会场活动管理制度VIP

会场活动管理制度一、总则（一）目的为规范公司各类会场活动的组织与管理，确保活动的顺利进行，提高活动效果，合理利用公司资源，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部举办的各类会议、培训、庆典、商务宴请、团建活动等所有会场活动。（三）基本原则1.计划性原则：所有会场活动应提前规划，明确活动目的、时间、地点、参与人员、议程安排等，确保活动有序开展。2.节约性原则：在保证活动效果的前提下，合理控制活动成本，避免资源浪费。3.规范性原则：严格按照规定的流程和标准组织活动，确保活动的质量和安全。4.服务性原则：以服务活动参与人员为宗旨，提供周到、细致的服务，满足活动需求。二、活动申请与审批（一）申请流程1.活动发起部门：如需举办会场活动，活动发起部门应提前填写《会场活动申请表》，详细说明活动名称、时间、地点、预计参与人数、活动内容、预算等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对申请表进行审核，确认活动的必要性、可行性和预算合理性，签署审核意见后提交至行政部门。3.行政部门初审：行政部门对申请表进行初审，检查填写内容是否完整、准确，活动时间和地点是否与公司其他安排冲突，预算是否符合公司规定等。初审通过后，提交至分管领导审批。4.分管领导审批：分管领导对活动进行审批，根据活动的重要性、影响范围等因素做出批准或不批准的决定。如审批通过，申请表返回行政部门备案；如审批不通过，行政部门应及时通知活动发起部门并说明原因。（二）特殊情况处理如遇紧急情况需要临时举办会场活动，活动发起部门应在活动开始前[X]小时向行政部门口头申请，经行政部门同意后可先进行活动，但需在活动结束后[X]个工作日内补齐《会场活动申请表》的相关手续。三、会场安排（一）会场选择1.根据活动的规模、性质和需求，选择合适的会场。会场应具备良好的交通条件、充足的停车位、舒适的环境和完善的设施设备。2.优先选择公司内部的会议室、培训室等场所，如需使用外部场地，应提前进行考察和预订，并签订相关合同。（二）会场布置1.行政部门负责根据活动的主题和要求，对会场进行布置。布置应简洁大方、美观得体，符合公司形象和活动氛围。2.会场布置应包括桌椅摆放、音响设备调试、投影仪安装、灯光布置、横幅悬挂、鲜花摆放等内容。如活动需要，还应准备相关的宣传资料、礼品等。3.在活动前[X]小时，行政部门应完成会场的布置工作，并进行全面检查，确保设施设备正常运行，布置效果符合要求。（三）座位安排1.根据活动的参与人员和议程安排，合理安排座位。座位安排应遵循方便交流、便于领导发言、体现活动秩序等原则。2.对于重要会议或活动，应设置主席台，并按照职位高低、重要程度等顺序安排领导和嘉宾的座位。3.在座位上放置座位牌，标明参会人员的姓名、职位等信息，方便参会人员就座。四、活动组织与实施（一）活动筹备小组1.对于重要的会场活动，应成立活动筹备小组，负责活动的整体策划、组织和实施。筹备小组由活动发起部门负责人担任组长，成员包括行政部门、人力资源部门、财务部门等相关人员。2.筹备小组应定期召开会议，沟通活动进展情况，协调解决筹备过程中出现的问题。（二）活动通知1.行政部门负责根据活动安排，提前向参与人员发送活动通知。通知应包括活动的时间、地点、内容、要求等信息，确保参与人员能够按时、准确地参加活动。2.对于重要活动，应提前[X]天发送通知；对于一般性活动，应提前[X]天发送通知。如遇临时变动，应及时通知参与人员。（三）活动签到1.在活动入口处设置签到台，安排专人负责签到工作。签到人员应提前到达岗位，准备好签到表、笔等签到用品。2.参与人员应在签到表上签到，签到表应包括姓名、部门、职位等信息。签到结束后，签到人员应及时对签到情况进行统计和整理。（四）活动主持与引导1.根据活动的性质和要求，安排合适的主持人。主持人应具备良好的语言表达能力、组织协调能力和应变能力，能够熟练掌握活动流程，引导活动顺利进行。2.在活动现场，安排专人负责引导参与人员就座、提供茶水服务、维持现场秩序等工作。引导人员应热情、周到，及时解决参与人员遇到的问题。（五）活动记录与摄影摄像1.根据活动的需要，安排专人负责活动记录和摄影摄像工作。记录人员应认真记录活动的过程、内容、发言要点等信息，确保记录的准确性和完整性。2.摄影摄像人员应提前准备好设备，选择合适的角度和时机进行拍摄，拍摄内容应包括活动现场、参与人员、重要环节等。活动结束后，应及时将拍摄的照片和视频资料进行整理和保存。五、活动预算与费用管理（一）预算编制1.活动发起部门应根据活动的规模、内容、要求等因素，编制详细的活动预算。预算应包括场地租赁费用、设备租赁费用、餐饮费用、礼品费用、宣传费用、交通费用等各项支出。2.预算编制应遵循合理、节约的原则，确保各项费用支出符合公司规定和活动实际需求。活动预算经部门负责人审核、分管领导审批后，提交至财务部门备案。（二）费用报销1.活动结束后，活动发起部门应及时整理活动费用报销凭证，按照公司财务制度的规定进行报销。报销凭证应包括发票、收据、合同、审批表等相关资料。2.财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。如发现报销凭证不符合规定或费用支出不合理，财务部门有权拒绝报销，并及时通知活动发起部门说明原因。（三）费用控制1.行政部门应加强对活动费用的控制和管理，定期对活动费用进行统计和分析，及时发现和解决费用超支等问题。2.在活动实施过程中，如因特殊情况需要增加费用支出，活动发起部门应提前向行政部门和财务部门申请，经批准后方可实施。六、活动安全与保密（一）安全管理1.活动发起部门应高度重视活动安全工作，制定相应的安全措施和应急预案，确保活动参与人员的人身安全和财产安全。2.在活动现场，应设置明显的安全标识和疏散通道指示牌，配备必要的安全设施设备，如灭火器、急救箱等。3.活动期间，安排专人负责安全检查和巡逻工作，及时发现和排除安全隐患。如遇突发事件，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处理，并及时向上级领导报告。（二）保密管理1.对于涉及公司机密信息的会场活动，活动发起部门应提前制定保密方案，明确保密措施和责任人员。2.在活动现场，应加强对机密信息的管理，严格控制参与人员的范围，对机密文件、资料等进行妥善保管，防止泄露。3.活动结束后，应对活动现场进行清理，确保机密信息不被遗留或泄露。七、活动评估与总结（一）评估方式1.活动结束后，行政部门应组织相关人员对活动进行评估。评估方式包括问卷调查、现场访谈、意见反馈等。2.问卷调查应在活动结束后[X]个工作日内发放给参与人员，回收率应不低于[X]%。现场访谈可选择部分参与人员进行，了解他们对活动的评价和建议。意见反馈可通过邮件、电话等方式收集。（二）评估内容1.活动评估内容应包括活动组织、会场布置、活动内容、服务质量、安全保障、费用控制等方面。2.根据评估结果，对活动进行综合评价，总结活动的优点和不足之处，提出改进建议和措施。（三）总结报告1.行政部门应根据活动评估情况，撰写活动总结报告。总结报告应包括活动概况、评估结果、存在问题、改进建议等内容。2.活