会审会议管理制度

会审会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司会审会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策科学、合理、有效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会审会议，包括但不限于项目会审、方案会审、合同会审等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕主题展开，注重解决实际问题，避免冗长、空洞的讨论，提高会议效率。2.充分沟通原则：参会人员应积极发表意见，充分交流信息，确保各方对议题有全面、准确的理解。3.民主集中原则：在充分讨论的基础上，形成统一的决策意见，实行民主决策与集中决策相结合。4.责任明确原则：明确会议决策事项的责任主体，确保决策得到有效执行。二、会议组织（一）会议发起1.发起部门：根据会议主题和内容，由相关业务部门或职能部门发起会审会议。2.发起流程：发起部门填写《会审会议申请表》，详细说明会议主题、参会人员、会议时间、会议地点等信息，经部门负责人审核后，提交至会议管理部门。（二）会议审批1.审批部门：会议管理部门负责对《会审会议申请表》进行审批。2.审批标准：会议管理部门根据会议的重要性、必要性、参会人员范围等因素进行审批，对于涉及重大决策、重要事项的会议，需报公司高层领导审批。3.审批结果反馈：会议管理部门将审批结果及时反馈给发起部门，对于审批通过的会议，通知发起部门做好会议筹备工作；对于审批未通过的会议，说明原因，由发起部门进行调整后重新申请。（三）会议筹备1.会议通知：发起部门根据审批通过的会议信息，提前[X]个工作日向参会人员发送会议通知，通知内容包括会议主题、时间、地点、议程、需准备的资料等。2.资料准备：参会人员应根据会议通知要求，提前准备相关资料，如项目报告、方案文本、合同草案等，确保资料完整、准确。3.会议场地安排：会议管理部门负责根据会议规模和要求，提前安排合适的会议场地，并确保场地设施齐全、环境良好。4.会议设备调试：会议管理部门在会议前对会议所需的设备进行调试，如投影仪、音响设备、麦克风等，确保设备正常运行。三、会议流程（一）会议签到1.签到时间：参会人员应提前[X]分钟到达会议现场进行签到。2.签到方式：会议现场设置签到表，参会人员签到后领取会议资料。（二）会议开场1.主持人介绍：主持人由发起部门负责人或指定人员担任，主持人介绍会议背景、目的、议程安排等。2.参会人员介绍：主持人依次介绍参会人员，包括姓名、部门、职务等。（三）议题讨论1.汇报环节：由相关负责人对议题进行汇报，汇报内容应简洁明了、重点突出，包括议题背景、现状分析、解决方案、预期效果等。2.讨论环节：参会人员围绕汇报内容展开讨论，发表自己的意见和建议，讨论过程中应尊重他人观点，避免争吵和人身攻击。3.记录环节：会议记录人员负责对会议讨论内容进行详细记录，记录内容应包括发言时间、发言人员、发言内容等，确保记录准确、完整。（四）决策形成1.总结归纳：主持人对会议讨论情况进行总结归纳，梳理各方观点和意见。2.决策制定：根据讨论结果，形成会议决策意见，明确决策事项、责任主体、完成时间等。3.决策表决：对于重大决策事项，可采用表决方式进行决策，表决方式包括举手、投票等，表决结果应记录在案。（五）会议结束1.主持人总结：主持人对会议进行总结，强调会议决策的重要性和执行要求，感谢参会人员的参与和支持。2.散会：主持人宣布会议结束，参会人员有序离开会议现场。四、会议记录（一）记录人员职责1.负责会议现场的记录工作，确保记录内容准确、完整。2.对会议记录进行整理、编辑，形成会议纪要。3.将会议纪要及时发送给参会人员，并抄送相关领导和部门。（二）记录要求1.内容完整：记录会议讨论的全过程，包括议题、汇报内容、讨论意见、决策结果等。2.语言简洁：记录语言应简洁明了，避免冗长、复杂的表述。3.重点突出：突出会议讨论的重点问题、关键决策和重要意见。4.格式规范：会议纪要应按照统一的格式进行编写，包括标题、编号、日期、参会人员、会议内容、决策结果等。（三）会议纪要审核与发布1.审核流程：会议纪要由会议管理部门负责人进行审核，审核通过后加盖公司公章。2.发布方式：会议纪要通过公司内部办公系统、邮件等方式发布给参会人员，并抄送相关领导和部门。五、会议决策执行与监督（一）决策执行1.责任主体：会议决策事项的责任主体负责按照决策要求组织实施，确保决策得到有效执行。2.执行计划：责任主体应根据决策事项制定详细的执行计划，明确执行步骤、时间节点、责任人等，并报会议管理部门备案。3.执行过程跟踪：会议管理部门负责对决策执行过程进行跟踪，定期了解执行情况，及时协调解决执行过程中出现的问题。（二）决策监督1.监督部门：公司内部审计部门或相关职能部门负责对会议决策执行情况进行监督检查。2.监督方式：监督部门可通过定期检查、专项审计、实地调研等方式对决策执行情况进行监督，确保决策执行符合公司规定和要求。3.监督结果反馈：监督部门将监督检查结果及时反馈给会议管理部门和相关领导，对于发现的问题，提出整改意见和建议，督促责任主体进行整改。六、会议档案管理（一）档案收集1.会议管理部门负责收集与会议相关的各类资料，包括会议申请表、会议通知、会议签到表、会议记录、会议纪要、决策文件等。2.参会人员应按照要求将会议资料及时提交给会议管理部门。（二）档案整理1.会议管理部门对收集到的会议资料进行分类整理，按照时间顺序、会议主题等进行归档。2.对于重要会议的资料，应单独建立档案，进行重点管理。（三）档案保管1.会议档案应妥善保管，存放于专门的档案柜或电子存储设备中，确保档案安全、完整。2.定期对会议档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅会议档案的，应填写《会议档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核后，提交至会议管理部门。2.会议管理部门根据申请内容进行审核，对于符合查阅条件的，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。3.查阅人员应爱护档案资料，不得擅自涂改、复印、转借档案资料，查阅完毕后及时归还。七、会议纪律（一）参会人员要求1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退、缺席。如有特殊情况不能参加会议的，应提前向会议主持人请假，并安排其他人员代为参会。2.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得在会议期间交头接耳、玩手机、做与会议无关的事情。3.参会人员应尊重他人发言，不得打断他人讲话，如有不同意见，应在他人发言结束后再发表。（二）会议纪律监督1.会议主持人负责对会议纪律进行监督，对于违反会议纪律的行为及时进行提醒和制止。2.会议记录人员应如实记录违反会议纪律的行为和人员，报会议管理部门备案。（三）处罚措施1.对于迟到、早退、缺席会议的人员，按照公司考勤制度进行处理。2.对于违反会议纪律的人员，视情节轻重给予批评教育、