企划耗材管理制度

企划耗材管理制度一、总则（一）目的为加强公司企划耗材的管理，规范耗材的采购、使用、库存等环节，提高耗材使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及企划耗材使用的部门和人员。（三）基本原则1.按需采购原则：根据实际工作需要，合理安排耗材采购计划，避免浪费。2.成本控制原则：在保证耗材质量的前提下，努力降低采购成本和使用成本。3.规范管理原则：建立健全耗材管理制度，明确各环节职责和流程，确保管理工作规范有序。二、管理职责（一）采购部门1.负责企划耗材的采购工作，根据各部门需求制定采购计划，选择合格供应商，签订采购合同。2.负责与供应商沟通协调，确保耗材按时、按质、按量供应。3.对采购的耗材进行验收，核对数量、规格、质量等，如发现问题及时与供应商协商解决。（二）使用部门1.负责本部门企划耗材的领用、使用和保管，指定专人负责耗材管理工作。2.根据工作实际需要，提前向采购部门提交耗材需求计划，注明耗材名称、规格、数量等。3.合理使用耗材，避免浪费，对使用过程中发现的问题及时反馈给采购部门或相关管理部门。（三）仓库管理部门1.负责企划耗材的入库、存储、发放等仓库管理工作。2.建立耗材库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。3.按照规定的流程发放耗材，做好发放记录。（四）财务部门1.负责审核企划耗材采购费用的报销，确保费用支出合理合规。2.对耗材成本进行核算和分析，为成本控制提供数据支持。（五）行政部门1.负责监督检查本制度的执行情况，对违反制度的行为进行纠正和处理。2.定期组织对各部门耗材管理工作进行评估和考核。三、采购管理（一）采购计划1.各使用部门应于每月[具体日期]前，将次月的企划耗材需求计划提交给采购部门。需求计划应详细注明耗材名称、规格、预计使用数量等信息。2.采购部门根据各部门需求计划，结合库存情况，制定月度采购计划。采购计划应包括采购物品名称、规格、数量、预计采购时间等内容。3.对于临时性或紧急的耗材需求，使用部门应及时填写《紧急耗材采购申请表》，经部门负责人签字后提交给采购部门。采购部门应优先安排采购。（二）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和审核。2.选择供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、谈判等方式确定供应商。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（三）采购实施1.采购人员按照采购计划和合同要求，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保耗材按时到货。2.对于重要或金额较大的采购项目，应实行采购审批制度，经相关领导批准后实施采购。3.采购过程中如发生变更或取消采购订单的情况，采购人员应及时与供应商沟通协调，并办理相关手续。（四）验收管理1.耗材到货后，采购部门应及时通知仓库管理部门进行验收。验收人员应根据采购合同和送货单，对耗材的数量、规格、质量等进行仔细核对。2.对于验收合格的耗材，仓库管理部门应办理入库手续，并填写《入库单》。入库单应注明耗材名称、规格、数量、供应商等信息。3.如发现耗材数量短缺、规格不符、质量有问题等情况，验收人员应及时与供应商联系，要求供应商补货、换货或退货，并做好记录。四、库存管理（一）入库管理1.仓库管理部门在收到采购部门通知的到货信息后，应安排专人负责验收工作。验收无误后，将耗材办理入库手续，录入库存管理系统。2.入库的耗材应按照类别、规格、型号等进行分类存放，摆放整齐，并设置明显的标识牌，注明耗材名称、规格、数量等信息。3.对于贵重或易损的耗材，应单独存放，并采取相应的防护措施。（二）库存盘点1.仓库管理部门应定期对企划耗材进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.盘点人员应认真核对库存数量与库存台账记录是否一致，如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《库存盘点差异表》。3.对于盘盈或盘亏的耗材，应按照规定的审批流程进行处理。盘盈的耗材应查明原因后入账，盘亏的耗材应分析原因，属于正常损耗的，经批准后核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。