仓储耗材管理制度

仓储耗材管理制度一、总则1.目的为加强公司仓储耗材的管理，规范仓储耗材的采购、验收、存储、发放、使用和报废等环节，确保仓储耗材的合理使用和有效控制，降低公司运营成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有部门及人员涉及仓储耗材的管理活动。仓储耗材包括但不限于各类办公用品（如纸张、笔、文件夹等）、清洁用品（如拖把、扫帚、清洁剂等）、包装材料（如纸箱、胶带、泡沫等）以及其他用于仓储作业和日常办公所需的各类物品。3.职责分工采购部门负责仓储耗材的采购工作，根据各部门需求计划，选择合格的供应商，签订采购合同，并确保按时、按质、按量采购所需耗材。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，如与供应商沟通交货期、质量问题等。定期对供应商进行评估，建立供应商档案，维护良好的合作关系，争取更优惠的采购价格和条款。仓储部门负责仓储耗材的验收、存储、保管和发放工作。对入库的耗材进行严格检验，确保数量准确、质量合格；按照规定的存储条件妥善保管耗材，防止损坏、变质或丢失。建立完善的库存管理制度，定期盘点库存，及时掌握库存动态，编制库存报表，为采购和使用部门提供准确的库存信息。根据各部门的领料申请，及时、准确地发放耗材，并做好发放记录，确保账实相符。使用部门负责提出本部门仓储耗材的需求计划，明确所需耗材的名称、规格、型号、数量等详细信息，并提交给采购部门。合理使用仓储耗材，避免浪费，做好耗材的日常保管和维护工作，提高耗材的使用寿命。对领用的耗材进行使用登记，定期反馈使用情况和需求变化，协助仓储部门做好库存管理。财务部门负责审核仓储耗材的采购费用、库存成本等相关财务事项，确保费用支出的合理性和合规性。按照公司财务制度，对仓储耗材的采购、库存、使用等情况进行账务处理，定期与仓储部门核对账目，保证账账相符。参与仓储耗材的成本分析和控制工作，提供财务数据支持和建议，协助制定合理的库存管理策略，降低公司运营成本。品质管理部门负责对采购的仓储耗材进行质量抽检，确保所采购的耗材符合公司规定的质量标准。对仓储耗材在存储和使用过程中出现的质量问题进行调查、分析和处理，提出改进措施和建议，防止不合格耗材流入生产或办公环节。二、采购管理1.需求计划各部门应根据工作实际需求，每月末填写《仓储耗材需求计划表》，详细列出次月计划领用的各类耗材名称、规格、型号、预计数量等信息，并提交给采购部门。如有临时需求，应及时补充提交《临时仓储耗材需求申请表》。采购部门收到各部门的需求计划后，进行汇总分析，结合库存实际情况，确定合理的采购数量。如库存数量能够满足部分需求，则在采购数量中扣除相应库存数量。2.供应商选择采购部门应建立合格供应商名录，对有合作意向的供应商进行资质审核和实地考察。审核内容包括供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况、价格水平、交货期、售后服务等方面。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货及时且售后服务完善的供应商作为长期合作伙伴。对于新供应商，需经过试用评估合格后方可纳入合格供应商名录。3.采购合同采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括耗材的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。在签订合同前，采购人员应仔细审查合同条款，确保合同条款清晰、准确、完整，符合公司利益和法律法规要求。对于涉及重大采购项目的合同，应组织相关部门进行会审，提出意见和建议。采购合同签订后，采购人员应及时跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇合同变更或解除等情况，应及时办理相关手续，并通知相关部门。4.采购审批采购金额在[X]元以下的仓储耗材采购，由采购部门负责人审批；采购金额在[X]元至[X]元之间的，需经分管采购的副总经理审批；采购金额超过[X]元的，报总经理审批。采购审批流程应严格按照公司规定执行，审批人应认真审核采购申请的必要性、合理性和合规性，签署明确的审批意见。未经审批或审批未通过的采购申请，采购部门不得执行。三、验收管理1.验收标准仓储部门在收到采购的仓储耗材后，应依据采购合同和相关质量标准进行验收。对于办公用品、清洁用品等，主要验收其规格、型号、数量是否与合同一致，外观是否有损坏、变质等情况；对于包装材料等，还需检查其材质、强度、尺寸等是否符合要求。品质管理部门应根据公司的质量控制要求，对部分重要或关键的仓储耗材进行抽检。抽检比例和方法按照相关质量检验标准执行，确保所采购的耗材符合规定的质量标准。2.验收流程仓储部门在收到到货通知后，应及时组织验收人员进行验收。验收人员应包括仓储管理人员和相关专业技术人员（如需要）。验收时，验收人员应首先核对送货单与采购合同的一致性，包括耗材名称、规格、型号、数量等信息。然后对实物进行仔细检查，填写《仓储耗材验收单》，记录验收情况。验收合格的，验收人员签字确认；验收不合格的，应注明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商解决。