保密外场管理制度

保密外场管理制度一、总则（一）目的为加强公司外场活动中的保密管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，防止因外场活动导致信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外场活动的部门、人员以及与外场活动相关的合作方。外场活动包括但不限于产品发布会、展会、促销活动、市场调研、客户现场服务等在公司办公区域以外开展的各类活动。（三）基本原则1.预防为主原则：采取有效的保密措施，从源头上防止信息泄露风险。2.全程管控原则：对从信息产生、存储、传输、使用到销毁的全过程进行保密管理。3.谁使用谁负责原则：参与外场活动的人员对所接触到的保密信息承担保密责任。4.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保保密工作合法合规。二、保密职责（一）公司管理层1.制定战略：将保密工作纳入公司整体战略规划，明确保密工作目标和方向。2.提供资源：确保保密工作所需的人力、物力、财力等资源得到保障。3.监督决策：对重大外场活动中的保密决策进行监督，确保保密措施的有效执行。（二）保密管理部门1.制度制定：负责制定、修订和完善保密外场管理制度，并监督执行。2.培训教育：组织开展保密培训教育活动，提高员工保密意识和技能。3.监督检查：定期对外场活动的保密工作进行监督检查，及时发现和纠正问题。4.泄密处置：对发生的泄密事件进行调查处理，采取措施减少损失，并追究相关人员责任。（三）外场活动负责人1.方案制定：在外场活动策划阶段，制定详细的保密工作方案，明确保密措施和责任分工。2.人员管理：对参与外场活动的人员进行保密教育和培训，确保其了解保密要求和责任。3.现场管控：在外场活动现场，严格执行保密制度，对活动过程中的信息流转进行全程监控。4.应急处置：制定外场活动保密应急预案，在发生泄密事件时及时启动应急处置措施。（四）参与外场活动人员1.接受教育：积极参加保密培训教育活动，掌握保密知识和技能。2.遵守规定：严格遵守保密外场管理制度，不擅自传播、泄露公司保密信息。3.妥善保管：妥善保管所接触到的保密资料和设备，防止丢失、损坏或被盗。4.及时报告：发现保密信息有泄露风险或发生泄密事件时，及时向上级报告。三、保密范围（一）商业秘密1.技术信息：包括公司的产品研发技术、生产工艺、技术诀窍、技术方案等。2.经营信息：如市场策略、客户名单、销售渠道、营销计划、财务数据等。3.管理信息：公司的组织架构、管理模式、内部规章制度、人力资源信息等。（二）敏感信息1.尚未公开的公司重大决策、战略规划等。2.涉及公司核心竞争力的关键信息。3.客户要求保密的信息。（三）其他需要保密的信息由公司根据具体情况确定并明确告知相关人员的其他信息。四、保密措施（一）信息分类与标识1.对拟在对外活动中使用的信息进行分类，分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密：最重要的保密信息，泄露会使公司遭受极其严重的损害。机密：重要的保密信息，泄露会使公司遭受较大的损害。秘密：一般的保密信息，泄露会使公司遭受一定的损害。2.在信息载体上明确标注保密等级和保密期限，如“绝密★长期”“机密★5年”“秘密★3年”等。（二）人员管理1.背景审查：对外场活动参与人员进行严格的背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。2.签订协议：与参与外场活动的人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任。3.限制接触：根据工作需要，严格限制人员对保密信息的接触范围，只允许必要的人员在必要的时间和地点接触相关信息。（三）场地管理1.选择合适场地：外场活动场地应选择安全可靠、具备保密条件的场所。如场地存在安全隐患或保密风险，应采取相应的防范措施。2.现场布置管理：在外场活动现场布置过程中，对涉及保密信息的展示区域进行合理规划和保护，防止无关人员进入。对展示设备、资料等进行妥善保管，避免信息泄露。3.活动结束清理：外场活动结束后，及时清理现场，确保场地内无遗留的保密信息和相关物品。（四）设备管理1.设备检查：对外场活动中使用的各类设备，如电脑、存储设备、移动终端等进行严格的检查，确保其存储的信息已进行加密处理或已删除保密信息。2.专人保管：指定专人负责设备的保管和使用，严格按照操作规程进行操作，防止设备丢失、损坏或被盗。3.数据备份与恢复：定期对外场活动中涉及的重要数据进行备份，并妥善存储在安全的地点。制定数据恢复计划，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（五）信息传输管理1.