企划档案管理制度

企划档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司企划档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司企划工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与企划相关的档案管理，包括但不限于企划方案、市场调研报告、广告宣传资料、项目策划书等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企划档案由公司指定的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据档案的性质、来源、时间等因素进行分类，便于查找和利用。3.保密原则：严格遵守公司的保密制度，对涉及公司机密的企划档案进行妥善保管，防止泄露。4.高效利用原则：建立健全档案利用机制，提高档案的利用效率，为公司的企划工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善企划档案管理制度，并组织实施。2.负责企划档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责建立企划档案目录数据库，实现档案的信息化管理。4.负责对档案的利用情况进行登记和统计，定期向公司领导汇报档案管理工作情况。5.负责对各部门的档案管理工作进行指导和监督，确保档案管理工作的规范和统一。（二）档案形成部门职责1.负责本部门企划档案的收集、整理和初步审核工作，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.负责对本部门形成的档案进行分类、编号和装订，确保档案的整齐规范。3.负责对本部门档案的真实性、完整性和准确性负责，并配合档案管理部门做好档案的查阅和利用工作。（三）档案利用人员职责1.遵守档案管理制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。2.按照规定的程序和要求查阅、借阅档案，不得超范围利用档案。3.对查阅、借阅的档案负有保密责任，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部各部门制定的企划方案、项目策划书、市场调研报告等。2.公司对外发布的广告宣传资料、宣传册、海报等。3.公司参加各类展会、活动的相关资料，包括参展方案、展位设计图、宣传资料等。4.公司与合作伙伴签订的企划合作协议、合同等。5.公司企划工作中产生的其他有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在档案形成后的[X]个工作日内，将档案移交至档案管理部门。3.档案移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、形成时间等信息，并由双方签字确认。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的要求，做到分类科学、编号规范、排列有序、装订整齐。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质、来源、时间等因素，将企划档案分为以下几类：企划方案类：包括公司年度企划方案、专项企划方案等。市场调研类：包括市场调研报告、行业分析报告等。广告宣传类：包括广告策划书、宣传册、海报等。项目策划类：包括项目策划书、可行性研究报告等。合作协议类：包括与合作伙伴签订的企划合作协议、合同等。其他类：包括上述类别未涵盖的其他企划档案。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则如下：一级编号：采用大写英文字母表示档案类别，如“Q”表示企划方案类，“S”表示市场调研类，“G”表示广告宣传类，“X”表示项目策划类，“H”表示合作协议类，“T”表示其他类。二级编号：采用四位数字表示档案的形成年份，如“2023”表示2023年形成的档案。三级编号：采用三位数字表示档案在该类别中的顺序号，如“001”表示该类别中的第一份档案。例如，一份2023年形成的企划方案类档案，其编号为“Q2023001”。3.排列：按照档案的编号顺序进行排列，同一类档案按照形成时间先后顺序排列。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行整理和修补，采用A4纸规格进行统一装订。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应按照档案整理的要求，对收集到的档案进行进一步整理和审核，确保档案的质量。2.审核无误的档案应及时进行归档，归档时应填写档案归档清单，注明档案的编号、名称、数量、归档时间等信息，并由档案管理人员签字确认。3.归档后的档案应按照类别和编号顺序存放于档案柜中，便于查找和利用。（二）保管期限1.企划档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：包括公司年度企划方案、重大项目策划书、与公司发展战略密切相关的企划档案等。长期保管的档案：保管期限为[X]年，包括一般项目策划书、市场调研报告、广告宣传资料等。短期保管的档案：保管期限为[X]年，包括临时性的企划文件、资料等。2.档案保管期限的确定应根据档案的重要性、历史价值和现实利用价值等因素综合考虑。（三）保管措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应经档案管理部门负责人批准，并由档案管理人员陪同。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅企划档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应注明查阅时间、查阅人员姓名、所在部门、查阅档案名称及编号等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅企划档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，为借阅人员办理借阅手续，并将档案借出。借阅手续应包括填写借阅登记表，注明借阅时间、借阅人员姓名、所在部门、借阅档案名称及编号、预计归还时间等信息，并由借阅人员签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围。如发现档案丢失、损坏或逾期未还的，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况的，应要求借阅人员照价赔偿，并追究相关责任。（三）特殊情况处理1.涉及公司机密的企划档案，未经公司领导批准，不得查阅和借阅。2.外单位人员因工作需要查阅或借阅公司企划档案的，应按照公司对外提供资料的相关规定办理审批手续，并经公司领导批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅时，应有公司相关人员陪同，并严格遵守公司的保密制度。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对企划档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理、准确。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、价值和保管期限，确保鉴定结果的科学性和公正性。3.集体鉴定原则：鉴定工作应由档案管理部门负责人组织，相关部门人员参加，共同对档案进行鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。2.分析评估法：对档案的形成背景、历史价值、现实利用价值等进行分析评估，综合判断档案的存毁。（三）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定结果，编制档案销毁清册，注明档案的编号、名称、数量、形成时间、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在档案管理部门负责人或其指定人员的监督下进行。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁时间、销毁方式等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。档案销毁清册应长期保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对企划档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案类别、数量、形成时间、保管期限、利用情况等信息。3.档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为改进档案管理工作提供依据。（二）移交工作1.公司因机构调整、业务变更等