保养记录管理制度

保养记录管理制度一、总则（一）目的为了加强公司设备、资产等的保养管理，规范保养记录工作，确保保养工作的有效执行，提高设备资产的使用寿命和运行效率，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有设备、固定资产、办公设施等需要进行保养的资产的保养记录管理。（三）基本原则1.真实性原则：保养记录应如实反映设备资产的保养情况，确保记录内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖设备资产保养的各个环节，包括保养计划、实施过程、结果等信息，保证记录完整无缺。3.及时性原则：在保养工作完成后，应及时进行记录，不得拖延，以便准确反映设备资产的状态变化。4.规范性原则：记录格式、内容填写等应符合统一规范，便于查询、统计和分析。二、职责分工（一）设备管理部门1.负责制定设备的保养计划，明确保养周期、内容和要求。2.组织实施设备的保养工作，监督保养人员按照计划进行操作。3.收集、整理和审核设备保养记录，确保记录的准确性和完整性。4.根据保养记录分析设备运行状况，提出改进建议和措施。（二）保养人员1.按照设备管理部门制定的保养计划，认真执行设备保养工作。2.详细记录每次保养的具体情况，包括保养时间、内容、更换的零部件等信息。3.及时向设备管理部门反馈设备在保养过程中发现的问题和异常情况。（三）使用部门1.配合设备管理部门和保养人员做好设备保养工作，提供必要的协助和支持。2.监督设备保养工作的执行情况，确保设备保养后能够正常运行，满足生产经营需求。3.对设备保养记录进行初步审核，确认记录与实际保养情况相符。（四）财务部门1.根据设备保养记录，审核保养费用的合理性和合规性。2.负责保养费用的核算和报销工作，确保费用支出准确无误。（五）质量部门1.对设备保养后的性能和质量进行检验和评估，确保设备符合生产工艺要求。2.根据设备保养记录和质量检验结果，分析设备保养对产品质量的影响。三、保养记录内容（一）设备基本信息1.设备名称、型号、编号。2.设备购置日期、启用日期。3.设备使用部门、放置地点。（二）保养计划信息1.保养周期（如月度、季度、年度等）。2.每次保养的具体内容和要求，包括检查项目、清洁部位、润滑要求、紧固情况等。（三）保养实施记录1.保养日期。2.实际执行保养工作的人员签名。3.详细记录保养过程中发现的问题及处理情况，如零部件磨损、故障隐患等，以及采取的维修、更换等措施。4.更换零部件的名称、规格、型号、数量及更换原因。5.保养过程中使用的工具、材料等信息。（四）保养结果评估1.由质量部门或相关专业人员对设备保养后的性能、运行状况进行评估，填写评估意见。2.评估结果分为良好、合格、不合格三个等级。若评估为不合格，需注明原因及整改要求。（五）审核与批准1.保养人员完成记录后，由使用部门负责人进行初步审核，确认记录内容与实际保养情况一致，并签字确认。2.设备管理部门对保养记录进行进一步审核，审核无误后签字批准。四、保养记录格式（一）纸质记录1.采用统一印制的保养记录表格，表格应包含上述保养记录内容的各项信息。2.表格应预留足够的空间填写详细的保养记录，字迹应清晰、工整，不得随意涂改。如确需涂改，应在涂改处加盖涂改人印章或签名，并注明涂改日期。（二）电子记录1.建立电子保养记录档案，采用电子表格（如Excel）或专业的资产管理软件进行记录。2.电子记录应与纸质记录内容一致，便于查询、统计和分析。同时，应定期对电子记录进行备份，防止数据丢失。五、保养记录的填写要求（一）准确性1.记录内容应准确反映设备保养的实际情况，不得虚报、瞒报。2.对于保养过程中发现的问题和处理情况，应详细、准确地记录，不得模糊不清或遗漏重要信息。（二）完整性1.按照保养记录格式要求，完整填写各项内容，不得有空缺。2.对于更换的零部件，应详细记录其名称、规格、型号、数量等信息，并附上更换零部件的清单或照片。（三）规范性1.填写记录时应使用规范的汉字、数字和符号，不得使用错别字、简化字或自造字。2.日期填写应按照年、月、日的顺序，采用阿拉伯数字表示，如“20XX年XX月XX日”。3.人员签名应使用本人真实姓名，不得代签。六、保养记录的收集与整理（一）定期收集1.保养人员应在每次保养工作完成后，及时将保养记录提交给设备管理部门。2.设备管理部门应定期（如每周、每月）对保养记录进行收集，确保记录的及时性和完整性。（二）分类整理1.设备管理部门收到保养记录后，应按照设备类别、型号、编号等进行分类整理。2.将纸质记录和电子记录分别存放，便于查阅和管理。对于纸质记录，应按照年份、月份顺序装订成册，并在每册首页编制目录。（三）归档保存1.整理后的保养记录应及时归档保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。2.归档后的保养记录应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。如有需要查阅或借阅，应按照公司档案借阅制度办理相关手续。七、保养记录的查阅与使用（一）查阅权限1.设备管理部门人员、使用部门负责人、财务部门人员、质量部门人员等因工作需要可查阅保养记录。2.其他人员如需查阅保养记录，应经设备管理部门负责人批准，并在指定地点查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《保养记录查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交给设备管理部门负责人审批，审批通过后，设备管理部门安排专人协助查阅。3.查阅人员应在指定地点查阅保养记录，不得擅自将记录带出或复制。如需复制，应经设备管理部门负责人同意，并按照规定办理复制手续。（三）使用用途1.设备管理部门可根据保养记录分析设备运行状况，制定设备维护计划和更新改造方案。2.财务部门可依据保养记录审核保养费用，进行成本核算和预算控制。3.质量部门可通过保养记录评估设备对产品质量的影响，采取相应的质量改进措施。4.使用部门可根据保养记录了解设备保养情况，合理安排生产任务，确保设备正常运行。八、保养记录的统计与分析（一）定期统计1.设备管理部门应定期（如每月、每季度）对保养记录进行统计，统计内容包括设备保养次数、保养费用、更换零部件情况等。2.统计结果应填写在《设备保养记录统计表》中，并以图表（如柱状图、折线图等）形式进行直观展示。（二）数据分析1.对统计数据进行分析，找出设备保养工作中存在的问题和规律。2.分析设备故障发生的频率、原因及与保养工作的关系，评估保养措施的有效性。3.根据数据分析结果，提出改进建议和措施，如调整保养计划、优化保养流程、加强设备巡检等，不断提高设备保养管理水平。九、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对保养记录管理工作进行监督检查，检查内容包括记录的真实性、完整性、及时性、规范性等。2.设备管理部门应定期对保养记录进行自查，及时发现和纠正存在的问题。3.对于监督检查中发现的问题，应下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核措施1.将保养记录管