企业订单管理制度

企业订单管理制度一、总则1.目的为了规范公司订单管理流程，提高订单处理效率，确保订单按时、按质、按量完成，满足客户需求，提升公司市场竞争力和经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及订单接收、评审、下达、执行、跟踪、变更及结案等相关环节的部门和人员。3.基本原则以客户为中心原则：充分关注客户需求，确保订单处理过程能够为客户提供优质的产品和服务，提高客户满意度。流程规范化原则：明确订单管理各环节的工作流程、职责和标准，确保订单处理过程的规范化、标准化和科学化。信息畅通原则：建立有效的信息沟通机制，确保订单信息在公司内部各部门之间及时、准确地传递和共享，以便各部门能够协同工作，共同完成订单任务。风险可控原则：对订单处理过程中的风险进行识别、评估和控制，采取有效的措施降低风险，确保订单的顺利执行和公司利益的最大化。二、订单接收1.客户订单渠道公司销售人员通过与客户直接沟通、参加行业展会、网络营销等方式获取客户订单，并及时将订单信息传递至公司订单管理部门。公司客服人员在接听客户咨询电话或处理客户投诉过程中，如发现客户有下单意向，应及时引导客户下单，并将订单信息反馈给订单管理部门。公司官网、电商平台等线上渠道接收的客户订单，系统应自动将订单信息推送至订单管理部门。2.订单信息内容客户订单应包含以下基本信息：客户基本信息：包括客户名称、联系人、联系电话、地址等。订单详情：包括产品名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点等。特殊要求：如产品质量标准、包装要求、运输方式、售后服务等。3.订单接收流程订单管理部门收到客户订单信息后，应及时进行初步审核，检查订单信息是否完整、准确。如发现订单信息不完整或不准确，应及时与销售人员或客户沟通，要求补充或修正订单信息。对于符合要求的订单，订单管理部门应在系统中进行登记，并分配给相应的业务部门进行后续处理。同时，应将订单信息及时通知相关部门，如生产部门、采购部门、物流部门等，以便各部门提前做好准备工作。三、订单评审1.评审目的通过对订单进行全面评审，确保公司有能力满足客户订单的要求，包括产品质量、交货期、价格、服务等方面，避免因订单执行过程中出现问题而导致客户投诉或公司损失。2.评审内容产品技术要求评审：由技术部门对订单产品的技术要求进行评审，确认公司是否具备相应的技术能力和生产工艺，能否满足客户的技术要求。生产能力评审：由生产部门对订单的生产数量、交货期等进行评审，评估公司现有生产设备、人员、产能等是否能够满足订单生产需求。如发现生产能力不足，应及时提出解决方案，如加班生产、外协加工等。物料供应评审：由采购部门对订单所需物料的供应情况进行评审，确认物料是否能够按时、按质、按量供应。如发现物料供应存在问题，应及时与供应商沟通协调，采取相应的措施确保物料供应。成本效益评审：由财务部门对订单的成本和效益进行评审，评估订单的盈利能力。如发现订单成本过高或效益不佳，应及时与相关部门沟通，共同探讨解决方案，如优化产品设计、降低生产成本等。质量保证评审：由质量部门对订单产品的质量保证措施进行评审，确保公司能够按照客户要求和相关标准提供合格的产品。3.评审流程订单管理部门在收到订单信息后，应及时组织相关部门进行订单评审。评审会议由订单管理部门负责人主持，各相关部门负责人及评审人员参加。各相关部门按照评审内容对订单进行详细评审，并填写《订单评审表》。评审表应包括订单基本信息、评审内容、评审意见及建议等。评审人员对订单进行充分讨论和分析，根据评审结果形成评审结论。评审结论分为“通过”、“有条件通过”和“不通过”三种。“通过”：表示公司有能力完全满足客户订单的要求，订单可以正常下达执行。“有条件通过”：表示公司在某些方面存在一定的问题，但通过采取相应的措施可以满足客户订单的要求。订单管理部门应根据评审意见，组织相关部门制定整改措施，并跟踪整改情况，确保订单能够顺利执行。“不通过”：表示公司无法满足客户订单的要求，订单不能下达执行。订单管理部门应及时与客户沟通，说明原因，协商解决方案。订单评审结束后，订单管理部门应将《订单评审表》及评审结论及时反馈给客户。