入库的保洁用品按照类别、规格、型号等进行分类存放，摆放整齐，并建立相应的标识牌，注明物品名称、规格、型号、数量等信息，便于查找和管理。（二）库存盘点1.行政部门仓库管理人员应定期对保洁用品进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点时，仓库管理人员应认真核对库存物品的数量、规格、型号等信息，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《库存盘点差异表》，注明差异情况及原因。3.根据盘点结果，编制《保洁用品库存盘点报告》，详细说明盘点情况、差异原因及处理建议。盘点报告经仓库管理人员签字确认后，报行政部门负责人审核。4.对于盘点中发现的盘盈或盘亏情况，行政部门应及时进行调查处理。属于正常损耗或误差的，应调整库存账目；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。（三）库存安全管理1.保洁用品仓库应保持通风良好、干燥、整洁，避免阳光直射和潮湿环境对保洁用品造成损坏。2.仓库内配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.严格限制无关人员进入保洁用品仓库，仓库管理人员应妥善保管仓库钥匙，不得随意转借他人。4.对易燃易爆、有毒有害等危险化学品类的保洁用品，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施，确保储存安全。五、发放管理（一）领用流程1.各部门如需领用保洁用品，应指定专人填写《保洁用品领用申请表》，注明领用日期、物品名称、规格、型号、数量、领用部门等信息，并签字确认。2.将《保洁用品领用申请表》提交至行政部门仓库管理人员处。仓库管理人员根据库存情况和申请数量进行审核，如库存充足，予以发放；如库存不足，应及时通知行政部门采购人员补货，并告知领用部门预计到货时间。3.经审核同意后，仓库管理人员按照申请表上的信息发放保洁用品，并在《保洁用品领用记录表》上记录领用日期、物品名称、规格、型号、数量、领用部门、领用人等信息，双方签字确认。（二）发放标准1.行政部门应根据各部门的清洁任务和实际需求，制定合理的保洁用品发放标准。发放标准应明确不同区域、不同岗位保洁用品的种类、规格、数量及发放周期等。2.在发放保洁用品时，仓库管理人员应严格按照发放标准进行发放，不得超标准发放或随意发放。如因特殊情况需要调整发放标准，应经行政部门负责人批准。（三）退库管理1.已领用但未使用完的保洁用品，如因部门人员变动、清洁任务调整等原因不再需要使用的，应及时办理退库手续。2.退库时，领用部门应填写《保洁用品退库申请表》，注明退库日期、物品名称、规格、型号、数量、退库原因等信息，并签字确认。3.将《保洁用品退库申请表》和退库物品一并提交至行政部门仓库管理人员处。仓库管理人员对退库物品进行验收，如物品完好无损、数量无误，予以办理退库手续，并在《保洁用品领用记录表》上记录退库日期、物品名称、规格、型号、数量、退库部门、退库人等信息，双方签字确认。六、使用管理（一）使用规范1.保洁人员应按照规定的使用方法和操作流程使用保洁用品，确保保洁用品的正确使用，避免浪费和损坏。2.在使用保洁用品过程中，如发现质量问题或使用效果不佳，应及时向行政部门反馈，以便及时处理。3.严禁将保洁用品挪作他用或私自外借，如有违反，将追究相关人员的责任。（二）使用培训1.行政部门应定期组织保洁人员进行保洁用品使用培训，培训内容包括保洁用品的种类、性能、使用方法、注意事项等。2.通过培训，使保洁人员熟悉各种保洁用品的特点和使用规范，提高保洁人员的操作技能和服务水平。3.培训结束后，应对保洁人员进行考核，考核合格后方可上岗作业。七、核销管理（一）定期核销1.行政部门仓库管理人员应每月对保洁用品的发放和使用情况进行统计和核销。根据《保洁用品领用记录表》和《保洁用品使用登记表》，核对各部门领用和使用保洁用品的数量是否一致。2.编制《保洁用品月度核销报表》，详细列出各部门领用、使用、库存数量及差异情况等信息。报表经仓库管理人员签字确认后，报行政部门负责人审核。3.行政部门负责人对《保洁用品月度核销报表》进行审核，如发现问题及时查明原因，并督促相关部门进行整改。审核通过后，将报表提交至财务部门进行账务处理。（二）年度总核销1.每年年末，行政部门应对全年的保洁用品采购、发放、使用及库存情况进行全面盘点和总核销。2.根据全年的《保洁用品月度核销报表》、采购发票、入库单、领用申请表等资料，编制《保洁用品年度核销报告》，总结全年保洁用品的管理情况，分析成本支出和使用效率等指标。3.《保洁用品年度核销报告》经行政部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后，作为公司下一年度保洁用品管理工作的参考依据。八、监督检查与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对保洁用品的采购、储存、发放、使用及核销等环节进行监督检查，确保各项管理制度的严格执行。2.检查内容包括采购计划的执行情况、供应商管理情况、库存管理情况、发放管理情况、使用管理情况及核销管理情况等。3.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，行政部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核