保洁招标管理制度

保洁招标管理制度一、总则1.目的为规范公司保洁服务招标工作，确保选择优质、高效、专业的保洁服务供应商，提高公司保洁服务质量，降低成本，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有保洁服务项目的招标活动。3.基本原则公平、公正、公开原则。招标过程应遵循公平竞争的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等的机会参与投标，评标过程应公正透明，结果应公开。择优选择原则。综合考虑供应商的资质、业绩、服务方案、价格等因素，选择最能满足公司需求的供应商。成本效益原则。在保证保洁服务质量的前提下，合理控制成本，实现成本效益最大化。二、职责分工1.招标工作小组成立由公司采购部门、使用部门、财务部门、法务部门等相关人员组成的招标工作小组。负责制定招标方案、发布招标公告、组织开标、评标等工作。2.采购部门作为招标工作的牵头部门，负责招标工作的整体组织和协调。审核供应商资质，收集、整理、分析投标文件。与中标供应商签订保洁服务合同。3.使用部门提出保洁服务需求，明确服务标准和要求。参与评标工作，对供应商的服务方案和服务质量进行评估。4.财务部门参与招标方案的制定，提供财务预算和成本控制方面的意见。审核投标报价，协助评估供应商的价格合理性。5.法务部门对招标过程中的法律文件进行审核，确保招标活动合法合规。协助处理招标过程中的法律纠纷。三、招标流程1.需求调研与方案制定采购部门会同使用部门对公司保洁服务需求进行全面调研，了解保洁区域、服务内容、服务频次、质量标准等详细信息。根据调研结果，制定招标方案，明确招标方式（公开招标、邀请招标等）、招标范围、评标标准、时间安排等内容。2.招标公告发布在公司官网、行业媒体、采购平台等渠道发布招标公告，公告应包括招标项目名称、招标范围、供应商资格要求、报名时间、投标截止时间、开标时间及地点等信息。对潜在供应商进行资格预审，要求其提供营业执照、资质证书、业绩证明、人员配置等相关资料。3.投标文件接收与整理采购部门接收潜在供应商的投标文件，对投标文件进行整理和编号。检查投标文件的完整性，包括投标函、服务方案、报价清单、资质证明文件等。4.开标招标工作小组按照规定的时间和地点组织开标会议。开标时，由采购部门工作人员当众拆封投标文件，宣读供应商名称、投标报价、服务期限等主要内容，并记录在案。5.评标评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审。评标标准可包括技术方案、服务承诺、价格、业绩、信誉等方面。评标委员会成员对各供应商的投标文件进行打分，计算综合得分。根据综合得分，推荐中标候选人，一般为得分最高的前三名。6.中标公示与合同签订采购部门将中标候选人名单在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。如无异议，采购部门与中标供应商签订保洁服务合同，明确服务内容、服务期限、服务费用、付款方式、双方权利义务等条款。四、供应商管理1.供应商选择标准具有独立法人资格，营业执照经营范围包含保洁服务相关内容。具备相应的保洁服务资质，如清洁服务企业资质等级证书等。有良好的业绩，近[X]年内承担过类似规模和要求的保洁项目。拥有专业的保洁队伍，人员配备合理，具备相应的技能和经验。服务方案科学合理，能够满足公司提出的服务标准和要求。价格合理，具有成本优势，但不得低于市场合理水平。信誉良好，近[X]年内无重大违法违规行为和不良记录。2.供应商评估与考核建立供应商评估机制，定期对供应商的服务质量、工作效率、人员管理、客户满意度等方面进行评估。评估方式可包括现场检查、客户反馈、数据分析等。根据评估结果，对供应商进行考核打分，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可终止合作合同。3.供应商激励措施对于服务质量优秀、客户满意度高的供应商，给予适当的奖励，如增加服务项目、延长服务期限、给予经济奖励等。在公司内部宣传优秀供应商的成功经验和做法，提高其知名度和美誉度。五、服务合同管理1.合同签订采购部门在中标公示结束后，应尽快与中标供应商签订保洁服务合同。合同应采用书面形式，明确双方的权利义务、服务内容、服务期限、服务费用、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，应提交法务部门进行审核，确保合同条款合法合规。2.合同执行与监督采购部门负责跟踪合同执行情况，定期检查供应商的服务质量和工作进度。使用部门应积极配合，及时反馈供应商在服务过程中存在的问题。如发现供应商未按照合同约定提供服务，采购部门应及时与供应商沟通，要求其整改。如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求，可按照合同约定追究其违约责任。3.合同变更与终止在合同履行过程中，如因公司业务调整、服务需求变化等原因需要变更合同内容，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。如出现以下情形之一，可提前终止合同：供应商严重违反合同约定，经多次沟通仍不改正。供应商经营状况恶化，无法继续提供优质服务。因不可抗力等原因导致合同无法继续履行。合同终止时，采购部门应与供应商进行清算，明确双方的权利义务，办理相关手续。六、服务质量监督与检查1.内部监督机制建立公司内部保洁服务质量监督小组，由采购部门、使用部门、行政部门等相关人员组成。监督小组定期对保洁服务质量进行检查，检查内容包括保洁区域的清洁卫生状况、服务人员的工作态度和操作规范等。对检查中发现的问题，及时记录并反馈给供应商，要求其限期整改。2.客户反馈处理设立客户反馈渠道，如意见箱、投诉电话、电子邮箱等，方便公司员工及来访客户对保洁服务质量进行反馈。采购部门负责收集客户反馈信息，及时进行整理和分析。对于客户提出的问题，应及时与供应商沟通，要求其采取措施解决，并将处理结果反馈给客户。3.定期评估与改进采购部门定期对保洁服务质量进行评估，根据内部监督检查结果、客户反馈情况等，对保洁服务质量进行综合评价。针对评估中发现的问题，组织相关部门和供应商进行分析讨论，制定改进措施，并跟踪改进效果。七、费用管理1.预算编制采购部门会同财务部门根据公司保洁服务需求和市场价格水平，编制保洁服务费用预算。预算应包括人员工资、保洁用品费用、设备维护费用、管理费用等各项支出。预算编制应充分考虑服务质量提升、物价上涨等因素，确保预算的合理性和准确性。2.费用支付采购部门根据保洁服务合同约定的付款方式和时间，审核供应商提交的付款申请。审核通过后，提交财务部门进行付款。财务部门应严格按照财务制度和合同约定进行付款操作。3.费用控制建立保洁服务费用控制机制，定期对费用支出情况进行分析和比较。如发现费用超支，应及时查找原因，并采取相应的措施进行控制。采购部门应与供应商协商，在保证服务质量的前提下，合理降低服务成本。八、保密规定1.保密信息范围在保洁服务招标及合同履行过程中，涉及的公司商业秘密、技术秘密、客户信息等均属于保密信息范围。保密信息包括但不限于公司的业务数据、财务数据、运营模式、供应商名单、客户名单等。2.保密责任参与保洁服务招标工作的所有人员应签订保密协议，明确保密责任。供应商及其工作人员在服务过程中接触到公司保密信息的，应承担保密义务。未经公司书面同意，不得泄露、使用或允许他人使用公司保密信息。3.保密措施公司应采取必要的保密措施，如对保密信