保安财务管理制度

保安财务管理制度总则目的为了加强公司保安部门的财务管理，规范财务行为，保障保安工作的顺利开展，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，结合保安部门实际情况，制定本制度。适用范围本制度适用于公司保安部门的所有财务活动，包括但不限于经费预算、费用报销、物资采购、资产管理等。基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和公司各项财务规定，确保财务活动合法合规。2.真实性原则：财务信息真实、准确、完整，如实反映保安部门财务状况和经营成果。3.合理性原则：各项费用支出应合理、必要，符合保安工作实际需求，杜绝浪费和不合理开支。4.审批原则：所有财务事项必须经过规定的审批流程，明确审批权限，确保财务决策科学、规范。经费预算管理预算编制1.保安部门应于每年末根据下一年度保安工作计划和任务，编制本部门的经费预算草案。预算内容应涵盖人员薪酬、办公费用、设备购置、安保物资采购、培训费用、应急处置费用等各项开支。2.预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑上一年度预算执行情况和本年度工作变化因素，确保预算的科学性和合理性。3.预算草案应详细列出各项费用的预算金额、计算依据及资金来源，并附相关说明材料。预算审批1.保安部门编制的经费预算草案经部门负责人审核后，报公司财务部门。2.公司财务部门对预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司整体财务状况和发展战略，提出调整意见。3.调整后的预算草案报公司管理层审批。公司管理层根据公司实际情况和发展需求，对预算进行最终审定，并下达执行。预算执行1.保安部门应严格按照批准的预算执行，确保各项费用支出控制在预算范围内。不得擅自调整预算，如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的审批程序办理。2.财务部门应定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向保安部门反馈。保安部门应根据财务部门反馈的信息，采取有效措施，确保预算目标的实现。3.预算执行过程中，如遇重大事项或突发事件导致预算执行偏差较大，保安部门应及时向公司管理层报告，并提出相应的解决方案。预算调整1.在预算执行过程中，如因政策调整、市场变化、工作任务增加或减少等原因，需要调整预算的，保安部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的项目、调整的金额及调整后的预算安排，并附相关证明材料。3.预算调整申请经部门负责人审核后，报公司财务部门。公司财务部门对调整申请进行审核，并报公司管理层审批。经批准后的预算调整申请作为预算执行的依据。费用报销管理报销范围1.与保安工作相关的费用支出，包括但不限于办公用品、通讯费、差旅费、业务招待费、培训费用、安保设备维护费、安保物资采购费等，符合公司规定的可予以报销。2.个人因工作需要发生的费用，如制服洗涤费、工作餐费等，在规定标准内可报销。报销凭证1.所有费用报销必须提供真实、合法、有效的原始凭证。原始凭证应包括发票、收据、报销单、审批单等，且发票应符合国家税务部门的规定，具备发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等要素。2.原始凭证如有遗失，应取得原开具单位加盖公章的证明，并注明原凭证的号码、金额和内容等，经部门负责人和财务部门审核后，方可作为报销凭证。报销流程1.费用发生后，经办人应及时整理原始凭证，并填写费用报销单。报销单应注明费用发生的日期、事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。2.报销单经部门负责人审核签字后，报财务部门。财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，审核无误后签字。3.财务审核通过的报销单，按照公司审批权限规定，报公司领导审批。公司领导审批同意后，财务部门予以报销付款。报销标准1.办公用品：根据实际工作需要，合理控制办公用品的采购数量和金额。办公用品采购应通过公司指定的采购渠道进行，采购发票应注明办公用品明细。2.通讯费：按照公司规定的通讯补贴标准执行，员工应提供与工作相关的通讯费用发票，超出补贴标准部分自理。3.差旅费：严格按照公司差旅费管理制度执行，明确出差标准，包括交通、住宿、餐饮等费用标准。出差结束后，应及时办理报销手续，提供出差审批单、机票、车票、住宿发票等相关凭证。4.业务招待费：业务招待应遵循必要、合理、节俭的原则，严格控制招待费用支出。招待费用报销时，应注明招待对象、事由、人数等信息，并附招待费用清单。业务招待费报销需经公司领导审批，且不得超过公司规定的年度业务招待费预算总额。5.培训费用：参加公司组织的培训或外部专业培训，需经公司批准。培训费用报销应提供培训通知、培训发票、培训考核记录等相关凭证，按照公司规定的培训费用报销标准执行。6.