如订单评审结论为“有条件通过”或“不通过”，应向客户详细说明原因及整改措施或解决方案，争取客户的理解和支持。四、订单下达1.下达流程经过评审通过的订单，订单管理部门应及时在系统中下达正式订单，并将订单信息发送给相关部门，包括生产部门、采购部门、物流部门等。生产部门根据订单要求，制定生产计划，并安排生产任务。生产计划应明确产品型号、数量、生产进度、质量要求等内容。采购部门根据生产计划和物料清单，制定采购计划，并向供应商下达采购订单。采购订单应明确物料名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等内容。物流部门根据订单交货期和运输方式，安排运输计划，确保产品能够按时、安全送达客户手中。2.订单变更在订单执行过程中，如客户提出订单变更要求，订单管理部门应及时与客户沟通，了解变更内容和原因，并组织相关部门进行变更评审。变更评审流程与订单评审流程相同。评审通过后，订单管理部门应及时在系统中修改订单信息，并将变更后的订单信息发送给相关部门。各相关部门应根据变更后的订单信息，及时调整生产计划、采购计划和运输计划等，确保订单能够按照变更后的要求顺利执行。五、订单执行1.生产执行生产部门按照生产计划组织生产，严格按照产品工艺文件和质量标准进行操作，确保产品质量合格。在生产过程中，生产部门应加强对生产进度的监控，及时发现和解决生产过程中出现的问题，确保订单能够按时完成。生产部门应做好生产记录，包括产品型号、数量、生产时间、质量检验情况等，以便追溯产品生产过程。2.采购执行采购部门按照采购计划及时与供应商联系，跟踪物料采购进度，确保物料按时、按质、按量供应。在采购过程中，采购部门应严格控制采购成本，选择优质供应商，确保采购的物料符合质量要求。采购部门应做好采购记录，包括供应商名称、物料名称、规格型号、数量、价格、交货期等，以便对采购过程进行追溯和管理。3.质量控制质量部门应按照质量管理体系要求，对订单产品进行全过程质量控制。在原材料检验、生产过程检验、成品检验等环节，严格执行检验标准，确保产品质量符合客户要求和相关标准。质量部门应及时对检验结果进行记录和分析，如发现质量问题，应及时通知相关部门采取纠正措施，防止问题再次发生。质量部门应定期对质量管理体系进行内部审核和管理评审，不断完善质量管理体系，提高质量管理水平。4.物流配送物流部门应按照运输计划及时安排产品运输，确保产品能够按时、安全送达客户手中。在运输过程中，应做好产品的防护措施，防止产品损坏。物流部门应及时跟踪产品运输进度，如发现运输过程中出现问题，应及时与客户沟通，并采取相应的措施解决问题。物流部门应做好物流记录，包括运输单号、产品名称、规格型号、数量、发货时间、到货时间、客户签收情况等，以便对物流过程进行追溯和管理。六、订单跟踪1.跟踪目的通过对订单执行过程的跟踪，及时掌握订单进度，发现和解决订单执行过程中出现的问题，确保订单能够按时、按质、按量完成，提高客户满意度。2.跟踪方式订单管理部门应建立订单跟踪台账，对订单执行情况进行实时跟踪记录。跟踪内容包括订单下达时间、生产计划安排、采购进度、生产进度、质量检验情况、物流配送情况等。订单管理部门应定期召开订单跟踪会议，与生产部门、采购部门、物流部门等相关部门沟通订单执行情况，协调解决订单执行过程中出现的问题。订单管理部门应通过电话、邮件、短信等方式与客户保持沟通，及时向客户反馈订单执行进度，了解客户需求和意见，提高客户满意度。3.异常处理在订单跟踪过程中，如发现订单执行出现异常情况，如生产进度延迟、质量问题、物料供应不足等，订单管理部门应及时组织相关部门进行分析和处理。相关部门应针对异常情况制定相应的解决方案，并采取有效措施加以实施，确保订单能够尽快恢复正常执行。订单管理部门应及时将订单异常情况及处理结果反馈给客户，争取客户的理解和支持。七、订单结案1.结案条件订单产品全部生产完毕、检验合格、发货至客户并经客户签收确认后，订单方可结案。2.结案流程生产部门完成订单产品生产后，应及时通知质量部门进行成品检验。质量部门检验合格后，出具《产品检验报告》。物流部门按照订单要求将产品发货至客户，并取得客户签收凭证。订单管理部门收到生产部门的《产品检验报告》和物流部门的客户签收凭证后，在系统中对订单进行结案操作，并将订单相关资料进行归