会费专人管理制度

会费专人管理制度总则目的为了加强公司会费的管理，规范会费收取、使用和监管流程，确保会费使用的透明、合理、合规，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内部所有涉及会费管理的相关人员及活动，包括但不限于各类协会、社团、专业组织等所产生的会费缴纳、使用及管理活动。基本原则1.专款专用原则：会费必须专项用于与相应组织活动相关的支出，不得挪作他用。2.透明公开原则：会费的收取、使用情况应定期向会员公开，接受会员监督。3.预算控制原则：会费使用应严格按照预算执行，确保收支平衡，避免浪费。4.合规合法原则：会费管理必须遵守国家法律法规及公司相关规定。会费管理人员职责专人岗位设置设立会费管理专员岗位，负责公司会费的日常管理工作。该专员应具备良好的财务知识、沟通能力和责任心，由公司人力资源部会同财务部进行选拔和任命。职责概述1.会费收取负责与相关组织对接，及时获取会费缴纳标准、期限等信息。制作会费缴纳通知，明确告知会员缴纳金额、方式及截止日期等。跟进会员会费缴纳情况，对逾期未缴会员进行提醒和催缴。准确记录会费收入，及时将款项缴存公司指定账户。2.会费使用管理参与制定会费年度预算草案，根据组织活动计划和实际需求，合理安排各项费用支出。审核会费使用申请，确保申请内容与组织活动相关，费用支出合理合规。负责办理会费报销手续，按照公司财务制度要求，提供完整的报销凭证，确保报销流程顺畅。定期对会费使用情况进行统计和分析，形成报告向管理层汇报。3.账务处理与记录按照财务会计准则，对会费收支进行准确的账务处理，确保账目清晰、数据准确。建立健全会费管理台账，详细记录会费的收取、使用、结余等情况，便于查询和核对。配合公司财务审计工作，提供会费管理相关资料，接受审计监督。4.沟通与协调与会员保持良好沟通，解答会员关于会费的疑问，收集会员对会费管理的意见和建议。与相关组织沟通协调会费管理中的各项事宜，确保信息传递及时、准确。协助组织举办各类活动，做好会费使用的相关保障工作。会费收取管理缴费标准确定1.根据公司参与的各类组织的章程、规定及实际运营成本，由相关负责人会同会费管理专员制定会费缴费标准。缴费标准应明确、合理，并经公司管理层审批后执行。2.缴费标准如有调整，需提前向会员公布，并说明调整原因。缴费通知发放1.在会费缴纳期限前[X]个工作日，会费管理专员应向会员发送会费缴纳通知。通知内容应包括缴费标准、缴费金额、缴费方式、截止日期等信息。2.缴费通知可通过邮件、短信、内部通讯软件等多种方式发送，确保会员及时收到通知。缴费方式1.银行转账：会员应将会费转账至公司指定的银行账户，并在转账备注中注明会员姓名、所属组织及会费所属期间。2.现金缴纳：对于确有不便通过银行转账缴纳的会员，可在规定时间内到公司指定地点以现金方式缴纳会费。缴纳现金时，会员应填写缴费登记表，注明相关信息。3.其他方式：如通过电子支付平台等方式缴纳会费，应确保支付渠道安全可靠，并按照平台操作指引完成缴费流程。催缴与跟进1.对于逾期未缴纳会费的会员，会费管理专员应在逾期后[X]个工作日内进行提醒。提醒方式包括电话、邮件、短信等，明确告知会员逾期未缴费及可能产生的影响。2.经过[X]次提醒后会员仍未缴纳会费的，会费管理专员应将会员名单及欠费情况提交给相关负责人，由负责人根据具体情况采取进一步措施，如暂停会员权益、限制参与活动等。3.在催缴过程中，应做好记录，包括提醒时间、方式、会员反馈等信息，以便跟踪和统计。收入记录与缴存1.会费管理专员应及时记录每笔会费收入，包括缴费会员姓名、所属组织、缴费金额、缴费方式、缴费日期等详细信息。2.每日营业终了，会费管理专员应将收取的现金缴存公司指定银行账户，并填写现金缴存单。对于银行转账收入，应及时核对到账情况，并在台账中进行相应记录。3.每月末，会费管理专员应对当月会费收入情况进行汇总统计，与财务部门核对账目，确保收入数据准确无误。会费使用管理预算编制1.每年[具体时间]前，会费管理专员应根据各类组织下一年度的活动计划和工作安排，结合历史费用支出情况，编制会费年度预算草案。2.预算草案应包括但不限于活动费用（如会议场地租赁、设备租赁、嘉宾邀请等）、办公费用（如办公用品采购、水电费等）、宣传费用（如制作宣传资料、广告投放等）、会员服务费用（如培训课程、会员福利等）等项目，并分别列出预算金额。3.会费年度预算草案经相关负责人审核后，提交公司管理层审批。审批通过后的预算作为会费使用的控制依据。使用申请1.组织开展活动或因其他需要使用会费时，相关负责人应提前填写会费使用申请表。申请表应详细说明费用用途、金额、预计支付时间等信息，并附上相关的费用预算明细、活动方案或审批文件等支持材料。2.会费使用申请表经部门负责人审核后，提交至会费管理专员进行初审。初审内容包括申请事项是否与组织活动相关、费用金额是否在预算范围内、支持材料是否齐全等。