保洁器材管理制度

保洁器材管理制度一、总则（一）目的为加强公司保洁器材的管理，确保保洁器材的合理使用、定期维护和妥善保管，提高保洁工作效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有保洁器材的采购、使用、维护、报废及相关人员的管理。（三）管理原则1.统一管理原则公司保洁器材由行政部门统一采购、调配、管理，确保器材的合理使用和资源的有效配置。2.节约高效原则鼓励员工节约使用保洁器材，避免浪费，提高器材的使用效率，降低使用成本。3.定期维护原则建立保洁器材定期维护制度，确保器材始终处于良好的运行状态，延长使用寿命。4.责任到人原则明确保洁器材使用、保管人员的责任，确保器材的安全、完整和正常使用。二、采购管理（一）需求申报1.各部门根据保洁工作实际需求，填写《保洁器材需求申请表》，详细注明器材名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，提交至行政部门。2.行政部门定期收集各部门的需求申请表，进行汇总分析，结合现有器材库存情况，制定采购计划。（二）采购流程1.行政部门根据采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价和议价。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商。2.与选定的供应商签订采购合同，明确采购器材的规格、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。3.采购合同签订后，行政部门跟踪供应商的交货情况，确保器材按时、按质、按量到货。4.器材到货后，行政部门组织相关人员进行验收。验收内容包括器材的规格、型号、数量、质量等，确保与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续；验收不合格的，及时与供应商沟通退换货事宜。（三）采购审批1.采购金额在[X]元以下的保洁器材，由行政部门负责人审批。2.采购金额在[X]元以上至[X]元的保洁器材，由分管行政的公司领导审批。3.采购金额在[X]元以上的保洁器材，需经总经理审批。三、库存管理（一）入库管理1.保洁器材到货后，仓库管理人员根据采购合同、送货单等，对器材的名称、规格、型号、数量、质量等进行核对验收。2.验收合格的保洁器材，仓库管理人员填写《保洁器材入库单》，详细记录器材的入库日期、名称、规格、型号、数量、供应商等信息，并签字确认。3.《保洁器材入库单》一式三联，一联仓库留存，作为库存管理的依据；一联交财务部门，作为入账的凭证；一联交行政部门，作为采购记录的补充。（二）存储管理1.仓库应设置专门的保洁器材存放区域，按照器材的类别、规格、型号等进行分类存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。2.对于易燃易爆、有毒有害等特殊保洁器材，应按照相关安全规定进行单独存放，并采取相应的防护措施。3.仓库应保持通风良好、干燥整洁，防止器材受潮、生锈、损坏等。4.定期对库存保洁器材进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[每月/每季度/每半年]一次，盘点结束后，填写《保洁器材盘点表》，详细记录盘点情况，并与库存账目进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因，进行调整。（三）出库管理1.使用部门根据工作需要，填写《保洁器材领用申请表》，注明器材名称、规格、型号、数量、领用时间等信息，经部门负责人签字批准后，交行政部门。2.行政部门仓库管理人员根据《保洁器材领用申请表》，核实库存情况，如库存充足，办理出库手续，填写《保洁器材出库单》，详细记录器材的出库日期、名称、规格、型号、数量、领用部门等信息，并签字确认。3.《保洁器材出库单》一式三联，一联仓库留存，作为库存减少的依据；一联交财务部门，作为记账的凭证；一联交领用部门，作为领用记录。4.对于价值较高、使用频率较低的保洁器材，可采用借用的方式。借用部门填写《保洁器材借用申请表》，经部门负责人和行政部门负责人签字批准后，到仓库办理借用手续。借用期限不得超过[X]天，借用期满后，借用部门应及时归还借用的器材。如因特殊原因需要延长借用期限的，应提前向行政部门申请，经批准后方可延长。四、使用管理（一）使用培训1.行政部门负责组织新采购保洁器材的使用培训，确保使用人员熟悉器材的性能、操作方法、安全注意事项等。