供应配送管理制度

供应配送管理制度一、总则1.目的为了规范公司供应配送管理工作，确保物资供应的及时性、准确性和高效性，降低运营成本，提高公司整体运营效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有物资的供应配送活动，包括原材料采购、生产物资配送、办公用品及设备的供应等相关工作。3.基本原则准确性原则：确保供应配送的物资数量、规格、质量等符合公司需求和相关标准。及时性原则：按时完成物资的采购、运输和交付，满足公司生产经营活动的进度要求。经济性原则：在保证物资质量和供应及时性的前提下，合理控制采购成本和配送费用。责任明确原则：明确各部门及人员在供应配送过程中的职责，确保工作有序开展，责任可追溯。二、供应配送管理组织架构及职责1.组织架构成立供应配送管理领导小组，由公司总经理担任组长，分管采购、物流等相关业务的副总经理担任副组长，成员包括采购部、物流部、生产部、财务部、质量控制部等部门负责人。采购部负责物资的采购工作；物流部负责物资的运输、仓储及配送等物流环节；生产部负责提出物资需求计划，并配合供应配送工作；财务部负责供应配送费用的核算与监督；质量控制部负责对采购物资的质量进行检验和把控。2.职责分工供应配送管理领导小组职责全面领导和决策公司供应配送管理工作的重大事项。协调各部门之间在供应配送过程中的工作关系，解决跨部门问题。监督供应配送管理制度的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。采购部职责根据公司各部门需求，制定采购计划并组织实施。寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护良好的供应商合作关系。负责采购合同的起草、签订、执行及跟踪，确保合同条款符合公司利益。对采购物资的价格、质量、交货期等进行严格把控，及时处理采购过程中的问题。物流部职责根据采购部的采购订单和生产部的需求计划，安排物资的运输和配送。负责物资的仓储管理，确保物资存储安全、有序，做好物资的出入库登记和盘点工作。优化物流配送路线，提高物流效率，降低物流成本。及时反馈物资运输和仓储过程中的异常情况，配合相关部门进行处理。生产部职责根据公司生产计划，提前准确地向采购部提交物资需求计划，明确物资的规格、数量、交货时间等要求。配合采购部和物流部进行物资的验收和交接工作，对物资的适用性进行确认。及时反馈生产过程中因物资供应问题导致的生产异常情况，协助相关部门解决问题。财务部职责负责供应配送费用的预算编制、审核和控制，确保费用支出合理合规。对采购合同的付款条款进行审核，按照合同约定及时办理付款手续。定期对供应配送成本进行核算和分析，为公司决策提供财务数据支持。质量控制部职责制定物资检验标准和流程，对采购物资进行严格的质量检验。对检验不合格的物资及时通知采购部与供应商沟通处理，防止不合格物资进入公司。参与供应商质量管理体系的评估，提出改进建议，促进供应商提高产品质量。三、采购管理1.采购计划制定采购部应每月末收集各部门的物资需求计划，结合库存情况、生产计划及市场供应情况等因素，综合分析后制定次月采购计划。采购计划应明确物资的名称、规格、数量、预计采购时间、采购预算等详细信息，并经部门负责人审核后报分管领导审批。对于紧急采购需求，相关部门应提前填写《紧急采购申请表》，说明紧急原因、物资需求详情等，经部门负责人签字、分管领导审批后交采购部办理。2.供应商选择与管理采购部应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务、企业信誉等方面。根据评估结果，选择合格的供应商建立合作关系，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款。定期对供应商进行考核评价，考核指标包括交货及时性、产品质量合格率、价格合理性、售后服务满意度等。根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不合格的供应商进行警告、整改或淘汰处理。3.采购流程采购申请：各部门根据实际需求填写《采购申请表》，详细说明物资名称、规格、数量、用途、需求日期等信息，经部门负责人签字后提交采购部。采购审批：采购部收到《采购申请表》后，对申请内容进行审核，对于符合采购计划和公司规定的申请，报分管领导审批。金额较大的采购项目需经总经理审批。采购实施：采购部根据审批后的采购申请，选择合适的供应商进行采购谈判。谈判达成一致后，签订采购合同。采购人员应跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。到货验收：物资到货前，采购部应及时通知物流部和质量控制部做好验收准备。物资到货时，物流部负责组织卸货和清点数量，质量控制部按照检验标准对物资质量进行检验。