会务团队管理制度

会务团队管理制度一、总则（一）目的为了加强会务团队的管理，提高会务服务质量和效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部会务团队成员，包括但不限于会议策划、组织、执行、后勤保障等相关岗位的工作人员。（三）基本原则1.高效协作原则：会务团队成员应密切配合，高效沟通，确保各项会务工作有序开展。2.优质服务原则：以客户需求为导向，提供高质量、专业化的会务服务，满足公司内部各类会议、活动的要求。3.规范管理原则：建立健全会务工作流程和标准，实现规范化、标准化管理。4.创新发展原则：鼓励会务团队成员不断创新工作方式方法，提高会务工作的质量和水平。二、岗位职责（一）会务主管1.负责会务团队的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.统筹协调各类会议、活动的策划、组织和执行工作，确保会议、活动的顺利进行。3.与各部门沟通协调，了解会议需求，制定详细的会议方案，包括会议主题、议程、时间、地点、参会人员等。4.负责会务预算的编制和控制，合理安排经费，确保资源的有效利用。5.组织会务团队成员进行培训和学习，提高团队整体素质和业务能力。6.对会务工作进行总结和评估，不断改进工作流程和方法，提高服务质量。（二）会议策划专员1.根据会议需求，进行会议策划，包括确定会议主题、议程、形式、规模等。2.收集和整理会议相关资料，准备会议文件、资料、演示文稿等。3.协助会务主管制定会议方案，负责会议的前期筹备工作，如场地预订、设备租赁、餐饮安排等。4.与参会人员沟通协调，发送会议通知、提醒等，确保参会人员按时参加会议。5.负责会议现场的布置和安排，包括桌椅摆放、音响设备调试、资料发放等。6.记录会议内容，整理会议纪要，及时传达会议精神。（三）会议组织执行专员1.按照会议方案，负责会议现场的组织和执行工作，确保会议流程顺畅。2.协调会议期间的各项服务工作，如茶水、餐饮、设备维护等，及时解决会议过程中出现的问题。3.负责会议签到、签退工作，统计参会人员信息。4.协助会议主持人维持会议秩序，确保会议的正常进行。5.会议结束后，负责清理会议现场，归还租赁设备等。（四）后勤保障专员1.负责会务物资的采购、保管和发放工作，确保物资的充足供应。2.对会务场地进行清洁和布置，保证场地整洁、舒适。3.负责会议期间的餐饮安排，包括菜单制定、食品采购、用餐服务等。4.协助会议组织执行专员进行设备调试和维护，确保会议设备正常运行。5.负责会议期间的安全保卫工作，保障参会人员的人身和财产安全。三、工作流程（一）会议需求沟通1.各部门如有会议需求，应提前与会务主管沟通，说明会议的主题、目的、时间、地点、参会人员、议程等详细信息。2.会务主管根据会议需求，组织相关人员进行讨论，制定初步的会议方案。（二）会议方案制定1.会议策划专员根据会议需求和讨论结果，进一步细化会议方案，包括会议形式、场地布置、设备需求、资料准备、餐饮安排等。2.会务主管对会议方案进行审核，确保方案的合理性和可行性。如方案需要调整，应及时与相关部门沟通协调。（三）会议筹备实施1.后勤保障专员按照会议方案，进行会务物资的采购、场地布置、设备调试等筹备工作。2.会议组织执行专员负责发送会议通知、提醒等，与参会人员确认参会信息。3.在会议前一天，会务团队成员进行全面的检查和准备工作，确保会议各项准备工作就绪。（四）会议现场服务1.会议当天，会议组织执行专员提前到达会议现场，进行最后的准备工作，如签到台布置、资料发放等。2.会议期间，会议组织执行专员负责组织会议流程，协调各项服务工作，确保会议顺利进行。后勤保障专员负责提供茶水、餐饮、设备维护等服务。3.会议策划专员记录会议内容，整理会议纪要。（五）会议结束清理1.会议结束后，会议组织执行专员组织清理会议现场，归还租赁设备，整理会议资料。2.后勤保障专员负责清理场地卫生，确保场地整洁。3.会务主管组织会务团队成员对会议进行总结，分析存在的问题，提出改进措施。四、会议策划与组织（一）会议策划1.明确会议目标：根据公司业务需求和领导要求，确定会议的主题、目的、预期效果等。2.制定会议议程：合理安排会议时间，确定会议的各项议程内容，包括开场致辞、主题演讲、分组讨论、总结发言等。3.确定会议形式：根据会议内容和参会人员特点，选择合适的会议形式，如研讨会、座谈会、培训会、发布会等。4.规划会议场地：根据会议规模和需求，选择合适的会议场地，确保场地设施齐全、环境舒适、交通便利。5.安排会议设备：根据会议需要，配备相应的音响设备、投影仪、麦克风、灯光设备等，确保设备正常运行。6.准备会议资料：制作会议资料，包括会议手册、演示文稿、发言稿、调查问卷等，确保资料内容准确、完整、清晰。（二）会议组织1.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议的时间、地点、议程、要求等信息，确保参会人员按时参加会议。2.确认参会人员：在会议前一天，与参会人员再次确认参会信息，统计参会人数，对于不能参加会议的人员，及时了解原因并向相关领导汇报。