3.初审通过后的申请表，由会费管理专员提交至公司管理层进行最终审批。对于金额较大或涉及重要事项的费用支出，可能需要经过公司高层会议讨论决定。费用报销1.费用支出发生后，相关人员应及时整理报销凭证，并按照公司财务制度要求填写报销单。报销单应注明费用报销事由、金额、发票号码等信息，并附上经审批通过的会费使用申请表及相关发票、合同等原始凭证。2.报销单经部门负责人签字确认后，提交至会费管理专员进行审核。会费管理专员应再次核对报销凭证与申请内容是否一致，费用支出是否符合预算和相关规定，发票是否真实有效等。3.审核通过后的报销单，由会费管理专员提交至公司财务部门进行报销处理。财务部门应按照公司财务流程进行资金支付，并在账务系统中记录相关支出信息。支出监控1.会费管理专员应定期对会费使用情况进行监控，对比实际支出与预算执行情况。每月末，编制会费使用情况报表，详细列出各项费用的实际支出金额、预算金额、差异情况及原因分析等。2.如发现实际支出超出预算或存在不合理支出情况，会费管理专员应及时与相关负责人沟通，查明原因，并提出改进措施。对于重大偏差或问题，应及时向公司管理层汇报。3.根据会费使用情况监控结果，适时调整预算安排，确保会费使用合理、高效。财务核算与报告账务处理1.会费管理专员应按照国家财务会计准则和公司财务制度，对会费收支进行独立、准确的账务处理。设置专门的会费明细账，详细记录每一笔收支业务，包括日期、摘要、金额、凭证号等信息。2.对于会费收入，应按照收入来源和类别进行明细核算，确保收入清晰可查。对于会费支出，应按照费用性质和用途进行分类核算，便于统计和分析。3.每月末，将会费明细账与总账进行核对，确保账账相符。同时，定期与银行对账单进行核对，保证银行存款账目准确无误。财务报告编制1.每月结束后[X]个工作日内，会费管理专员应编制会费月度财务报告。报告内容包括会费收入情况（本月收入金额、累计收入金额）、会费支出情况（本月支出明细、累计支出金额、各项费用占比）、结余情况（本月结余金额、累计结余金额）等，并附上相关的财务报表和分析说明。2.季度末，编制会费季度财务报告，除包含月度报告内容外，还应增加季度收支对比分析、预算执行情况分析等内容，对会费使用情况进行全面总结和评价。3.年度终了，编制会费年度财务报告，对全年会费收支情况进行详细总结和分析。报告应包括年度预算执行情况、主要费用支出项目分析、存在问题及改进建议等内容，并附上年度财务报表及相关附表。报告报送与存档1.会费月度、季度财务报告经会费管理专员审核后，报送至相关负责人及公司财务部门。年度财务报告经公司管理层审批后，报送至公司内部存档，并按照规定向会员公开披露。2.会费管理相关的财务凭证、报表、预算文件等资料应妥善保管，建立专门的档案管理制度。档案保存期限按照公司财务档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。监督与审计内部监督1.公司成立会费监督小组，成员包括财务部门人员、会员代表及相关业务部门人员。监督小组定期对会费管理情况进行检查，重点关注会费收取、使用的合规性、准确性及预算执行情况等。2.监督小组可通过查阅账目、核对凭证、实地走访等方式开展监督工作。对于发现的问题，应及时向会费管理专员及相关负责人提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.会费管理专员应积极配合内部监督工作，及时提供相关资料和信息，对监督检查中提出的问题认真整改，不断完善会费管理工作。外部审计1.公司定期聘请外部审计机构对会费管理情况进行审计。审计内容包括会费收支的真实性、合法性、准确性，预算编制与执行情况，内部控制制度的有效性等。2.外部审计机构应在审计工作结束后出具审计报告，对会费管理中存在的问题提出审计意见和建议。公司应根据审计报告，及时进行整改，并将整改情况向审计机构反馈。3.外部审计报告应作为公司会费管理工作的重要参考文件，用于加强内部管理、完善制度流程、提高会费管理水平。信息披露与会员反馈信息披露1.公司应定期向会员披露会费管理信息，包括会费收取标准、收支情况、预算执行情况、审计报告等内容。信息披露方式可通过公司内部网站、会员通讯、年度大会等渠道进行。2.会费收支情况应按季度在公司内部网站公布，详细列出收入金额、支出明细及结余情况等信息，方便会员查阅和监督。3.年度终了，向会员提供年度会费管理报告，全面总结年度会费管理工作，接受会员的评价和监督。会员反馈处理1.设立会员反馈渠道，如专门的邮箱、意见箱或在线反馈平台等，方便会员对会费管理工作提出意见和建议。2.对于会员反馈的问题和意见，会费管理专员应及时进行收集整理，并在[X]个工作日内给予回复。对于能够立即解决的问题，应及时处理并反馈结果；对于需要进一步研究和协调的问题，应向会员说明情况，并告知预计解决时间。3.定期对会员反馈的问题进行分析总结，查找会费管理工作