会所借用管理制度

会所借用管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会所的借用流程，确保会所资源得到合理、有效的利用，满足公司内部会议、活动等需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及经公司批准的外部合作单位借用公司会所的相关活动。（三）会所定义本制度所指会所是公司拥有的用于举办各类会议、培训、商务宴请、小型活动等的场地及相关设施设备的统称。二、借用申请（一）申请部门及人员1.公司内部各部门因工作需要借用会所，由部门负责人提出申请。2.分支机构如需借用会所，应通过其上级管理部门向公司提出申请。3.经公司批准的外部合作单位借用会所，需由合作项目负责人或联络人提交申请。（二）申请时间1.常规借用应提前[X]个工作日提交申请，以便公司进行统筹安排。2.对于紧急借用情况，申请部门或人员应在可能的情况下尽早提出申请，并说明紧急原因。（三）申请内容1.借用日期、开始时间和结束时间。2.借用用途，如会议、培训、活动等详细说明。3.预计参与人数。4.特殊要求，如设备使用需求、场地布置要求等。（四）申请流程1.申请部门或人员填写《会所借用申请表》（以下简称“申请表”），确保各项信息准确、完整。2.将填好的申请表提交至公司行政部门。行政部门对申请信息进行初步审核，确认是否符合本制度及公司相关规定。三、审批流程（一）行政部门初审行政部门收到申请表后，对以下内容进行初审：1.申请时间是否符合要求。2.借用用途是否合理，是否与公司业务相关。3.预计参与人数是否在会所承载能力范围内。4.特殊要求是否可行且不影响会所正常使用和维护。（二）相关部门会签1.若借用涉及到费用支出，需财务部门会签，审核费用预算及支付方式等。2.若借用活动可能对公司正常办公秩序产生影响，需安全管理部门会签，评估安全风险及防范措施。3.涉及重要会议或活动，可能还需公司高层领导会签，确保活动符合公司整体战略和形象。（三）审批结果通知1.经审批通过的申请，行政部门应及时通知申请部门或人员，并告知借用安排及相关注意事项。2.对于审批未通过的申请，行政部门应向申请方说明原因，申请方如有异议，可在接到通知后的[X]个工作日内提出申诉，由行政部门会同相关部门进行复审。四、借用安排（一）场地分配1.根据申请用途、参与人数及场地实际情况，行政部门合理分配会所场地。2.优先满足公司重要会议、培训及与公司业务紧密相关的活动需求。（二）时间安排1.按照申请先后顺序及场地使用情况，合理安排借用时间。2.原则上同一时间段内，同一场地只能安排一次借用活动，但如有特殊情况，经行政部门协调并报上级领导批准后可灵活安排。（三）设施设备配备1.根据申请方的特殊要求及活动类型，行政部门负责配备相应的设施设备，如音响设备、投影仪、麦克风、桌椅等。2.申请方应在借用前对设施设备进行检查，如发现问题及时向行政部门反馈，行政部门应及时安排维修或更换。五、借用费用（一）费用标准1.公司内部部门借用会所，原则上不收取费用，但因特殊活动产生的额外费用（如场地布置材料费用、设备租赁费用等）由申请部门自行承担。2.外部合作单位借用会所，根据活动性质、预计使用时长及相关成本核算，收取一定的借用费用，具体收费标准如下：会议类：[X]元/小时（含场地使用及基本设施设备配备）。培训类：[X]元/天（根据实际使用时长计算）。商务宴请类：根据菜品及服务标准，按照[X]元/桌的标准收取场地使用费（最低收费[X]元）。其他活动类：根据活动规模及复杂程度，由行政部门会同财务部门另行商定收费标准。（二）费用支付1.外部合作单位借用会所的费用，应在活动结束后的[X]个工作日内支付至公司指定账户。2.支付方式可选择银行转账、支票等，具体支付方式在借用合同中明确约定。（三）费用报销1.公司内部部门因特殊活动产生的费用，按照公司财务报销制度进行报销。2.报销时需提供相关发票、费用明细清单及审批通过的申请表等作为报销凭证。六、使用规范（一）场地使用1.申请方应按照审批通过的时间和用途使用会所场地，不得擅自更改。2.保持场地整洁卫生，活动结束后及时清理场地，恢复原状。不得在场地内吸烟、乱扔垃圾等。3.爱护场地内的设施设备，不得随意损坏或拆卸。如因使用不当造成损坏，应照价赔偿。（二）设备使用1.申请方如需使用会所配备的设施设备，应提前向行政部门了解使用方法和注意事项。2.在使用过程中，严格按照操作规程进行操作，如遇设备故障应立即停止使用，并及时通知行政部门安排维修。3.使用完毕后，应将设备归位，并协助行政部门工作人员进行检查和清理。（三）人员管理1.参与借用活动的人员应遵守公司相关规定，不得在会所内从事与活动无关的事项。2.控制活动现场秩序，不得大声喧哗、吵闹，避免影响公司正常办公秩序。3.如需临时增加人员或调整活动内容，应提前向行政部门报备，经批准后方可实施。七、安全管理（一）安全责任1.申请方作为借用活动的安全责任主体，应负责活动期间的安全管理工作，制定相应的安全预案，确保活动安全顺利进行。2.公司行政部门及安全管理部门有权对借用活动的安全情况进行监督检查，申请方应积极配合。（二）安全措施1.活动现场应配备必要的消防器材和安全警示标识，确保疏散通道畅通。2.涉及用电、用气等操作的活动，应安排专业人员进行操作，并确保符合安全规范。3.对于可能存在安全风险的活动，如大型集会、高风险培训等，申请方应提前与安全管理部门沟通，采取相应的安全防范措施，如人员疏导、安全防护等。八、环境卫生管理（一）卫生责任1.申请方负责借用活动期间会所场地的环境卫生管理，确保场地整洁干净。2.活动结束后，应及时清理场地内的垃圾、杂物等，保持场地原状。（二）卫生标准1.地面无污渍、水渍，保持干净整洁。2.桌面、椅面等无灰尘、杂物，摆放整齐。3.卫生间清洁卫生，无异味，卫生纸、洗手液等用品配备齐全。九、违约责任（一）申请方违约责任1.若申请方未按照审批通过的内容使用会所，擅自更改借用时间、用途或增加参与人数等，行政部门有权责令其改正，并视情节轻重给予警告、暂停借用资格等处罚。2.因申请方原因造成会所设施设备损坏或丢失的，应照价赔偿。如因故意损坏行为导致公司损失的，公司有权追究其法律责任。3.若申请方未按时支付借用费用，每逾期一天，应按照未支付金额的[X%]向公司支付违约金。逾期超过[X]天的，公司有权暂停其后续借用资格，并通过法律途径追讨费用。（二）公司违约责任若因公司原因导致申请方无法正常使用会所，公司应提前通