3.会议现场布置：按照会议策划方案，进行会议现场的布置，包括桌椅摆放、资料发放、指示牌设置等，营造良好的会议氛围。4.会议签到：在会议入口处设置签到台，安排专人负责会议签到工作，统计参会人员的签到情况。5.会议服务：会议期间，提供优质的会议服务，包括茶水、咖啡、点心、会议记录、设备维护等，确保会议的顺利进行。6.会议记录：安排专人负责会议记录，准确记录会议内容、讨论结果、决议事项等，会后及时整理会议纪要，发送给参会人员和相关领导。五、会议预算管理（一）预算编制1.会务主管根据会议策划方案，组织相关人员编制会议预算，预算内容包括场地租赁费用、设备租赁费用、餐饮费用、资料印刷费用、交通费用、人员费用等。2.在编制预算时，应充分考虑会议的规模、形式、时间、地点等因素，确保预算的合理性和准确性。3.预算编制完成后，提交给公司领导审核，经审核通过后作为会议费用控制的依据。（二）预算执行1.会议费用支出应严格按照预算执行，不得擅自超支。如因特殊情况需要调整预算，应提前向公司领导申请，经批准后方可执行。2.后勤保障专员负责会议费用的报销工作，报销时应提供合法有效的票据，并按照公司财务制度进行审批。3.会务主管应定期对会议费用的支出情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算控制1.建立会议费用预警机制，当会议费用支出接近预算限额时，及时提醒相关人员注意控制费用。2.对于超预算的费用支出，应进行严格的审批和分析，找出原因并提出改进措施，避免类似情况再次发生。3.在会议结束后，对会议预算的执行情况进行总结和评估，为今后的会议预算编制提供参考依据。六、培训与发展（一）培训计划1.会务主管根据会务团队成员的岗位需求和业务能力状况，制定年度培训计划。2.培训计划应包括培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等内容，确保培训计划的针对性和可操作性。（二）培训内容1.业务知识培训：包括会议策划、组织、执行、后勤保障等方面的专业知识和技能培训。2.沟通技巧培训：提高会务团队成员与参会人员、其他部门人员的沟通能力和协调能力。3.服务意识培训：强化会务团队成员的服务意识，提高服务质量和水平。4.团队协作培训：培养会务团队成员的团队协作精神，提高团队凝聚力和战斗力。5.新技术应用培训：及时了解和掌握会议行业的新技术、新方法，提高会务工作的效率和质量。（三）培训方式1.内部培训：由公司内部经验丰富的人员担任培训讲师，进行业务知识和技能培训。2.外部培训：选派会务团队成员参加外部专业培训机构举办的培训课程，拓宽视野，提升业务能力。3.在线学习：利用网络学习平台，提供丰富的学习资源，供会务团队成员自主学习。4.实践锻炼：通过实际参与会议组织和执行工作，让会务团队成员在实践中积累经验，提高业务能力。（四）培训考核1.建立培训考核机制，对会务团队成员的培训效果进行考核。2.考核方式可以包括考试、实际操作、撰写培训心得等，确保考核结果的客观、公正。3.对于考核合格的人员，颁发培训证书，并将培训成绩作为员工绩效考核和晋升的参考依据。对于考核不合格的人员，应进行补考或重新培训，直至考核合格为止。七、绩效考核（一）考核指标1.工作业绩：包括会议策划的质量、组织执行的效果、服务质量的满意度、预算控制的情况等。2.工作态度：包括责任心、敬业精神、团队协作精神、服务意识等。3.工作能力：包括沟通协调能力、问题解决能力、应变能力、学习能力等。（二）考核周期绩效考核周期为季度考核和年度考核相结合。季度考核于每季度末进行，年度考核于每年年底进行。（三）考核方式1.自评：会务团队成员根据自己的工作表现，进行自我评价，填写绩效考核自评表。2.上级评价：会务主管根据会务团队成员的日常工作表现，进行评价，填写绩效考核评价表。3.客户评价：收集参会人员对会务服务的满意度评价，作为绩效考核的参考依据。4.综合评价：将自评、上级评价和客户评价的结果进行综合分析，得出最终的绩效考核结果。（四）考核结果应用1.绩效奖金发放：根据绩效考核结果，发放绩效奖金，激励会务团队成员提高工作绩效。2.晋升与调薪：绩效考核结果作为员工晋升、调薪的重要依据，对于绩效优秀的员工，给予晋升机会或调薪奖励。3.培训与发展：根据绩效考核结果，了解会务团队成员的培训需求，为其提供有针对性的培训和发展机会。4.改进与提升：对于绩效考核结果不理想的员工，与其进行沟通，分析原因，制定改进计划，帮助其提升工作绩效。八、保密制度（一）保密范围1.会议相关的文件、资料、信息，包括会议议程、发言稿、演示文稿、会议纪要等。2.参会人员的个人信息、联系方式、讨论内容等。3.公司内部的会议安排、决策信息等。（二）保密措施1.对会议相关的文件、资料进行分类管理，设置专门的保密文件夹或保险柜，确保文件、资料的安全存放。2.在会议期间，严格控制会议资料的发放范围，不得随意泄露会议内容。3.对于涉及公司机密的会议，应安排专人负责会议记录，并对记录人员进行保密培训，