会计单证管理制度VIP

会计单证管理制度一、总则1.目的为了加强公司会计单证管理，规范会计单证的填制、取得、审核、传递、保管等行为，保证会计信息的真实性、完整性、准确性和及时性，根据国家有关法律法规和公司财务管理制度，结合公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计单证管理。3.定义本制度所称会计单证，是指在公司会计核算过程中，用以记录经济业务发生或完成情况，明确经济责任，并作为记账依据的书面证明文件，包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始书面证明，如发票、收据、入库单、出库单、报销单等。记账凭证是根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的会计凭证。4.管理原则会计单证管理应遵循以下原则：合法性原则：会计单证的取得、填制、审核、传递、保管等应符合国家法律法规和公司财务管理制度的规定。真实性原则：会计单证应如实反映经济业务的实际发生情况，不得伪造、变造或隐匿。完整性原则：会计单证应具备规定的格式和内容，各项手续齐全，不得遗漏或省略。准确性原则：会计单证的填制应数字准确、摘要清楚、字迹工整，不得差错。及时性原则：会计单证应及时取得、填制、审核、传递和保管，不得积压或延误。二、会计单证的填制与取得1.原始凭证的填制要求原始凭证应具备以下基本内容：凭证名称、填制日期、填制凭证单位名称或填制人姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。2.原始凭证的取得要求公司各项经济业务应取得合法、有效的原始凭证。购买货物、接受劳务等应取得对方开具的发票；支付款项应取得收款方开具的收据；内部自制的原始凭证应符合公司财务管理制度的规定。对于不符合规定的原始凭证，不得作为报销凭证。如发票无税务监制章、发票内容填写不完整、字迹模糊、涂改、伪造等。公司应建立健全原始凭证取得的审核机制，对取得的原始凭证进行严格审核，确保其真实性、合法性、完整性。3.记账凭证的填制要求记账凭证应根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制。记账凭证应具备以下基本内容：凭证编号、填制日期、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或盖章。记账凭证的摘要应简明扼要，能准确反映经济业务的内容，便于登记账簿和查阅。记账凭证应按照会计制度规定的会计科目进行编制，确保会计分录正确。会计科目的使用应符合会计准则和公司财务管理制度的规定。记账凭证的金额应与原始凭证的金额一致，不得擅自更改。如因更正错误或其他原因需要调整金额的，应在摘要中注明原因，并经相关人员审核批准。记账凭证应连续编号，以便于查找和核对。编号应按照业务发生的先后顺序，采用分数编号法，如第1号记账凭证有两张，则编号为11/2、12/2。记账凭证应及时填制，不得积压。填制完成后，应及时传递给审核人员进行审核。三、会计单证的审核1.原始凭证的审核公司应建立原始凭证审核制度，明确审核人员的职责和审核流程。审核人员应从以下几个方面对原始凭证进行审核：真实性审核：审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，是否存在伪造、变造等情况。合法性审核：审核原始凭证是否符合国家法律法规和公司财务管理制度的规定，是否有违规违纪行为。完整性审核：审核原始凭证的格式是否符合要求，内容是否齐全，手续是否完备。准确性审核：审核原始凭证的数字是否准确，计算是否正确，摘要是否清楚。对于审核中发现的问题，审核人员应及时与经办人员沟通，要求其补充、更正或重新取得原始凭证。如问题严重，应及时向财务负责人报告。2.记账凭证的审核记账凭证审核人员应按照以下要求对记账凭证进行审核：审核记账凭证的编制依据是否真实、合法、完整，是否与所附原始凭证相符。审核记账凭证的会计分录是否正确，会计科目使用是否恰当，金额计算是否准确。审核记账凭证的摘要是否简明扼要，能准确反映经济业务的内容。审核记账凭证的各项手续是否齐全，如填制人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章等。审核人员在审核记账凭证时，如发现问题应及时通知填制人员进行更正。更正后，审核人员应重新进行审核，确保记账凭证的准确性。四、会计单证的传递1.传递原则会计单证的传递应遵循及时、准确、安全的原则，确保会计信息在各部门和岗位之间顺畅流转，不延误、不丢失。2.传递流程业务部门在经济业务发生后，应及时取得或填制原始凭证，并按照公司规定的流程进行审批。审批通过后，将原始凭证传递给财务部门。财务部门的会计人员收到原始凭证后，应首先进行审核。审核无误后，根据原始凭证编制记账凭证。记账凭证编制完成后，应依次传递给稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员进行审核和签章。审核后的记账凭证由记账人员据以登记账簿。对于涉及资金收付的原始凭证和记账凭证，还应按照资金管理的相关规定进行传递和处理。3.传递时间要求业务部门应在经济业务发生后的[X]个工作日内将原始凭证传递给财务部门。财务部门应在收到原始凭证后的[X]个工作日内完成审核、编制记账凭证等工作，并传递给相关人员进行签章。各环节的审核和签章工作应在[X]个工作日内完成，确保会计单证能够及时传递和处理。五、会计单证的保管1.保管期限原始凭证和记账凭证的保管期限应按照国家法律法规和公司财务管理制度的规定执行。一般情况下，原始凭证的保管期限为[X]年，记账凭证的保管期限为[X]年。对于涉及重要经济业务、税务事项、法律纠纷等的会计单证，应适当延长保管期限，以满足后续查阅和审计的需要。2.保管方式会计单证应按照类别、年度、月份等进行分类整理，装订成册，并加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容。装订后的会计单证应存放在专门的档案柜中，妥善保管。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保会计单证的安全。对于电子会计单证，应进行备份，并存储在安全的存储介质上，如光盘、硬盘等。备份应定期进行，以防止数据丢失。3.查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅会计单证时，应填写查阅申请表，经财务负责人批准后，在指定地点查阅。查阅人员不得擅自将会计单证带出指定地点，不得在会计单证上涂改、标记、抽换等。外部单位因审计、税务检查等需要查阅公司会计单证时，应持有相关单位的正式介绍信，并经公司财务负责人批准。查阅过程中，公司应安排专人陪同，确保会计单证的安全。公司内部人员因工作需要借阅会计单证时，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等内容，经财务负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还。归还时，应确保会计单证的完整性和准确性。4.销毁会计单证保管期满，需要销毁时，应按照以下程序进行：由财务部门提出销毁申请，填写会计档案销毁清册，注明会计单证的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。公司应组织相关人员对销毁申请进行审核，包括财务负责人、审计部门等。审核通过后，报公司领导批准。经批准后，由财务部门会同档案管理部门等共同派人监销。监销人员应在销毁清册上签名或盖章，确保销毁过程的合规性。销毁后的会计档案销毁清册应永久保存。六、监督与检查1.内部监督公司财务部门应定期对会计单证管理情况进行自查，检查会计单证的填制、取得、审核、传递、保管等环节是否符合本制度的规定。公司内部审计部门