从化档案管理制度

从化档案管理制度一、总则（一）目的为了加强从化公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于从化公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的职能部门，负责档案管理工作的组织、协调和指导，具体职责如下：1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对各部门档案管理工作进行监督、检查和考核。4.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.做好档案的安全保密工作，确保档案的安全。（二）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并指定专人负责档案管理，配合综合管理部做好公司档案管理的相关工作。具体职责如下：1.负责收集本部门在各项活动中形成的各种文件材料，并按照档案管理要求进行整理、分类。2.定期将整理好的档案移交综合管理部归档。3.负责本部门档案的查阅、借阅登记工作，并及时归还。4.协助综合管理部做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件材料。2.公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等文件材料。3.公司各项规章制度、办法、规定等文件材料。4.公司工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。5.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件材料。6.公司员工的人事档案、劳动合同、培训记录、绩效考核等文件材料。7.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等文件材料。8.公司工程建设、设备采购、物资管理等方面的文件材料。9.公司宣传、文化、活动等方面的文件材料。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集人员应按照档案管理要求，对收集到的文件材料进行初步整理，剔除重复、无用的文件材料。3.对于重要文件材料，应及时收集并移交综合管理部，不得擅自留存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、内容、形式等进行分类，一般分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类、工程管理类、文化宣传类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于检索和利用。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，并移交综合管理部归档。2.对于重要、紧急的档案，应及时移交综合管理部归档。（二）归档要求1.归档的档案应齐全完整、真实准确、整理规范。2.档案应按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。3.归档的档案应编制移交清单，双方签字确认。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。（四）保管措施1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行检查和维护，确保电子档案的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。2.涉及公司机密的档案，需经公司分管领导签字同意后方可查阅。3.外部单位查阅公司档案，应持单位介绍信，经公司综合管理部负责人审核，公司分管领导签字同意后，在综合管理部指定地点查阅。（二）查阅要求1.查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。2.查阅档案应在综合管理部指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。3.查阅人员如需复印档案，应经综合管理部负责人同意，并在复印件上加盖档案查阅专用章。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.涉及公司机密的档案，一般不予借阅，确因工作需要借阅的，需经公司分管领导签字同意，并严格按照规定的期限归还。（四）借阅要求1.借阅档案时，借阅人员应认真填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。2.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘抄、传播档案内容。3.借阅人员应按时归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前办理续借手续。4.档案管理人员应定期对借阅的档案进行催还，确保档案按时归还。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员，负责对公司档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定和公司档案管理制度，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对保管期满的档案进行清理，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.《档案销毁清册》经公司分管领导审批后，由档案管理人员负责组织销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和软件系统，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的共享和利用。3.加强档案信息安全管理，采取加密、备份、访问控制等措施，确保档案信息的安全。4.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。八、档案管理的监督与考核（一）监督检查综合管理部应定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等情况。对发现的问题，应及时提出整改意见，并督促各部门限期整改。