（三）库存安全1.仓库应保持通风、干燥、整洁，温度、湿度应符合存储要求。2.配备必要的消防器材和安全设施，确保库存耗材的安全。3.加强仓库的安全保卫工作，防止耗材被盗、丢失或损坏。（四）库存预警1.仓库管理部门应根据耗材的库存数量、使用频率等因素，设定库存预警指标。当库存数量低于预警值时，应及时通知采购部门进行补货。2.库存预警指标可分为安全库存、最低库存等。安全库存是为了应对突发情况而设定的库存数量，最低库存是保证正常工作开展的最低库存水平。五、使用管理（一）领用管理1.使用部门人员领用企划耗材时，应填写《耗材领用申请表》，注明领用耗材名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.仓库管理部门根据批准的领用申请表，按照先进先出的原则发放耗材，并在库存管理系统中记录发放情况。3.领用人员应在《耗材领用登记表》上签字确认，领取的耗材应妥善保管，不得随意丢弃或转借他人。（二）使用监督1.各部门负责人应加强对本部门耗材使用情况的监督检查，确保耗材合理使用，避免浪费。2.行政部门定期对各部门耗材使用情况进行抽查，发现浪费现象及时进行纠正，并对相关责任人进行批评教育。3.鼓励员工节约使用耗材，对在节约耗材方面表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。（三）使用记录1.使用部门应建立耗材使用记录台账，详细记录耗材的使用日期、名称、规格、数量、用途等信息。2.每月末，使用部门应将本月耗材使用情况进行汇总统计，并提交给采购部门和财务部门，作为采购计划调整和成本核算的依据。六、成本控制（一）预算管理1.财务部门应根据公司年度经营计划和实际情况，制定企划耗材年度预算。年度预算应包括采购预算、库存预算、使用预算等内容。2.各部门应根据年度预算，合理安排本部门的耗材使用计划，并严格控制费用支出。3.财务部门定期对预算执行情况进行分析和评估，如发现预算执行偏差较大，应及时查明原因，并采取相应的措施进行调整。（二）价格控制1.采购部门应加强对市场价格的调研和分析，定期与供应商进行谈判，争取更优惠的采购价格。2.在保证耗材质量的前提下，优先选择性价比高的产品，降低采购成本。3.对于价格波动较大的耗材，采购部门应根据市场行情，适时调整采购策略，合理控制采购成本。（三）节约措施1.推广使用环保、节能型耗材，减少对环境的污染和资源的浪费。2.鼓励员工对可重复使用的耗材进行回收利用，如纸张双面打印、墨盒填充等。3.加强对设备的维护和保养，提高设备的使用寿命，减少因设备故障导致的耗材浪费。七、报废管理（一）报废鉴定1.对于无法使用或已损坏的企划耗材，使用部门应填写《耗材报废申请表》，注明报废耗材名称、规格、数量、报废原因等信息，并提交给行政部门。2.行政部门组织相关人员对报废耗材进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于符合报废条件的耗材，应在申请表上签字批准。（二）报废处理1.经批准报废的耗材，由仓库管理部门负责集中存放，并定期进行清理。2.报废耗材的处理方式可根据实际情况选择出售、捐赠或报废销毁等。对于有价值的报废耗材，应通过正规渠道进行出售或捐赠；对于无价值的报废耗材，应进行报废销毁处理，确保环保和安全。3.仓库管理部门应做好报废耗材处理记录，包括处理时间、处理方式、处理数量等信息。八、信息化管理（一）系统建设1.建立企划耗材管理信息系统，实现采购、库存、使用、报废等环节的信息化管理。2.系统应具备采购订单管理、库存管理、领用管理、报表生成等功能，方便各部门查询和统计相关信息。（二）数据维护1.仓库管理部门和采购部门应及时更新库存信息和采购信息，确保系统数据的准确性和及时性。2.使用部门应按照规定及时录入耗材领用和使用情况，财务部门应定期对系统数据进行核对和分析。（三）信息共享1.各部门可通过管理信息系统查询和共享企划耗材相关信息，提高工作效率和管理水平。2.系统应设置不同的用户权限，确保信息的安全性和保密性。九、监督与考核（一）监督检查1.行政部门定期对企划耗材管理制度的执行情况进行监督检查，检查内容包括采购管理、库存管理、使用管理、成本控制等方面。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.建立企划耗材管理工作考核评价机制，对各部门和相关人员的管理工作进行考核评价。2.考核评