品质管理部门的抽检工作应在仓储部门初步验收合格后进行。抽检合格的，在《仓储耗材验收单》上签字确认；抽检不合格的，应及时出具质量检验报告，通知采购部门和仓储部门，采购部门负责与供应商沟通退货、换货或补货等事宜。四、存储管理1.存储环境根据仓储耗材的特性，设置合适的存储区域和存储条件。对于易受潮的耗材，如纸张、清洁剂等，应存放在干燥通风的仓库；对于易燃易爆的耗材，如酒精等，应设置专门的危险品存储库，严格按照相关安全规定进行存放。仓库应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止虫害、鼠害等对耗材造成损坏。同时，要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防范措施，确保存储的耗材安全完好。2.库存分类仓储部门应按照耗材的类别、用途、规格等进行合理分类存放，并建立清晰的标识牌。标识牌应注明耗材名称、规格、型号、批次、入库日期等信息，便于查找和管理。对库存耗材进行ABC分类管理，根据各类耗材的价值和使用频率，将其分为A、B、C三类。A类为价值高、使用频率高的重点监控耗材，B类为价值和使用频率适中的耗材，C类为价值低、使用频率低的一般耗材。对于A类耗材，应重点管理，严格控制库存数量；对于B类耗材，进行常规管理；对于C类耗材，可以适当简化管理流程。3.库存盘点仓储部门应定期对库存耗材进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次小盘点，每季度一次大盘点。小盘点由仓储部门自行组织，大盘点由财务部门牵头，会同仓储部门、采购部门等相关部门共同进行。在盘点前，仓储人员应做好盘点准备工作，包括整理库存、核对账目、准备盘点工具等。盘点过程中，要认真清点实物数量，检查质量状况，并与库存账目进行逐一核对。盘点结束后，应编制《库存盘点报告》，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，属于盘盈或盘亏的，应填写《库存盘盈/盘亏申请表》，按照规定的审批流程进行处理。对于盘盈的耗材，应查明原因后冲减相关成本费用；对于盘亏的耗材，属于正常损耗的，经审批后列入成本费用，属于人为原因造成的损失，由责任人承担相应赔偿责任。五、发放管理1.发放原则仓储耗材的发放应遵循“先进先出、按需发放”的原则，确保库存耗材的合理流转，避免因长期积压导致耗材过期、变质或损坏。严格按照各部门提交的领料申请进行发放，不得擅自扩大发放范围或超量发放。对于特殊情况需要超量领取的，需经领用部门负责人和分管领导审批后方可发放。2.发放流程各部门如需领用仓储耗材，应填写《仓储耗材领料单》，注明所需耗材的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并由部门负责人签字确认。《仓储耗材领料单》提交给仓储部门后，仓储人员应根据库存情况进行审核。如库存充足，应及时办理发放手续，按照领料单上的信息发放耗材，并在《仓储耗材领料单》上签字确认；如库存不足，应告知领用部门，并说明预计到货时间。仓储部门每月末应根据当月的发放情况，编制《仓储耗材发放月报》，报送采购部门、财务部门和各领用部门，以便及时掌握耗材的使用情况和库存动态。3.领用登记领用部门在领取耗材后，应指定专人负责在《仓储耗材领用登记簿》上进行登记，记录领用日期、耗材名称、规格、型号、数量、领用人等信息。《仓储耗材领用登记簿》应定期进行核对和整理，确保领用记录准确、完整。同时，领用部门应定期对本部门的耗材使用情况进行统计和分析，合理控制耗材消耗，避免浪费。六、使用管理1.合理使用各部门应教育和引导员工树立节约意识，合理使用仓储耗材，避免浪费。对于可重复使用的耗材，如文件夹、文件袋等，应提倡循环使用；对于纸张等耗材，应双面使用，提高利用率。员工在使用耗材过程中，如发现质量问题或其他异常情况，应及时反馈给本部门负责人，由部门负责人协调仓储部门或采购部门进行处理。2.使用监督公司将对各部门的仓储耗材使用情况进行监督检查，定期统计各部门的耗材消耗数量和金额，并进行分析比较。对于耗材消耗异常的部门，将进行重点调查，查明原因，采取相应措施进行整改。鼓励员工对浪费耗材的行为进行举报，对于经查实的浪费行为，将按照公司相关规定对责任人进行批评教育或经济处罚。七、报废管理1.报废标准仓储耗材出现以下情况之一的，可申请报废：超过保质期且无法使用的；因损坏、变质等原因无法正常使用的；技术淘汰或不再适用的；其他经鉴定确实已无使用价值的。2.报废申请各部门在发现有符合报废标准的仓储耗材时，应填写《仓储耗材报废申请表》，详细说明报废耗材的名称、规格、型号、数量、购置日期、报废原因等信息，并附上相关证明材料（如照片、检验报告等），提交给仓储部门。仓储部门收到报废申请后，应组织相关人员进行审核和鉴定。审核人员应根据报废标准和实际情况，对申请报废的耗材进行实物检查和评估，确认是否符合报废条件。如审核通过，在《仓储耗材报废申请表》上签字确认，并提交财务部门进行账务处理。3.报废处理经批准报废的仓储耗材，由仓储部门负责进行集中处理。对于有回收价值的报废耗材，如金属、塑料等，应联系专业的回收公司进行回收处理；对于无回收价值的报废耗材，应按照环保要求进行妥善处置，如委托有资质的环保公司进