安保设备维护费：安保设备维护应按照设备维护计划进行，确保设备正常运行。维护费用报销时，应提供维修发票、维修清单、设备维护记录等相关凭证，经设备管理部门和财务部门审核后报销。7.安保物资采购费：安保物资采购应根据实际工作需求，制定采购计划，经审批后进行采购。采购发票应注明物资名称、规格、数量、金额等信息，采购物资应经验收合格后入库，报销时应提供采购合同、验收单、发票等相关凭证。物资采购管理采购计划1.保安部门应根据工作需要，定期编制安保物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格、数量、采购时间等信息，并经部门负责人审核批准。2.采购计划应充分考虑库存情况，避免重复采购和积压物资。对于常用物资，应设定合理的库存限额，确保物资供应的及时性和连续性。采购流程1.采购计划批准后，采购人员应按照公司采购管理制度，选择合格的供应商进行采购。采购人员应通过招标、询价、比价等方式，确保采购物资的质量和价格合理。2.采购人员与供应商签订采购合同，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。采购合同应报财务部门备案。3.物资到货后，采购人员应及时通知仓库管理人员进行验收。仓库管理人员按照采购合同和验收标准对物资进行验收，验收合格后填写验收单。验收单应注明物资名称、规格、数量、质量状况等信息，并由验收人员签字确认。4.采购人员凭验收单、采购合同、发票等相关凭证到财务部门办理报销手续。财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式支付货款。采购监督1.公司财务部门应定期对保安部门的物资采购情况进行监督检查，重点检查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购物资的质量和价格等。2.对于发现的问题，财务部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。如发现违规采购行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。资产管理资产分类保安部门的资产主要包括固定资产和低值易耗品。1.固定资产：指单位价值在规定标准以上，使用年限在一年以上，并在使用过程中保持原有物质形态的资产，如安保设备、交通工具等。2.低值易耗品：指单位价值在规定标准以下，使用年限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如对讲机、警棍等。资产购置1.固定资产购置应按照公司固定资产管理制度执行，编制固定资产购置计划，经审批后进行采购。固定资产购置应通过招标、询价、比价等方式，选择合格的供应商，确保资产质量和价格合理。2.低值易耗品购置应根据工作需要，由部门负责人审批后进行采购。采购应选择正规渠道，确保物资质量。资产验收1.资产到货后，采购人员应及时通知相关部门进行验收。固定资产验收由设备管理部门和使用部门共同进行，验收合格后填写固定资产验收单。低值易耗品验收由仓库管理人员和使用部门进行，验收合格后填写验收单。2.验收内容包括资产的名称、规格、数量、质量、型号、外观等，确保资产符合采购合同要求。资产登记1.财务部门应根据验收单和采购发票等相关凭证，对资产进行登记入账，建立固定资产台账和低值易耗品台账。台账应详细记录资产的名称、规格、型号、购置时间、购置金额、使用部门、存放地点等信息。2.资产登记应做到账实相符，定期对资产进行清查盘点，确保资产的安全完整。资产使用与保管1.资产使用部门应负责资产的日常使用和保管，确保资产的正常运行和安全。资产使用人员应严格按照操作规程使用资产，不得擅自转借、出租、变卖资产。2.对于固定资产，应建立资产使用档案，记录资产的使用、维修、保养等情况。对于低值易耗品，应建立领用登记制度，记录领用时间、领用人、领用数量等信息。资产处置1.资产处置包括资产的报废、出售、转让等。资产处置应按照公司资产处置管理制度执行，由使用部门提出申请，经设备管理部门、财务部门和公司领导审批后进行处置。2.资产处置收入应及时足额上缴公司财务部门，纳入公司统一核算。资产处置过程中发生的相关费用，应按照规定进行报销。财务审批权限部门负责人审批权限1.保安部门预算内金额在[X]元以下的费用报销，由部门负责人审批。2.保安部门预算内金额在[X]元以上至[X]元的费用报销，经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。3.保安部门预算内金额在[X]元以上的费用报销，经部门负责人和公司分管领导审核后，报公司总经理审批。公司领导审批权限1.保安部门预算外费用报销，无论金额大小，均需报公司总经理审批。2.保安部门重大财务事项，如大额资产购置、重大合同签订等，需报公司董事会审批。财务监督与审计财务监督1.公司财务部门应定期对保安部门的财务活动进行监督检查，检查内容包括预算执行情况、费用报销情况、物资采购情况、资产管理情况等。2.财务部门应及时发现和纠正财务活动中存在的问题，对违规行为提出整改意见，并跟踪整改情况。如发现重大财务问题，应及时向公司领导报告。内部审计1.公司内部审计部门应定期对保安部门进行内