伙食账目管理制度

伙食账目管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司伙食账目的管理，确保公司食堂经费的合理使用，提高资金使用效益，为员工提供透明、公正、优质的餐饮服务，保障员工的切身利益。2.适用范围本制度适用于公司内部食堂的伙食账目管理，包括食堂食材采购、费用报销、账目核算等相关活动。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司财务制度，确保伙食账目管理合法合规。公开透明原则：定期公布伙食账目，接受员工监督，保证账目清晰、透明。节约高效原则：合理安排经费，杜绝浪费，提高资金使用效率，提供经济实惠的餐饮服务。专款专用原则：食堂经费专门用于食堂食材采购、设备维护、人员工资等与食堂运营相关的支出，不得挪作他用。二、管理职责1.行政部门负责食堂的日常管理工作，包括食材采购供应商的筛选、合同签订与执行监督。审核食堂食材采购申请、费用报销单据，确保其真实性、合理性和合规性。定期组织对食堂账目进行审计，检查账目记录是否准确、规范，发现问题及时督促整改。负责与员工沟通食堂相关事宜，收集员工对食堂伙食的意见和建议，并及时反馈给食堂管理团队。2.财务部门负责建立健全食堂财务账目，按照财务制度进行会计核算，准确记录食堂各项收支情况。审核行政部门提交的费用报销凭证，办理资金支付手续，确保资金安全、准确支付。定期编制食堂财务报表，向行政部门和公司管理层提供财务数据，为决策提供依据。协助行政部门进行食堂成本控制和预算管理，对食堂经费使用情况进行分析和监督。3.食堂管理团队负责食堂食材的具体采购工作，根据行政部门审核通过的采购计划，选择优质供应商，确保食材质量和供应及时性。负责食堂食材的验收、储存和加工工作，严格把控食材质量，合理安排食材使用，减少浪费。负责食堂的日常运营管理，包括人员管理、环境卫生维护、设备设施保养等，为员工提供良好的就餐环境和服务。定期统计食堂食材采购数量、金额等信息，提交给行政部门和财务部门，协助做好账目核算工作。三、食材采购管理1.采购计划食堂管理团队应根据食堂就餐人数、菜品供应情况等因素，每月初制定详细的食材采购计划，明确采购食材的种类、数量、规格和预计金额。采购计划需提交行政部门审核，行政部门根据公司实际情况和预算安排进行审批，确保采购计划合理、可行。2.供应商选择行政部门负责组织对食堂食材供应商进行筛选和评估，建立供应商名录。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、服务等因素。对新的供应商，需进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系等情况，确保其符合公司要求。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括食材质量标准、价格、交货方式、付款方式等条款。3.采购流程食堂管理团队根据审批后的采购计划，向供应商发送采购订单。采购订单应详细注明食材的种类、数量、规格、交货时间和地点等信息。供应商按照采购订单要求，按时将食材送达食堂。食堂管理团队负责组织对食材进行验收，检查食材的品种、数量、质量、规格等是否与采购订单一致。验收合格的食材，由食堂管理团队在送货单上签字确认，并及时入库储存。对验收不合格的食材，应及时与供应商沟通协商，要求其更换或退货处理。4.采购价格管理行政部门应定期收集市场食材价格信息，与供应商进行价格谈判，争取合理的采购价格。建立采购价格监控机制，对市场价格波动较大的食材，及时调整采购价格或采购策略，确保食堂采购成本合理控制。食堂管理团队在采购过程中，应严格按照合同约定的价格进行采购，不得擅自提高采购价格或接受供应商的回扣等不正当利益。四、费用报销管理1.报销凭证要求食堂采购食材及相关费用报销时，应提供真实、合法、有效的报销凭证，包括发票、送货单、验收单等。发票应注明食材的名称、数量、单价、金额等详细信息，且发票内容应与采购实际情况相符，不得虚开发票。送货单应注明供应商名称、送货日期、食材名称、数量、规格等信息，并由送货人和食堂验收人员签字确认。验收单应详细记录验收食材的品种、数量、质量状况等信息，验收人员签字确认。2.报销流程食堂管理团队整理好采购食材及相关费用的报销凭证后，填写费用报销单，注明报销事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。将费用报销单及相关报销凭证提交给行政部门审核。行政部门审核人员应认真核对报销凭证的真实性、合理性和合规性，对不符合要求的报销凭证予以退回，并要求补充或更正。行政部门审核通过后，将费用报销单提交给财务部门。财务部门再次对报销凭证和报销金额进行审核，审核无误后，按照公司财务制度办理资金支付手续。3.报销时间规定食堂管理团队应及时整理采购食材及相关费用的报销凭证，原则上应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请。财务部门应在收到行政部门提交的费用报销单后的[X]个工作日内完成审核和支付工作，确保费用及时报销。五、账目核算管理1.账目设置财务部门应按照国家财务制度和公司要求，为食堂单独设置会计账目，进行独立核算。食堂账目应设置总账、明细账、日记账等，全面记录食堂各项收支情况。总账科目应包括资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类等，明细账应根据总账科目进一步细分，如食材采购明细账、费用报销明细账、库存明细账等，日记账应按照业务发生的时间顺序记录现金收支和银行存款收支情况。2.账务处理财务部门应根据审核无误的报销凭证和相关原始单据，及时进行账务处理。食材采购支出应借记“原材料”科目，贷记“库存现金”或“银行存款”等科目；费用报销支出应根据费用性质借记相应的费用科目，贷记“库存现金”或“银行存款”等科目。食堂领用食材时，应借记“主营业务成本”科目，贷记“原材料”科目；期末，应将主营业务成本等损益类科目余额结转到“本年利润”科目，计算食堂当期经营利润。财务部门应定期对食堂账目进行结账，编制会计报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，如实反映食堂的财务状况和经营成果。3.库存管理食堂管理团队应建立食材库存管理制度，对食材的采购、验收、入库、储存、领用等环节进行规范管理。设立专门的食材仓库，配备必要的储存设备，确保食材储存安全、卫生。对不同种类、规格的食材应分类存放，并做好标识。定期对食材库存进行盘点，每月至少盘点一次。盘点时，应认真核对库存食材的实际数量与账目记录是否一致，如有差异，应及时查明原因，并进行调整。根据盘点结果编制库存盘点表，由食堂管理团队和财务部门相关人员签字确认。如发现盘盈或盘亏情况，应按照规定的审批程序进行处理，并调整账目记录。六、账目公开与监督1.账目公开行政部门应定期（每月/每季度）将食堂伙食账目情况向员工公开，公开内容包括食材采购金额、费用支出明细、库存情况等。账目公开方式可采用在公司内部公告栏张贴、公司内部网站发布等形式，确保员工能够方便、及时地了解食堂账目信息。设立意见箱，接受员工对食堂伙食账目管理的意见和建议。行政部门应及时收集员工反馈的信息，并进行整理和回复。2.内部监督公司内部审计部门应定期对食堂账目进行审计，检查账目记录是否准确、规范，费用支出是否合理合规，有无违规违纪行为等。审计人员可通过查阅账目、凭证、报表，实地盘点库存食材，走访供应商等方式进行审计工作。对审计发现的问题，应及时下达审计整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。行政部门和财务部门应加强对食堂管理团队的日常监督，检查其采购流程是否规范、费用报销是否合规、库存管理是否到位等情况，发现问题及时督促纠正。3.员工监督鼓励员工对食堂伙食账目管理进行监督，如发现有违规违纪行为或不合理现象，可向行政部门或公司管理层举报。公司应保护举报人权益，