保密台账管理制度

保密台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密管理，规范保密台账的建立、使用和管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及外包服务人员等。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规及相关保密规定，确保保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识教育，完善保密措施，预防泄密事件的发生。3.突出重点原则：明确重点保密领域和关键环节，实施重点监控和管理。4.严格责任原则：明确保密责任，对违反保密制度的行为严肃追究责任。二、保密台账的定义与分类（一）定义保密台账是指公司用于记录和管理各类保密信息的文件、资料、记录等的集合，包括但不限于涉及商业秘密、技术秘密、客户信息、财务数据等方面的信息。（二）分类1.商业秘密台账：记录公司在经营活动中形成的不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。2.技术秘密台账：涵盖公司的技术研发成果、工艺流程、技术诀窍等技术类保密信息。3.客户信息台账：包含客户的基本资料、交易记录、需求偏好等信息。4.财务数据台账：涉及公司的财务报表、预算数据、成本核算等财务方面的保密信息。5.其他保密信息台账：如公司战略规划、重大决策、内部管理文件等其他需要保密的信息。三、保密台账的建立（一）台账建立的责任部门1.涉及商业秘密的台账：由公司业务部门负责建立，如市场部门负责客户信息台账，研发部门负责技术秘密台账等。2.财务数据台账：由财务部门负责建立。3.其他保密信息台账：根据信息所属部门或归口管理部门负责建立。（二）台账内容要求1.基本信息：包括信息名称、密级、产生部门、产生时间、保密期限等。2.详细内容：根据不同类型的保密信息，详细记录其具体内容，如商业秘密台账应记录商业秘密的具体事项、涉及范围、应用领域等。3.接触人员：明确有权接触该保密信息的人员名单，包括姓名、部门、职务等。4.使用记录：记录保密信息的使用时间、用途、使用方式等情况。5.变更记录：如保密信息的内容、密级、接触人员等发生变更时，及时记录变更情况及原因。（三）台账建立流程1.信息收集：各责任部门负责收集本部门产生或涉及的保密信息，并进行初步整理。2.信息审核：收集后的保密信息需经部门负责人审核，确保信息准确、完整且符合保密要求。3.台账录入：审核通过的保密信息由专人负责录入保密台账系统，确保录入信息与原始资料一致。4.台账审批：台账录入完成后，提交公司保密管理部门进行审批，审批通过后方可正式生效。四、保密台账的使用与管理（一）使用权限1.根据工作需要：经公司授权，相关人员可查阅、使用与其工作职责相关的保密台账信息。2.限制访问范围：严格限制保密台账的访问范围，未经授权人员不得擅自查阅、使用。（二）使用流程1.申请：使用人员填写保密信息使用申请表，注明使用信息的名称、用途、使用期限等。2.审批：申请表经所在部门负责人审核，报公司保密管理部门审批同意后，方可使用。3.登记：使用人员在使用保密台账信息时，应进行详细登记，记录使用时间、内容、归还情况等。（三）日常管理1.专人负责：指定专人负责保密台账的日常管理工作，包括台账的维护、更新、备份等。2.定期检查：公司保密管理部门定期对保密台账进行检查，确保台账信息的准确性、完整性和安全性。3.安全防护：采取必要的安全防护措施，如设置访问密码、加密存储等，防止保密台账信息泄露。五、保密台账的借阅与归还（一）借阅申请因工作需要借阅保密台账的，借阅人应填写保密台账借阅申请表，详细说明借阅目的、借阅期限等。（二）借阅审批申请表经所在部门负责人、公司保密管理部门审批同意后，方可借阅。（三）借阅要求1.专人陪同：借阅时应由保密管理部门指定专人陪同，确保借阅过程中信息安全。2.不得复制：未经许可，借阅人不得擅自复制保密台账信息。3.按时归还：借阅人应在规定期限内归还保密台账，如需延期，应提前办理延期手续。（四）归还检查借阅人归还保密台账时，保密管理部门应对台账进行检查，确保台账完整无损，信息未被泄露。六、保密台账的变更与销毁（一）变更1.信息变更：当保密信息的内容、密级、接触人员等发生变更时，责任部门应及时填写保密台账变更申请表，说明变更原因及内容。2.审批流程：变更申请表经部门负责人审核，报公司保密管理部门审批后，对保密台账进行相应变更。（二）销毁1.销毁条件：保密信息超过保密期限或已失去保密价值，经公司保密管理部门审核批准后，可进行销毁。2.销毁方式：采用安全可靠的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保信息无法恢复。3.销毁记录：对保密台账的销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。七、保密责任与监督（一）保密责任1.部门负责人责任：各部门负责人为本部门保密工作的第一责任人，负责组织实施本部门的保密工作，确保保密台账的规范管理。2.员工责任：公司全体员工应严格遵守保密制度，妥善保管和使用所接触的保密台账信息，不得泄露公司机密。（二）监督检查1.内部监督：公司保密管理部门定期对各部门保密台账管理情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.违规处理：对违反保密制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、培训与教育（一）培训计划公司定期组织保密培训，将保密台账管理作为培训内容之一，提高员工的保密意识和管理水平。（二）培训内容1.保密法律法规：学习国家相关保密法律法规，明确保密责任和义务。2.保密制度：详细讲解公司保密台账管理制度的各项