优化合同管理制度

优化合同管理制度一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。确保公司各项经济活动在合法、合规、有序的轨道上运行，提高公司经济效益和管理水平。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、劳务合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和政策的规定。平等自愿原则：合同双方当事人在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同内容应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。诚实守信原则：合同双方当事人应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。职责：负责制定和修订公司合同管理制度。审议重大合同事项，包括合同的签订、变更、解除等。协调解决合同管理过程中出现的重大问题。对合同管理工作进行监督和检查。2.合同管理部门设置：公司设立专门的合同管理部门，负责合同的统一管理工作。职责：宣传、贯彻执行国家有关合同管理的法律法规和政策。制定合同管理制度的具体实施细则。参与合同的谈判、起草、审核、签订等工作。负责合同的登记、归档、保管等工作。跟踪合同的履行情况，及时处理合同履行过程中出现的问题。定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。3.合同承办部门职责：负责本部门合同的起草、谈判等工作。及时将合同送合同管理部门进行审核。负责合同的履行工作，确保合同按时、按质、按量履行。向合同管理部门报告合同履行过程中出现的问题，并配合合同管理部门进行处理。三、合同的签订1.签订流程合同立项：合同承办部门根据公司生产经营需要，提出合同立项申请，经部门负责人审核后报分管领导批准。合同起草：合同承办部门负责合同的起草工作，合同内容应明确双方的权利和义务，条款应具体、准确、完整。合同审核：合同起草完毕后，应送合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同进行全面审核，并提出审核意见。合同签订：经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权代理人签订。签订合同时，应加盖公司合同专用章或公章。2.签订要求合同双方当事人应具备相应的民事权利能力和民事行为能力。合同内容应符合法律法规和政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。合同条款应具体、准确、完整，避免模糊不清或歧义。合同签订应采用书面形式，一式多份，双方各执一份，公司留存一份。3.授权委托公司法定代表人可以授权他人代表公司签订合同。授权委托应采用书面形式，明确授权范围、期限等内容。被授权人应在授权范围内签订合同，不得超越授权范围。公司应定期对授权委托情况进行检查，发现问题及时处理。四、合同的履行1.履行原则合同双方当事人应按照合同约定全面履行各自的义务。合同履行过程中，应遵循诚实信用原则，及时通知对方履行情况，协助对方履行义务。2.履行跟踪合同管理部门应建立合同履行跟踪台账，定期对合同履行情况进行检查和监督。合同承办部门应及时向合同管理部门报告合同履行过程中出现的问题，并配合合同管理部门进行处理。3.变更与解除合同履行过程中，如需变更合同内容，应由合同双方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同履行过程中，如需解除合同，应由合同双方当事人协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应明确解除的原因、时间、双方的权利和义务等内容。合同变更或解除后，合同管理部门应及时对相关合同文件进行更新和归档。五、合同的归档与保管1.归档范围公司签订的各类合同及其相关文件，包括合同文本、合同审批表、授权委托书、变更协议、解除协议等。2.归档要求合同承办部门应在合同签订后及时将合同及相关文件送合同管理部门进行归档。合同管理部门应对合同及相关文件进行分类整理、编号登记，并建立电子档案和纸质档案。合同档案应妥善保管，不得遗失、损毁或擅自销毁。3.保管期限合同档案的保管期限应根据合同性质和重要程度确定，一般为[X]年。法律法规另有规定的，从其规定。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审核后报合同管理部门批准。外部单位因工作需要查阅合同档案的，应提交单位介绍信、营业执照副本等相关证明材料，经公司分管领导批准后，由合同管理部门安排专人陪同查阅。查阅合同档案时，应严格遵守档案管理制度，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。六、合同的监督与检查1.监督机构公司合同管理委员会负责对合同管理工作进行监督和检查。2.检查内容合同管理制度的执行情况。合同签订、履行、变更、解除等环节的合规性。合同档案的管理情况。3.检查方式定期检查：合同管理委员会定期对合同管理工作进行检查，每年不少于[X]次。不定期抽查：合同管理委员会不定期对合同管理工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。4.问题处理对于检查中发现的问题，合同管理委员会应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。责任部门应认真落实整改措施，并将整改情况及时报告合同管理委员会。对于违反合同管理制度的行为，公司将按照相关规定追究责任人的责任。七、合同纠纷的处理1.纠纷预防合同管理部门应加强对合同履行情况的跟踪和监督，及时发现并解决潜在的合同纠纷问题。合同承办部门在签订合同前应充分了解对方当事人的资信状况和履约能力，避免与信誉不良的单位签订合同。2.纠纷处理程序合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并共同研究制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应包括纠纷的事实、原因、处理措施、法律依据等内容。根据纠纷处理方案，合同承办部门和合同管理部门应积极与对方当事人进行协商解决。如协商不成，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。3.证据收集在合同纠纷处理过程中，合同承办部门和合同管理部门应注意收集相关证据，包括合同文本、履行记录、往来函件、会议纪要等。证据应真实、合法、有效，能够证明