加密传输：在通过网络、移动通讯等方式传输保密信息时，必须采用加密技术进行传输，确保信息传输过程中的安全性。2.限制传输：严格限制保密信息的传输范围，只允许传输给必要的人员和系统，并确保接收方具备相应的保密能力和条件。3.传输记录：对保密信息的传输进行详细记录，包括传输时间、传输内容、接收方等信息，以便于追溯和审计。（六）文件资料管理1.文件登记：对外场活动中产生的文件资料进行详细登记，记录文件名称、密级、份数、发放范围、发放时间等信息。2.专人发放：指定专人负责文件资料的发放和回收工作，严格按照发放范围进行发放，并要求接收人员签字确认。3.文件保管：对文件资料进行妥善保管，存放在安全保密的场所，防止文件资料丢失、损坏或被盗。4.文件销毁：外场活动结束后，对不再使用的文件资料进行及时销毁。销毁过程应进行详细记录，确保文件资料彻底销毁，无法恢复。五、监督与检查（一）定期检查1.保密管理部门定期对外场活动的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度执行情况、人员管理情况、场地设备管理情况、信息传输与文件资料管理情况等。2.检查方式可采用现场检查、资料查阅、人员访谈等多种形式。（二）不定期抽查1.公司管理层或保密管理部门不定期对外场活动的保密工作进行抽查，及时发现和纠正保密工作中存在的问题。2.抽查结果应及时反馈给相关部门和人员，并要求其限期整改。（三）专项检查1.针对重要外场活动或存在保密风险的外场活动，组织开展专项保密检查，确保活动过程中的保密措施得到有效落实。2.专项检查可邀请专业机构或专家进行指导，提高检查的专业性和准确性。（四）检查记录与整改1.对每次检查的情况进行详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及整改要求等。2.被检查部门和人员应根据检查提出的问题，制定整改措施，明确整改责任人及整改期限，并按时完成整改任务。3.整改完成后，应及时向保密管理部门提交整改报告，保密管理部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。六、泄密事件处理（一）事件报告1.一旦发现保密信息有泄露迹象或发生泄密事件，发现人员应立即向本部门负责人报告，部门负责人应在接到报告后[X]小时内向上级领导和保密管理部门报告。2.报告内容应包括泄密事件发生的时间、地点、涉及的保密信息内容、可能造成的影响等。（二）应急处置1.保密管理部门接到泄密事件报告后，应立即启动保密应急预案，组织相关人员进行应急处置。2.应急处置措施包括：迅速采取措施防止泄密信息进一步扩散，对已泄露的信息进行追踪和控制，评估泄密事件可能造成的损失，及时通知相关部门和人员采取补救措施等。（三）调查处理1.成立泄密事件调查小组，对泄密事件进行全面深入的调查，查明泄密原因、途径和责任人。2.调查小组可通过查阅资料、询问相关人员、技术分析等方式收集证据，确定泄密事件的性质和责任。3.根据调查结果，对泄密事件的责任人进行严肃处理，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。（四）总结改进1.泄密事件处理完毕后，保密管理部门应组织相关部门和人员对事件进行总结分析，查找保密管理工作中存在的漏洞和薄弱环节。2.根据总结分析结果，制定针对性的改进措施，完善保密制度和保密措施，防止类似泄密事件再次发生。七、培训与教育（一）培训计划1.保密管理部门每年制定外场活动保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应根据公司业务发展和保密工作实际需要进行调整和完善。（二）培训内容1.保密法律法规：组织学习国家有关保密法律法规，增强员工的法律意识。2.公司保密制度：深入学习公司保密外场管理制度，确保员工熟悉保密要求和工作流程。3.保密技能：如信息分类与标识、文件资料管理、设备使用与维护、信息传输安全等方面的技能培训。4.案例分析：通过分析典型泄密案例，吸取教训，提高员工的保密防范意识。（三）培训方式1.集中培训：定期组织外场活动参与人员进行集中培训，邀请专家或内部讲师进行授课。2.在线学习：开发在线保密培训课程，供员工随时随地进行学习，提高培训的灵活性和覆盖面。3.现场指导：在重要外场活动现场，由保密管理人员进行现场指导，及时解答员工在保密工作中遇到的问题。（四）培训效果评估1.采用考试、撰写心得体会、实际操作考核等方式对培训效果进行评估。2.根据评估结果，对培训效果不理想的员工进行补考或再次培训，确保员工掌握必要的保密知识和技能。八、奖励与处罚（一）奖励1.对在保密外场工作中表现突出，为公司保密工作做出显著贡献的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等，具体奖励标准由公司另行制定。（二）处罚1.对违反保密