保密记录管理制度

保密记录管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密记录管理，确保公司机密信息的安全与完整，防止信息泄露，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及外包合作人员等。（三）基本原则1.保密性原则：严格保守公司机密信息，防止信息被非法获取、使用、披露或传播。2.完整性原则：确保公司保密记录的内容准确、完整，不被篡改或丢失。3.合规性原则：遵守国家法律法规以及公司相关规定，合法管理保密记录。二、保密记录的定义与范围（一）定义保密记录是指公司在经营管理活动中产生的，涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等，需要严格保密的各类文件、资料、数据、图表、记录等。（二）范围1.商业秘密公司的商业模式、营销策略、市场计划等。未公开的业务数据、销售数据、财务数据等。公司的合作协议、合作意向、合作伙伴信息等。2.技术秘密公司自主研发的技术、产品设计、工艺流程、技术诀窍等。未申请专利或处于保密期的技术成果。技术研发过程中的实验数据、研究报告等。3.财务信息公司的财务报表、预算报告、成本核算资料等。财务审计报告、税务信息等。涉及公司资金运作、投资决策等方面的信息。4.客户信息客户的基本资料、联系方式、交易记录等。客户的特殊需求、偏好、信用状况等。与客户签订的合同、协议等文件。5.其他公司内部管理文件、规章制度、会议纪要等。员工个人隐私信息（在工作中涉及且需保密的部分）。公司认为需要保密的其他信息。三、保密记录的分类与标识（一）分类根据保密记录的性质和重要程度，分为绝密级、机密级、秘密级三类。1.绝密级公司核心商业秘密，一旦泄露将对公司造成极其严重的损害，如公司的核心技术配方、重大投资决策、未公开的上市计划等。2.机密级重要商业秘密和技术秘密，泄露后会对公司产生较大损失，如关键业务流程、重要客户名单、尚未公开的财务战略等。3.秘密级一般商业秘密和敏感信息，泄露可能对公司造成一定影响，如普通客户资料、一般性财务数据、内部管理制度等。（二）标识1.在保密记录的载体上（如文件、资料、电子存储设备等），应显著标注保密级别和保密期限。2.采用特定的标识符号，如“绝密★XX年”“机密▲XX年”“秘密●XX年”，其中XX为保密期限（以年为单位）。3.对于电子文档，应在文件名、文档头部或其他显著位置进行标识。四、保密记录的产生与收集（一）产生1.公司各部门在业务活动中，应明确专人负责保密记录的产生工作，确保记录的准确性和完整性。2.员工在工作过程中，对于涉及保密信息的文件、资料、数据等，应及时整理、记录，并按照保密要求进行标识。（二）收集1.各部门应定期对本部门产生的保密记录进行收集、整理，确保无遗漏。2.对于跨部门产生的保密记录，由牵头部门负责协调相关部门进行收集。3.收集过程中，应严格按照保密要求进行操作，防止信息泄露。五、保密记录的存储与保管（一）存储方式1.纸质记录应存放在专门的保密文件柜中，文件柜应具备防盗、防火、防潮、防虫等功能。按照保密级别和类别进行分类存放，便于查找和管理。2.电子记录存储在公司指定的服务器或存储设备上，设置严格的访问权限。定期进行数据备份，备份数据应存储在安全的异地位置。采用加密技术对电子记录进行加密存储，确保数据安全。（二）保管责任1.设立专门的保密记录保管岗位或指定专人负责保密记录的保管工作。2.保管人员应具备良好的保密意识和责任心，严格遵守保密制度。3.定期对保密记录进行清查、核对，确保记录的完整性和准确性。（三）保管期限1.保密记录的保管期限根据其保密级别和重要程度确定。2.绝密级记录保管期限为XX年，机密级记录保管期限为XX年，秘密级记录保管期限为XX年。3.保管期限届满后，应按照公司规定进行销毁或解密处理。六、保密记录的使用与借阅（一）使用1.因工作需要使用保密记录的员工，应填写《保密记录使用申请表》，注明使用目的、使用期限、使用范围等。2.申请表经部门负责人审核、分管领导批准后，方可使用保密记录。3.使用过程中，应严格按照批准的范围和期限使用，不得擅自扩大使用范围或延长使用期限。4.使用完毕后，应及时归还保密记录保管人员，并办理归还手续。（二）借阅1.外部单位或人员因工作需要借阅公司保密记录的，应提前向公司提出书面申请，说明借阅目的、借阅内容、借阅期限等。2.申请经公司总经理批准后，由保密记录保管人员负责提供借阅，并与借阅方签订《保密协议》。3.借阅方应按照协议要求妥善保管借阅的保密记录，不得擅自复制、传播或泄露。4.借阅期限届满后，借阅方应及时归还保密记录，保密记录保管人员应对归还的记录进行检查，如发现问题应及时报告并处理。七、保密记录的传递与共享（一）传递1.公司内部部门之间传递保密记录时，应采用专人送达或机要通信等安全方式进行传递。2.传递过程中，应确保保密记录的安全，防止丢失、泄露。3.传递人员应严格遵守保密制度，不得擅自拆开或查看保密记录内容。（二）共享1.公司内部因工作需要共享保密记录的，应按照规定的流程进行审批。2.共享范围应严格限定，确保共享信息仅用于必要的工作目的。3.共享过程中，应采取加密、授权等措施，防止信息泄露。八、保密记录的销毁与解密（一）销毁1.保密记录保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由保管人员填写《保密记录销毁申请表》，注明销毁记录的名称、数量、保管期限等。2.申请表经部门负责人审核、分管领导批准后，由专人负责销毁工作。3.销毁方式可采用粉碎、焚烧等物理方法，确保记录无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录应保存一定期限。（二）解密1.保密记录在保管期限内，如因情况变化不再需要保密的，可由原确定保密级别的部门或人员提出解密申请。2.申请经公司总经理批准后，方可对保密记录进行解密处理。3.解密后的记录应按照公司普通文件进行管理。九、保密培训与教育（一）培训计划1.人力资源部门应制定年度保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间等。2.培训计划应涵盖保密法律法规、公司保密制度、保密意识等方面的内容。（二）培训实施1.根据培训计划，组织开展各类保密培训活动，可采用集中培训、在线培训、专题讲座等多种形式。2.培训结束后，应对员工进行考核，考核结果纳入员工绩效考核体系。（三）教育宣传1.通过公司内部刊物、宣传栏、邮件等渠道，加强保密宣传教育，提高员工的保密意识。2.定期发布保密工作动态和案例分析，引导员工自觉遵守保密制度。十、保密监督与检查（一）监督机制1.公司设立保密监督小组，负责对公司保密记录管理工作进行监督检查。2.保密监督小组由公司高层管理人员、人力资源部门、法务部门等相关人员组成。（二）检查内容1.保密制度的执行情况，包括记录的产生、存储、使用、借阅、销毁等环节。2.保密标识的标注情况，确保记录得到正确标识。3.员工的保密意识和行为，是否存在违规泄露信息的情况。（三）检查频率1.定期检查：每季度至少进行一次全面的保密检查。2.不定期抽查：根据工作需要，随时对部分部门或岗位进行保密抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真分析问题原因，制定整改措施，并将整改情况及时反馈给保密监督小组。3.对于违反保密制度的行为，将按照公司规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。十一、保密奖惩（一）奖励1.对于在保密工作中表现突出的部门或个人，公司将给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。（二）惩罚1.对于违反保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相