企业赠品管理制度

企业赠品管理制度一、总则（一）目的为规范公司赠品的管理，确保赠品的合理使用，充分发挥其营销推广及客户关系维护的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及赠品管理、发放、使用等相关活动。（三）基本原则1.合规性原则：赠品的管理与使用必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.必要性原则：根据营销目标、客户需求等因素，合理确定赠品的种类、数量及发放范围，确保赠品使用的必要性。3.成本效益原则：在控制赠品成本的前提下，实现最大的营销效果和客户满意度。4.透明性原则：赠品管理过程应公开透明，接受公司内部监督。二、赠品的预算管理（一）预算编制1.市场部门应根据年度营销计划、促销活动方案等，提前制定赠品预算草案。预算草案应明确赠品的种类、预计数量、单价、总预算金额等详细信息。2.财务部门对市场部门提交的赠品预算草案进行审核，结合公司年度财务预算安排及资金状况，提出调整建议。经公司管理层审批后，确定最终的赠品预算。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的赠品预算执行，不得超预算使用赠品。如因特殊情况需要调整预算，应按照预算编制与审批程序进行申请和审批。2.财务部门负责对赠品预算的执行情况进行监控，定期与市场部门核对赠品的采购、发放及库存情况，确保预算执行的准确性。（三）预算调整在预算执行过程中，如遇市场情况变化、营销活动调整等原因需要调整赠品预算，市场部门应及时提出预算调整申请，详细说明调整的原因、调整内容及对预算执行的影响。经财务部门审核、公司管理层审批后，进行预算调整。三、赠品的采购管理（一）采购计划1.市场部门根据赠品预算及营销活动安排，制定赠品采购计划。采购计划应明确赠品的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.采购计划经部门负责人审核后，提交给采购部门。（二）供应商选择1.采购部门应按照公司供应商管理相关规定，选择合格的赠品供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素。2.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括赠品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等条款。（三）采购执行1.采购部门按照采购合同的要求，组织赠品的采购工作。在采购过程中，应严格控制采购成本，确保采购的赠品符合质量要求。2.采购部门应及时跟踪赠品的采购进度，协调解决采购过程中出现的问题，确保赠品按时、按质、按量到货。（四）验收1.赠品到货后，采购部门应及时通知质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照合同约定的质量标准对赠品进行检验，确保赠品质量合格。2.如发现赠品存在质量问题或数量短缺等情况，质量检验部门应及时通知采购部门与供应商协商解决。在问题未解决之前，不得办理入库手续。（五）入库1.经检验合格的赠品，由仓库管理人员办理入库手续。仓库管理人员应按照赠品的类别、规格、数量等进行分类存放，并建立赠品库存台账，记录赠品的入库、出库、库存等情况。2.仓库管理人员应定期对赠品库存进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。四、赠品的发放管理（一）发放原则1.赠品应按照公司制定的营销活动方案及相关规定进行发放，不得擅自改变发放范围、标准和方式。2.发放赠品时应遵循公平、公正、公开的原则，确保符合条件的客户能够及时、准确地获得赠品。（二）发放流程1.客户信息收集：销售部门或相关业务部门负责收集参与营销活动并符合赠品发放条件的客户信息，包括客户姓名、联系方式、购买产品信息等。2.信息审核：市场部门对销售部门或相关业务部门提交的客户信息进行审核，确保客户信息的真实性和准确性。3.赠品发放：根据审核通过的客户信息，仓库管理人员按照营销活动方案的要求，发放相应的赠品。发放过程中应做好记录，包括发放时间、客户姓名、赠品名称及数量等。4.客户确认：销售部门或相关业务部门应及时与客户沟通，确认客户是否收到赠品，并收集客户的反馈意见。（三）发放记录1.各部门应建立健全赠品发放记录档案，详细记录赠品的发放情况。发放记录应包括客户信息、赠品信息、发放时间、发放人员等内容。2.发放记录应妥善保存，以备公司内部审计及查询使用。保存期限按照公司档案管理相关规定执行。五、赠品的使用管理（一）使用范围1.赠品主要用于公司的营销推广活动，包括但不限于促销活动、展会、客户答谢会等。2.在符合公司规定及营销目标的前提下，经公司管理层批准，赠品也可用于其他与客户关系维护相关的活动。（二）使用审批1.各部门如需使用赠品，应提前填写《赠品使用申请表》，详细说明使用目的、使用时间、使用地点、预计使用赠品数量等信息。2.《赠品使用申请表》经部门负责人审核后，提交给市场部门审批。市场部门应根据赠品预算及营销活动安排，对申请进行审批。如涉及重大营销活动或超出常规使用范围的赠品使用申请，需经公司管理层审批。3.经审批通过的《赠品使用申请表》应提交给仓库管理人员，作为发放赠品的依据。（三）使用监督1.市场部门负责对赠品的使用情况进行监督检查，确保赠品按照批准的用途和范围使用。2.在赠品使用过程中，如发现违规使用或浪费等情况，市场部门应及时制止，并要求相关部门进行整改。情节严重的，应追究相关人员的责任。六、赠品的库存管理（一）库存盘点1.仓库管理人员应定期对赠品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.在盘点过程中，仓库管理人员应认真核对赠品的数量、规格、质量等信息，如实记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并编制《赠品盘点差异报告》。（二）库存预警1.仓库管理人员应根据赠品的库存数量、销售情况及营销活动安排，设定库存预警指标。当赠品库存数量低于预警指标时，应及时通知采购部门进行补货。2.采购部门应根据库存预警情况，及时制定采购计划，确保赠品库存能够满足公司营销活动的需求。（三）库存处理1.对于因营销活动调整、产品更新换代等原因不再使用的赠品，仓库管理人员应及时清理库存，并填写《赠品报废申请表》。2.《赠品报废申请表》经部门负责人审核、财务部门审计后，报公司管理层审批。经审批同意后，仓库管理人员按照规定进行报废处理。3.对于可回收利用的赠品，仓库管理人员应妥善保管，并按照公司相关规定进行处理。七、赠品的账务管理（一）账务处理1.财务部门应按照国家财务会计准则及公司财务制度的要求，对赠品的采购、发放、使用等业务进行账务处理。2.赠品的采购成本应计入公司相关费用科目，如营销费用等。赠品发放时，应按照实际发放的赠品价值，冲减相应的库存，并确认相关费用。（二）财务审计1.财务部门应定期对赠品的账务处理情况进行审计，确保账务处理的准确性和合规性。2.内部审计部门应不定期对赠品管理情况进行审计，包括