2.使用培训可采用现场演示、实际操作等方式进行，培训结束后，对使用人员进行考核，确保其能够熟练、正确地使用保洁器材。（二）使用规范1.使用人员应按照保洁器材的使用说明书和操作规程进行操作，不得违规使用。2.在使用保洁器材过程中，如发现器材出现故障或损坏，应立即停止使用，并及时报告行政部门。严禁使用人员自行拆卸、维修保洁器材。3.保洁器材应专物专用，不得挪作他用。使用人员应妥善保管所领用的保洁器材，不得随意丢弃或转借他人。4.使用结束后，使用人员应及时清理保洁器材，并将其存放于指定位置，保持器材的清洁和完好。（三）使用记录1.各部门应建立保洁器材使用记录台账，详细记录每次器材的使用时间、使用人员、使用地点、使用情况等信息。2.使用记录台账应定期更新，确保记录的准确性和完整性。行政部门定期对各部门的使用记录台账进行检查。五、维护管理（一）维护计划1.行政部门根据保洁器材的使用情况和使用寿命，制定保洁器材年度维护计划，明确维护的内容、时间、责任人等。2.保洁器材年度维护计划应涵盖各类保洁器材，包括但不限于清洁工具、清洁设备、消毒用品等。（二）日常维护1.使用人员在每次使用保洁器材后，应对器材进行简单的清洁和保养，如擦拭、润滑、充电等，确保器材外观整洁、性能良好。2.仓库管理人员定期对库存保洁器材进行检查，查看器材是否有损坏、生锈等情况，如有问题及时进行处理。（三）定期维护1.按照保洁器材年度维护计划，行政部门组织专业人员或安排供应商对保洁器材进行定期维护和保养。2.定期维护内容包括清洁、润滑、调试、更换零部件等，确保器材的各项性能指标符合要求。3.对于大型清洁设备，应安排专业技术人员进行定期维护和检修，确保设备的安全运行。每次定期维护和保养后，填写《保洁器材维护记录》，详细记录维护的时间、内容、维护人员等信息。（四）维修管理1.保洁器材出现故障或损坏时，使用人员应及时报告行政部门。行政部门根据器材的损坏情况，判断是自行维修还是联系供应商维修。2.如需自行维修，行政部门应安排具有相应维修技能的人员进行维修，并填写《保洁器材维修记录》，记录维修的时间、原因、维修方法、更换的零部件等信息。3.如需联系供应商维修，行政部门应及时与供应商沟通，说明器材的故障情况，安排供应商上门维修。维修结束后，行政部门对维修情况进行验收，并在《保洁器材维修记录》上签字确认。4.对于维修成本较高或维修后仍无法正常使用的保洁器材，行政部门应及时申请报废处理。六、报废管理（一）报废鉴定1.保洁器材符合下列条件之一的，可申请报废：（1）已超过规定的使用年限，且性能严重下降，无法正常使用的；（2）因意外事故、自然灾害等原因造成损坏，无法修复或修复成本过高的；（3）技术落后，已被新型器材替代，且无使用价值的；（4）其他原因导致器材无法继续使用的。2.行政部门定期组织对库存和在用的保洁器材进行检查，对符合报废条件的器材进行鉴定，填写《保洁器材报废鉴定表》，详细说明器材的名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息，并签字确认。（二）报废审批1.《保洁器材报废鉴定表》经使用部门、行政部门负责人签字确认后，提交至公司财务部门审核。2.财务部门根据公司资产管理制度和财务规定，对报废申请进行审核，审核通过后，报分管行政的公司领导审批。3.分管行政的公司领导审批同意后，方可对保洁器材进行报废处理。（三）报废处理1.经批准报废的保洁器材，行政部门负责组织清理和处置。可采用变卖、捐赠、回收等方式进行处理，确保资产得到合理利用。2.变卖报废保洁器材的收入，应及时上缴公司财务部门，统一入账管理。3.对于因环保要求等原因不能随意处置的报废保洁器材，应按照相关规定进行妥善处理，避免造成环境污染。（四）报废记录行政部门应建立保洁器材报废台账，详细记录报废器材的名称、规格、型号、购置时间、报废时间、报废原因、处理方式等信息，作为公司资产管理的重要依据。七、监督与考核（一）监督检查1.行政部门定期对保洁器材的采购、库存、使用、维护、报废等情况进行监督检查，确保各项管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括器材的采购渠道是否合规、库存管理是否规范、使用人员是否正确使用器材、维护保养是否及时到位、报废处理是否符合规定等。3.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.公司将保洁器材管理工作纳入各部门绩效考核体系，对在保洁器材管理工作中表现突出的部门和个人进行表