侨联档案管理制度

侨联档案管理制度总则目的为加强侨联档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在侨联工作中的作用，特制定本制度。适用范围本制度适用于侨联机关及所属各部门在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。基本原则侨联档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。档案管理机构与职责档案管理部门侨联设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责侨联档案的集中管理工作。档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全与完整。3.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。4.积极开展档案编研工作，开发档案信息资源，为侨联工作提供参考依据。5.协助各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作，进行业务指导。档案的收集与整理收集范围1.侨联机关及所属各部门形成的各类文件、通知、报告、会议记录、工作计划与总结等。2.侨联组织开展活动的相关资料，包括活动方案、照片、视频、宣传资料等。3.侨联与海外侨胞、社团交流合作的文件、信函、协议等。4.侨联工作人员的人事档案材料，如履历表、考核材料、奖惩记录等。5.其他具有保存价值的文件、资料。收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保材料齐全、完整。2.对重要活动、重大事件形成的文件材料，应及时收集并移交档案管理部门。3.收集的文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备。整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写档案目录卡片。3.将文件材料按照分类顺序进行装订，保持整齐、牢固。4.编制档案检索工具，如全宗指南、分类目录、专题目录等，方便查找利用。档案的分类与编号分类标准侨联档案分为党群工作类、行政管理类、侨务工作类、人事管理类、财务工作类等类别。编号规则1.采用年度类别顺序号的编号方法。2.年度用四位数字表示，如“2023”。3.类别用大写字母表示，如“A”代表党群工作类。4.顺序号用三位数字表示，如“001”。5.例如，2023年党群工作类的第一份档案编号为“2023A001”。档案的保管与保护保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。保管措施1.档案应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行清点核对，确保账物相符。3.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。4.做好库房的温湿度记录，采取相应的调控措施，保持适宜的温湿度环境。安全管理1.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，确保档案安全。2.严格限制非档案管理人员进入库房，因工作需要进入的，须经档案管理部门负责人批准，并进行登记。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。档案的查阅与借阅查阅规定1.侨联内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。借阅规定1.侨联外部单位或个人因特殊原因需要借阅档案的，须经侨联分管领导批准，并填写《档案借阅申请表》。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、泄露档案内容。4.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。档案的鉴定与销毁鉴定工作1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员等组成，对拟销毁的档案进行审核。3.根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，确定保管期限为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。销毁程序1.对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核、侨联分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应填写《档案销毁登记表》，记录销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，监销人员应在登记表上签字确认。档案的统计与移交统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，统计报表应按时报送侨联领导和上级档案管理部门。移交规定1.侨联撤销、合并或职能调整时，应按照国家有关规定，将档案移交相关部门或档案馆。2.移交档案时，应编制档案移交清册，办理交接手续，双方签字确认。档案信息化管理信息化建设目标逐步实现侨联档案的信息化管理，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和共享。信息化管理措施1.建立档案管理信息系统，对档案的基本信息、目录、全文等进行数字化录入和存储。2.利用信息技术对档案进行分类、检索、统计等管理操作，实现档案管理的自动化。