会堂使用管理制度

会堂使用管理制度总则1.目的为了规范公司会堂的使用管理，确保会堂资源得到合理、高效利用，满足公司各类会议、活动等需求，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及经公司批准的外部单位在公司会堂举办会议、培训、讲座、演出、庆典等各类活动的使用管理。3.管理原则会堂使用遵循“统一管理、合理安排、高效利用、确保安全”的原则。由公司行政部门负责会堂的统一管理和调配，优先保障公司重要会议和活动的使用需求，同时兼顾各部门的合理使用申请。会堂设施与布局1.会堂设施音响设备：包括专业音箱、功放、调音台、麦克风等，可满足不同规模活动的声音扩放和音质需求。投影设备：高清投影仪、幕布，具备多种输入接口，可实现电脑、电视信号等的播放展示。灯光设备：舞台灯、会议室顶灯、氛围灯等，可根据活动场景进行灵活调控。舞台设施：舞台搭建牢固，配备幕布、背景板等，方便进行演出、演讲等活动。桌椅摆放：可根据活动形式灵活调整桌椅布局，满足会议、培训、宴会等不同需求。空调系统：保证会堂内温度适宜，提供舒适的环境。其他设施：配备消防设备、通风设备、网络接口等，确保会堂的安全与正常使用。2.会堂布局大会议室：可容纳[X]人，适合公司全体会议、大型培训等活动。设有主席台、观众席，配备完善的音响、投影等设备。中型会议室：可容纳[X]人，常用于部门会议、小型培训等。布局灵活，方便进行分组讨论等活动。小型会议室：可容纳[X]人，适合进行私密会议、一对一沟通等。环境安静，设施齐全。多功能厅：可根据活动需求灵活变换布局，既能作为会议室使用，也可举办演出、宴会等活动。配备舞台、专业灯光音响等设备。会堂使用申请与审批1.申请流程提前预约：使用部门需提前[X]个工作日填写《会堂使用申请表》，详细说明活动名称、时间、预计时长、参与人数、活动内容等信息，并提交至公司行政部门。部门审核：行政部门收到申请表后，对申请信息进行初步审核，确认是否符合会堂使用规定和公司活动安排。如申请信息不完整或存在疑问，及时与申请部门沟通补充。领导审批：经行政部门审核通过的申请表，提交至公司相关领导进行审批。审批通过后，申请表返回行政部门备案。2.审批权限普通会议和活动：由部门负责人审批，报行政部门备案。重要会议和大型活动：需经公司分管领导审批，必要时由公司总经理审批。3.申请变更如因特殊原因需要变更会堂使用时间、参与人数、活动内容等信息，申请部门需提前[X]个工作日提交《会堂使用申请变更表》，按照原申请流程进行审批。未经批准擅自变更的，将取消本次会堂使用资格。会堂使用安排与协调1.使用安排原则根据申请时间先后顺序和活动的重要性、紧急程度进行会堂使用安排。如遇多个部门同时申请同一时间段会堂，行政部门将根据活动内容和实际需求进行协调，优先保障重要活动的使用。2.协调沟通行政部门在会堂使用安排过程中，与申请部门保持密切沟通，及时反馈会堂使用审批结果和具体安排信息。对于涉及多个部门的联合活动，行政部门负责协调各部门之间的沟通与合作，确保活动顺利进行。在会堂使用前，行政部门组织相关人员进行场地布置、设备调试等准备工作，确保会堂设施设备正常运行。会堂使用规范1.使用时间会堂使用时间为工作日[具体时间段]和周末及节假日[具体时间段]。使用部门需严格按照申请批准的时间使用会堂，不得提前或推迟。如需延长使用时间，需提前向行政部门提出申请，经批准后方可延长。如遇公司重要活动或特殊情况需要临时调整会堂使用时间，行政部门将提前通知相关使用部门，使用部门应积极配合。2.环境卫生使用部门在会堂使用结束后，负责将会堂内的垃圾清理干净，保持会堂整洁卫生。禁止在会堂内吸烟、随地吐痰、乱扔杂物等，爱护会堂内的设施设备和环境卫生。3.设备使用使用部门应按照操作规程正确使用会堂内的音响、投影、灯光等设备，不得擅自拆卸、改装或损坏设备。如发现设备故障，应及时通知行政部门安排维修。使用完毕后，使用部门应关闭设备电源，整理好设备连接线，将设备恢复至使用前状态。4.安全管理会堂内严禁携带易燃易爆等危险物品进入，确保会堂使用安全。使用部门应遵守消防规定，不得在会堂内私拉乱接电线、违规使用电器设备等。活动期间需配备专人负责安全管理，确保人员和财产安全。如遇紧急情况，使用部门应听从行政部门和现场工作人员的指挥，有序疏散人员，保护好现场。5.秩序维护使用部门应维护会堂内的秩序，保持安静，不得大声喧哗、打闹。手机调至静音或关机状态，避免影响会议或活动进行。未经行政部门同意，不得将会堂内的设施设备外借或用于其他非公司活动。会堂费用管理1.费用标准公司内部部门使用会堂，原则上不收取费用。但对于因特殊情况造成会堂设施设备损坏或产生额外费用的，由使用部门承担相应赔偿责任。外部单位使用会堂，根据活动性质、规模等情况，按照以下标准收取费用：会议类活动：[收费标准1]培训类活动：[收费标准2]演出、庆典等活动：[收费标准3]收费标准如有调整，行政部门将提前通知相关部门和外部单位。2.费用结算外部单位使用会堂的费用，在活动结束后[X]个工作日内，由行政部门向其发送《会堂使用费用结算单》，外部单位应在收到结算单后的[X]个工作日内完成费用支付。如外部单位逾期未支付费用，行政部门将采取相应措施进行催款，并按照合同约定收取滞纳金。会堂维护与保养1.定期检查行政部门定期对会堂设施设备进行检查，包括音响、投影、灯光、桌椅、空调等，及时发现并解决设备故障和安全隐患。每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次深度维护保养，确保会堂设施设备处于良好运行状态。2.维修保养对于会堂设施设备的日常维修，使用部门发现问题后应及时通知行政部门，行政部门安排专业维修人员进行维修。对于大型设备的维修保养或更换零部件，行政部门提前制定维修计划，报公司领导批准后组织实施。维修保养记录应详细存档，以备查阅。3.设施更新根据会堂使用情况和技术发展需求，行政部门适时提出会堂设施设备更新计划，经公司领导批准后进行更新改造。设施更新应注重节能环保、提高使用效率和提升会议活动效果，确保会堂始终保持良好的硬件条件。监督与考核1.监督检查行政部门负责对会堂使用情况进行日常监督检查，包括使用时间、环境卫生、设备使用、安全管理等方面。定期对会堂使用部门进行满意度调查，了解使用部门对会堂设施设备、服务质量等方面的意见和建议，及时改进工作。2.违规处理对于违反本管理制度的使用部门和个人，行政部门将视情节轻重给予警告、通报批评、责令赔偿损失等处理措施。如因违规行为导致会堂设施设备损坏、发生安全事故等严重后果的，将依法追究相关责任人的责任。3.考核评价将各部门会堂