企业财物管理制度

企业财物管理制度总则1.目的本制度旨在规范企业财物管理，确保财物安全、完整，提高财物使用效益，保障企业正常运营和发展。2.适用范围本制度适用于企业内各部门及全体员工。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和财务规章制度。全面性原则：涵盖企业财物管理的各个方面，包括采购、验收、保管、使用、处置等环节。准确性原则：确保财物信息记录准确、账目清晰。效益性原则：追求财物使用效益最大化，合理配置资源。监督制衡原则：建立健全内部监督机制，实现不相容岗位相互分离、相互制约。财物管理职责分工1.财务部门职责负责制定和完善财物管理制度，并监督执行。组织财务核算，编制财务报表，如实反映企业财物状况和经营成果。审核财物采购、报销等相关凭证，办理资金收付业务。定期进行财物清查盘点，对盘盈、盘亏等情况进行账务处理。参与财物采购、处置等经济活动的决策，提供财务分析和建议。2.采购部门职责根据企业需求，编制财物采购计划，经审批后组织实施采购。选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物资的质量、价格和交货期。负责采购物资的验收工作，对不合格物资及时办理退换货手续。建立采购档案，妥善保管采购合同、发票等相关资料。3.仓库管理部门职责负责财物的验收入库、保管和发放工作，确保财物安全无损。建立财物库存台账，记录财物的出入库情况，定期进行盘点，保证账实相符。对库存财物进行分类存放、标识清晰，做好防潮、防火、防盗等工作。配合财务部门和其他相关部门进行财物清查盘点工作。4.使用部门职责负责本部门财物的日常使用和维护，合理安排财物的使用，提高使用效率。对使用的财物进行定期检查，发现问题及时报告并协助处理。配合仓库管理部门做好财物的领用、归还等工作，确保财物使用记录准确。参与制定本部门财物配置标准和更新计划。财物采购管理1.采购计划编制各部门应根据业务需求和预算安排，提前编制财物采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。采购计划经部门负责人审核后报财务部门和分管领导审批。2.供应商选择与管理采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商档案，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估。选择合格的供应商，与其签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量保证、售后服务等条款。定期对供应商进行评价和考核，对于表现不佳的供应商及时进行调整或淘汰。3.采购实施采购人员应按照采购合同要求，组织物资采购，确保物资按时、按质、按量到货。在采购过程中，如遇物资价格波动、交货期变更等情况，应及时与供应商协商解决，并报相关领导审批。采购物资到货后，采购部门应及时通知仓库管理部门进行验收。4.采购验收仓库管理部门应依据采购合同和相关标准对采购物资进行验收，检查物资的数量、规格、质量等是否符合要求。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货或补货等。验收人员应在验收单上签字确认，验收单作为物资入库和财务报销的依据。财物库存管理1.入库管理物资到货后，仓库管理人员应根据验收单及时办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、数量、供应商等信息。将入库物资按照规定的类别和存放地点进行摆放，并做好标识。对入库物资的质量进行抽检，发现问题及时报告处理。2.保管管理仓库应保持适宜的温度、湿度和通风条件，确保财物安全存储。对库存财物进行定期检查和盘点，及时发现和处理财物的损坏、变质、过期等情况。建立库存财物保管台账，详细记录财物的出入库情况、结存数量、存放位置等信息，做到账实相符。做好库存财物的防火、防盗、防潮、防虫等安全防范工作，配备必要的安全设施和消防器材。3.出库管理使用部门根据实际需求填写物资领用单，经部门负责人审批后到仓库领取物资。仓库管理人员按照领用单发放物资，核对物资名称、规格、数量等信息，确保发放准确无误。在物资领用单上签字确认，并及时更新库存台账。对于贵重物品、限量物品等的领用，应实行审批制度，严格控制领用数量。4.盘点管理企业应定期组织财物清查盘点工作，一般每年至少进行一次全面盘点，特殊情况可根据需要进行不定期盘点。盘点工作由财务部门牵头，仓库管理部门、使用部门等相关人员共同参与。盘点结束后，编制盘点报告，如实反映财物的盘盈、盘亏情况，并分析原因，提出处理意见。对于盘盈、盘亏的财物，经审批后进行相应的账务处理。财物使用管理1.使用规范各部门和员工应按照规定的用途和操作流程使用财物，不得擅自改变用途或违规操作。对使用的财物应妥善保管，定期进行维护保养，确保财物正常运行和使用寿命。如发现财物损坏或故障，应及时报告相关部门进行维修或处理，不得擅自拆卸或丢弃。2.使用记录使用部门应建立财物使用记录台账，详细记录财物的使用时间、使用人员、使用情况等信息，以便跟踪和管理。财物使用记录应定期与仓库管理部门和财务部门核对，确保数据一致。3.资产转移企业内部各部门之间因工作需要转移财物时，应填写资产转移单，经双方部门负责人签字确认后，报财务部门备案。资产转移单应注明财物名称、规格、数量、转移原因、转移时间等信息。4.资产处置对于闲置、报废、毁损等不再使用的财物，使用部门应及时提出处置申请，经审批后进行处置。财物处置方式包括出售、报废、捐赠等，应按照规定的程序进行，确保处置过程合法、合规、公开、公正。处置收入应及时足额上缴财务部门，纳入企业统一核算。财务报销管理1.报销原则报销费用必须真实、合法、合理，符合企业财务制度和相关法律法规的规定。报销凭证应具备合法有效的发票、收据等，发票内容应与实际业务相符，包括发票抬头、日期、项目、金额等。严格执行费用报销审批制度，未经审批的费用不予报销。2.报销流程报销人按照规定填写费用报销单，注明报销事由、金额、附件张数等信息，并粘贴好相关报销凭证。将费用报销单提交给部门负责人审核，部门负责人应审核费用的真实性、合理性和必要性，并签字确认。财务部门对报销凭证和报销单进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、报销金额的准确性、审批手续的完整性等。审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批同意后，报销人到财务部门办理报销手续，财务人员根据审批后的报销单支付款项。3.特殊费用报销规定差旅费报销：按照企业制定的差旅费标准执行，包括交通、住宿、餐饮等费用的报销标准和审批流程。业务招待费报销：严格控制业务招待费支出，按照规定的标准和审批程序进行报销，报销时应注明招待对象、事由等信息。办公用品及设备采购报销：采购办公用品及设备应按照采购管理制度执行，报销时应提供采购发票、验收单等相关凭证。财务监督与审计1.内部监督财务部门应定期对企业财物管理情况进行检查和监督，及时发现和纠正存在的问题。建立健全内部审计制度，定期开展内部审计工作，对财物采购、库存管理、使用、处置等环节进行审计监督，确保财物管理制度的有效执