传真复印管理制度

传真复印管理制度一、总则（一）目的为加强公司传真复印设备的管理，规范传真复印行为，提高工作效率，节约办公成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）管理原则1.确保传真复印工作的准确性和及时性，满足公司业务需求。2.合理使用传真复印设备，避免资源浪费。3.严格遵守国家法律法规，保护公司机密信息安全。二、传真管理（一）传真设备管理1.公司指定专人负责传真设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。2.传真设备应放置在固定的办公区域，保持周围环境整洁，避免受潮、受热和灰尘影响。3.定期对传真设备进行检查、清洁和保养，及时更换墨盒、色带等耗材，确保传真质量。（二）传真收发流程1.收传真传真机接收传真时，应设置自动接收模式，并保持电话线路畅通。负责接收传真的人员应及时查看传真内容，对于重要传真需立即送交相关部门或人员，并做好登记。登记内容包括传真日期、发送方号码、传真主题、接收部门及人员等。对于不需要回复的传真，应按照公司文件管理规定进行分类整理和存档；对于需要回复的传真，应及时安排回复，并跟踪回复情况。2.发传真员工如需发送传真，应填写《传真发送申请表》，注明传真日期、接收方号码、传真主题、传真内容等信息，并经部门负责人签字批准。将填写完整的申请表连同传真文件一并交至传真设备管理人员处。传真设备管理人员在收到申请表和传真文件后，应认真核对信息，确保传真内容准确无误。按照申请表上的接收方号码进行拨号，待对方传真机应答后，发送传真文件，并确认传真发送成功。传真发送完成后，传真设备管理人员应在申请表上记录发送时间，并将申请表和传真文件副本存档。（三）传真保密规定1.涉及公司机密信息的传真，应严格按照公司保密制度进行处理。2.在传真传输过程中，应采取加密措施，确保信息安全。3.禁止将公司机密传真转发给无关人员或在公共场合谈论传真内容。4.传真文件应妥善保管，不得随意丢弃，如需销毁，应按照公司文件销毁规定进行处理。三、复印管理（一）复印设备管理1.公司指定专人负责复印设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。2.复印设备应放置在固定的办公区域，保持周围环境整洁，避免受潮、受热和灰尘影响。3.定期对复印设备进行检查、清洁和保养，及时更换墨盒、硒鼓等耗材，确保复印质量。（二）复印申请流程1.员工如需复印文件，应填写《复印申请表》，注明复印日期、复印文件名称、复印份数、复印用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.将填写完整的申请表连同复印文件一并交至复印设备管理人员处。3.复印设备管理人员在收到申请表和复印文件后，应认真核对信息，确保复印内容准确无误。4.根据申请表上的复印份数进行复印操作，并对复印文件进行整理和装订（如需）。5.复印完成后，复印设备管理人员应在申请表上记录复印时间，并将申请表和复印文件副本存档。（三）复印收费规定1.为控制办公成本，公司对复印服务实行收费制度。2.复印收费标准按照纸张类型、复印份数等因素制定，具体收费标准见附件《复印收费标准表》。3.员工在申请复印时，应按照收费标准向公司财务部门缴纳复印费用。4.财务部门应定期对复印费用进行核算和统计，并向公司管理层汇报。（四）复印保密规定1.涉及公司机密信息的复印文件，应严格按照公司保密制度进行处理。2.在复印过程中，应采取必要的措施防止文件内容泄露，如避免无关人员在场等。3.禁止将公司机密复印文件提供给无关人员或在公共场合展示。4.复印文件应妥善保管，不得随意丢弃，如需销毁，应按照公司文件销毁规定进行处理。四、使用规范（一）使用时间传真复印设备的使用时间为正常工作日的办公时间，特殊情况需提前向设备管理人员申请并获得批准。（二）使用人员要求1.所有员工应爱护传真复印设备，按照操作规程正确使用，不得随意拆卸、损坏设备。2.使用传真复印设备时，应保持设备清洁，避免在设备上乱写乱画。3.禁止使用传真复印设备进行与工作无关的活动，如私人传真、复印等。（三）故障处理1.当传真复印设备出现故障时，使用人员应及时通知设备管理人员进行维修。2.设备管理人员应在接到通知后及时对故障进行排查和维修，确保设备尽快恢复正常运行。3.在设备维修期间，如因工作需要，可临时借用其他部门的传真复印设备。五、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对传真复印设备的使用情况进行监督和检查。（二）检查内容1.传真复印设备的日常维护和管理情况。2.传真复印收发流程的执行情况。3.传真复印保密规定的落实情况。4.复印收费制度的执行情况。（三）检查方式1.定期检查：行政部门每月对传真复印设备的使用情况进行一次全面检查。2.不定期抽查：行政部门不定期对传真复印设备的使用情况进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时向相关部门或人员发出整改通知，要求限期整改。2.对于违反本制度的行为，公司将按照相关规定进行严肃处理，情节严重的将给予纪律处分。六、培训与宣传（一）培训计划公司定期组织员工进行传真复印设备使用培训，提高员工的操作技能和安全意识。培训内容包括传真复印设备的操作规程、保密规定、收费制度等。（二）宣传工作通过公司内部宣传栏、邮件、培训等方式，向员工宣传本制度的相关内容，确保员工了解并遵