会议追踪管理制度

会议追踪管理制度总则目的为了确保公司各项会议决议得到有效执行，提高工作效率，加强沟通与协作，特制定本会议追踪管理制度。适用范围本制度适用于公司内各类会议，包括但不限于公司级会议、部门会议、项目会议等。原则1.责任明确原则：明确各项会议决议的责任部门和责任人，确保工作落实到位。2.及时追踪原则：对会议决议执行情况进行及时、持续的追踪，发现问题及时解决。3.沟通协作原则：加强各部门之间的沟通与协作，共同推动会议决议的执行。会议分类及追踪要求公司级会议1.定义：由公司高层领导主持召开，涉及公司整体战略、方针政策、重大决策等事项的会议。2.追踪要点会议决议涉及的重要事项，责任部门需在规定时间内制定详细的执行计划，并提交给公司办公室。公司办公室负责对执行计划进行审核，确保其符合公司战略和实际情况。定期对会议决议执行情况进行检查和评估，向公司高层领导汇报进展情况。对于执行过程中出现的问题或困难，及时协调相关部门解决。部门会议1.定义：各部门自行组织召开，主要讨论部门内部工作安排、业务进展、问题解决等事项的会议。2.追踪要点部门负责人需明确会议决议的责任人及完成时间，并形成会议纪要。责任人按照会议要求积极推进工作，及时向部门负责人汇报进展情况。部门负责人定期对本部门会议决议执行情况进行总结和分析，发现问题及时调整工作策略。项目会议1.定义：针对公司特定项目召开的会议，主要讨论项目进度、质量、资源分配等相关事项。2.追踪要点项目经理负责制定项目会议决议的执行计划，并明确各阶段的目标和任务。项目团队成员按照执行计划开展工作，定期向项目经理汇报工作进展。项目经理定期对项目进展情况进行检查和评估，及时发现并解决项目中出现的问题。对于项目变更或重大问题，及时组织相关人员进行讨论和决策，并调整执行计划。会议追踪流程会议纪要整理1.每次会议结束后，由会议记录人及时整理会议纪要。会议纪要应包括会议主题、主要内容、决议事项、责任人及完成时间等关键信息。2.会议纪要整理完成后，需经会议主持人审核签字确认，确保内容准确、完整。任务分配与跟踪1.根据会议纪要中的决议事项，明确责任部门和责任人，并将任务分配到个人。2.责任人在接到任务后，应及时制定详细的工作计划，并提交给上级领导审核。3.上级领导对工作计划进行审核，提出修改意见和建议，确保工作计划合理、可行。4.责任人按照工作计划开展工作，定期向上级领导汇报工作进展情况。上级领导根据汇报情况进行跟踪和指导，及时解决工作中出现的问题。进展汇报与沟通协调1.建立定期的进展汇报机制，责任人每周/每月向部门负责人汇报会议决议执行情况。部门负责人汇总本部门进展情况后，定期向公司办公室汇报。2.在执行过程中，如发现问题或困难，责任人应及时向上级领导汇报，并与相关部门进行沟通协调。相关部门应积极配合，共同解决问题。3.对于涉及多个部门的问题，由公司办公室牵头组织相关部门进行协调沟通，明确各方责任，制定解决方案。检查与评估1.定期对会议决议执行情况进行检查，检查内容包括工作进度、工作质量、任务完成情况等。2.根据检查结果，对会议决议执行情况进行评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评估结果为优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于评估结果为不合格的部门和个人，进行督促整改，并视情况给予相应的处罚。会议追踪责任主体公司办公室1.负责制定会议追踪管理制度，并监督制度的执行情况。2.对各部门会议决议执行情况进行汇总和分析，定期向公司高层领导汇报。3.协调解决会议执行过程中出现的跨部门问题。部门负责人1.组织召开本部门会议，明确会议决议的责任人及完成时间，并对执行情况进行跟踪和检查。2.定期向公司办公室汇报本部门会议决议执行情况，及时解决本部门工作中出现的问题。责任人1.按照会议决议和工作计划认真开展工作，及时向上级领导汇报工作进展情况。2.对自己负责的工作任务负责，确保按时、高质量完成。沟通与协作机制内部沟通渠道1.邮件：重要事项通过邮件进行正式沟通，邮件内容应清晰、准确，注明主题、收件人、抄送人员等信息。2.即时通讯工具：日常工作沟通可使用即时通讯工具，如企业微信、钉钉等。沟通时需注意语言规范，避免使用模糊或歧义性的表述。3.会议：定期召开会议，加强部门之间的沟通与协作。会议前需提前准备好相关资料，明确会议议程和重点讨论内容。跨部门协作流程1.当涉及跨部门工作时，发起部门应填写《跨部门协作申请表》，明确协作事项、协作部门、时间要求等信息。2.《跨部门协作申请表》提交给公司办公室审核，公司办公室根据工作实际情况进行协调安排。3.协作部门接到通知后，应及时安排人员参与协作，并按照要求完成工作任务。4.跨部门协作完成后，由发起部门负责组织相关部门进行验收，并填写《跨部门协作验收报告》。问题反馈与解决机制问题反馈1.在会议决议执行过程中，责任人如发现问题，应及时向上级领导反馈。反馈内容应包括问题描述、影响范围、原因分析等信息。2.上级领导接到反馈后，应及时进行核实，并组织相关人员进行讨论和分析。问题解决1.根据问题分析结果，制定具体的解决方案。解决方案应明确责任部门、责任人、完成时间等信息。2.责任部门和责任人按照解决方案认真执行，确保问题得到及时解决。3.在问题解决过程中，如需要其他部门协助，由公司办公室进行协调沟通。数据记录与分析数据记录1.建立会议追踪档案，对每次会议的基本信息、会议纪要、决议执行情况等进行详细记录。2.会议追踪档案可采用电子文档或纸质文档的形式保存，确保数据的完整性和可追溯性。数据分析1.定期对会议追踪数据进行分析，总结会议决议执行过程中的经验教训，发现存在的问题和规律。2.根据数据分析结果，提出改进措施和建议，不断完善会议追踪管理制度和工作流程。培训与宣贯培训计划1.制定会议追踪管理制度培训计划，定期组织相关人员进行培训。培训内容包括制度解读、操作流程、沟通技巧等方面。2.培训方式可采用集中授课、案例分析、小组讨论等多种形式，提高培训效果。宣贯工作1.通过公司内部文件、公告栏、微信群等渠道，对会议追踪管理制度进行广泛宣传，确保全体员工了解制度内容和要求。2.组织开展制度培训和宣贯活动，解答员工在执行过程中遇到的问题，提高员工对制度的认知度和执行力。考核与激励考核指标1.会议决议执行情况：包括工作进度、工作质量、任务完成率等指标。2.沟通协作情况：包括跨部门协作的及时性、有效性等指标。3.问题解决能力：包括发现问题的及时性、解决问题的效果等指标。考核方式1.定期考核：每月/每季度对员工会议追踪工作进行考核，考核结果作为员工绩效评估的重要依据。2.不定期抽查：公司办公室不定期对会议决议执行情况进行抽查，发现问题及时督促整改。激励措施1.对于在会议追踪工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，如颁发荣誉证