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资由采购部负责与供应商协商退换货等处理事宜。付款结算：财务部根据采购合同和验收单，审核无误后按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。采购人员应及时向财务部提供相关付款资料，确保付款工作顺利进行。四、物流配送管理1.运输管理物流部应根据采购部的采购订单和生产部的需求计划，合理安排运输车辆和运输路线，确保物资按时、安全送达目的地。对于贵重、易损、危险品等特殊物资，应采取相应的运输防护措施，确保物资在运输过程中的安全。运输过程中，司机应严格遵守交通规则，确保行车安全。如发生交通事故或运输异常情况，应及时向物流部报告，并采取措施减少损失。同时，物流部应及时与相关部门沟通协调，妥善处理事故或异常情况。2.仓储管理物流部应建立完善的仓储管理制度，规范物资的入库、存储、保管、出库等操作流程。物资入库时，仓库管理人员应核对物资的数量、规格、质量等与送货单和采购合同是否一致，无误后办理入库手续，并将物资存放于指定位置。仓库应保持整洁、通风、干燥，根据物资的特性和存储要求，采取相应的保管措施，如防潮、防虫、防火、防盗等，确保物资质量不受损。物资出库时，仓库管理人员应根据经审批的《领料单》或《发货单》发放物资，严格按照先进先出的原则进行操作，确保物资的账实相符。定期对仓库物资进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点结果应与库存账目进行核对，如发现账实不符，应及时查明原因并进行调整。3.配送管理物流部应根据各部门的需求时间和地点，合理安排配送计划，确保物资及时、准确配送到位。对于紧急配送需求，应优先安排车辆进行配送，并及时与相关部门沟通协调，确保配送任务顺利完成。在配送过程中，应做好物资的保护工作，避免物资在搬运和运输过程中受损。同时，应及时收集配送过程中的反馈信息，如客户对物资数量、质量、配送时间等方面的意见和建议，及时反馈给相关部门进行处理。五、库存管理1.库存控制目标公司应保持合理的库存水平，既满足生产经营活动的正常需求，又避免库存积压导致资金占用和成本增加。通过科学的库存管理方法，确保库存物资的账实相符、质量完好，提高库存周转率。2.库存分类管理根据物资的重要性、使用频率、采购周期等因素，将库存物资分为A、B、C三类。A类物资：价值高、使用频率高、采购周期长的关键物资，如核心原材料、关键零部件等。对A类物资应进行重点监控和管理，采用定期盘点、定量订货等方法，严格控制库存数量。B类物资：价值和使用频率适中的物资，如一般原材料、常用办公用品等。对B类物资可采用定期盘点、定期订货等方法进行管理，库存水平控制在合理范围内。C类物资：价值低、使用频率低、采购周期短的物资，如辅助材料、低值易耗品等。对C类物资可采用简化管理方法，如采用较大的订货批量、定期盘点等，以降低管理成本。3.库存盘点如前所述，定期进行库存盘点，包括小盘点和大盘点。盘点工作应由仓库管理人员、财务人员及相关部门人员共同参与。盘点过程中，应认真核对物资的实际数量、规格、质量等与库存账目是否一致，如实记录盘点结果。对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，填写《库存盘点差异报告》，经相关部门负责人签字确认后，报财务部进行账务处理。属于人为原因造成的盘盈盘亏，应追究相关人员的责任。六、信息管理1.建立供应配送信息系统公司应建立一套完善的供应配送信息系统，实现采购、物流、库存等信息的实时共享和动态管理。采购部应及时将采购订单、供应商信息、采购合同等数据录入信息系统；物流部应将物资运输、仓储、配送等信息录入系统；仓库管理人员应实时更新库存信息。通过信息系统，各部门可以随时查询供应配送相关信息，提高工作效率和决策的准确性。2.信息沟通与反馈建立定期的供应配送工作会议制度，各部门汇报工作进展情况、存在的问题及解决方案，加强部门之间的信息沟通与协调。在供应配送过程中，如发生异常情况（如供应商交货延迟、物资质量问题、运输事故等），相关部门应及时通过信息系统或其他沟通渠道向其他部门反馈，并共同协商解决措施。采购部应定期向公司领导汇报采购工作情况，包括采购成本、供应商管理、合同执行等方面的情况，为领导决策提供依据。七、监督与考核1.监督机制公司内部审计部门定期对供应配送管理工作进行审计监督，检查采购流程、合同执行、物资验收、库存管理等环节是否符合公司制度和相关法律法规要求。质量控制部对采购物资的质量进行全程监督，确保进入公司的物资质量合格。各部门之间应相互监督，发现违规行为及时向相关领导或部门报告。2.考核办法制定供应配送管理工作考核指标体系，对采购部、物流部、生产部等相关部门及人员进行考核。考核指标包括采购成本控制、交货及时性、物资质量合