介质分类管理制度

介质分类管理制度一、总则（一）目的为加强公司各类介质的管理，确保介质的安全、有效使用，保障公司信息资产的完整性、保密性和可用性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及的各类介质，包括但不限于纸质介质、电子介质（如硬盘、光盘、U盘、移动硬盘等存储设备，以及服务器、计算机终端等）、磁性介质（如磁带等）以及其他特殊介质。（三）职责分工1.行政部门负责纸质介质的采购、印刷、分发、回收及销毁等管理工作。协助其他部门对涉及的介质进行统一协调管理。2.信息技术部门负责电子介质和磁性介质的技术管理，包括存储设备的选型、配置、维护、数据备份与恢复等工作。制定并实施电子介质和磁性介质的数据安全策略，保障数据的安全性。对公司信息系统中的数据进行定期备份，并确保备份数据的完整性和可用性。3.各使用部门负责本部门介质的日常使用、保管和维护，确保介质的正常运行和数据安全。按照公司规定对介质进行分类标识、登记造册，并及时更新相关信息。配合行政部门和信息技术部门做好介质的回收、销毁等工作。二、介质分类（一）纸质介质1.文件类：包括公司各类正式文件、报告、通知、合同、协议等纸质文档。2.资料类：如公司宣传资料、产品说明书、技术资料、培训教材等。3.记录类：员工考勤记录、会议记录、财务报表、业务数据记录等。（二）电子介质1.存储设备类内部存储设备：服务器硬盘、计算机主机硬盘、移动硬盘等。外部存储设备：U盘、光盘、磁带等可移动存储设备。2.终端设备类：公司办公用计算机、笔记本电脑、平板电脑、服务器等。（三）磁性介质主要指磁带，用于数据的长期存储和备份。（四）其他特殊介质如加密狗、智能卡等具有特殊功能的介质。三、介质的采购与领用（一）纸质介质1.采购各部门根据工作需要，填写纸质介质采购申请表，详细注明采购的种类、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交至行政部门。行政部门汇总各部门采购申请，结合库存情况，制定纸质介质采购计划，报公司领导审批。行政部门按照审批后的采购计划进行采购，选择具有良好信誉和质量保证的供应商，确保采购的纸质介质符合公司要求。2.领用行政部门建立纸质介质领用台账，记录领用日期、部门、领用人、领用种类及数量等信息。各部门领用人凭经部门负责人签字的领用申请表到行政部门领取纸质介质，行政部门发放后在领用台账上进行登记。（二）电子介质和磁性介质1.采购信息技术部门根据公司业务需求和技术发展，制定电子介质和磁性介质的采购计划，明确采购的设备型号、规格、数量等，报公司领导审批。信息技术部门负责采购工作，优先选择符合公司信息安全标准的产品，并确保采购渠道的正规性和合法性。2.领用信息技术部门建立电子介质和磁性介质领用台账，详细记录领用情况。各部门因工作需要领用电子介质或磁性介质时，需填写领用申请表，注明领用设备的用途、预计归还时间等，经部门负责人审核后提交至信息技术部门。信息技术部门根据申请进行发放，并在领用台账上做好登记。对于重要的存储设备，领用人需签署保密协议，承诺妥善保管和使用。四、介质的使用与保管（一）纸质介质1.使用规范员工应按照公司规定的文件格式和排版要求使用纸质介质进行文件起草、打印和记录。不得随意在纸质文件上涂改、乱画，如需修改，应使用规范的修改符号，并在修改处签字确认。严格控制纸质文件的发放范围，确保文件只传送给需要知晓的人员，不得擅自扩大文件传阅范围。2.保管要求各部门应设立专门的文件柜或文件夹，对纸质介质进行分类存放，确保文件摆放整齐、有序，便于查找和使用。重要文件应妥善保管，采取必要的防潮、防火、防虫措施，防止文件损坏或丢失。定期对纸质文件进行整理和归档，按照公司档案管理制度的要求，将文件分类装订成册，标注清晰的档案编号和目录，移交公司档案室统一保管。（二）电子介质1.使用规范员工应正确使用电子介质，遵守公司信息系统的操作规范和安全规定，不得擅自安装未经授权的软件或进行非法操作。在电子设备上存储和处理公司敏感信息时，应采取加密等安全措施，确保数据的保密性。定期对电子设备中的数据进行备份，备份数据应存储在安全的位置，并按照规定的时间间隔进行检查，确保备份数据的完整性和可用性。严禁在连接公司内部网络的电子设备上使用移动存储设备，如需使用，必须先进行病毒查杀，并经过信息技术部门的安全审核。2.保管要求电子介质应存放在安全、干燥、通风的环境中，避免受到高温、潮湿、磁场等因素的影响。对于存储重要数据的电子介质，应采取专人专管的方式，明确保管责任人，并建立相应的保管记录。定期对电子介质进行检查和维护，如清理磁盘空间、更新杀毒软件病毒库等，确保电子介质的正常运行和数据安全。当电子介质不再使用或报废时，应按照公司规定进行数据清除和处理，防止数据泄露。（三）磁性介质1.使用规范严格按照磁带使用说明书的要求进行操作，确保磁带的正常读写。在磁带存储数据时，应进行详细的标注，注明存储的数据内容、存储时间、备份周期等信息，便于日后查询和管理。定期对磁带进行数据完整性检查，如通过磁带机自带的检测工具或专业的数据恢复软件进行检测，发现问题及时处理。2.保管要求磁性介质应存放在专门的磁带库或磁带柜中，保持环境温度、湿度适宜，避免磁带受到剧烈震动、撞击和强磁场干扰。建立磁带出入库登记制度，详细记录磁带的出入库时间、使用部门、使用人、磁带编号等信息，确保磁带的流转可追溯。定期对磁带进行盘点，核对库存数量与登记记录是否一致，发现差异及时查找原因并进行处理。（四）其他特殊介质1.使用规范严格按照特殊介质的使用说明和操作规程进行使用，确保其功能正常发挥。对于涉及公司关键业务或机密信息的特殊介质，应采取严格的安全防护措施，防止介质丢失、被盗或被非法复制。2.保管要求根据特殊介质的特性，选择合适的保管环境和方式，确保介质的安全性和可靠性。建立特殊介质的保管档案，记录介质的名称、型号、使用情况、维护记录等信息，以便进行跟踪和管理。五、介质的借阅与归还（一）纸质介质1.借阅申请因工作需要借阅纸质文件的人员，应填写纸质介质借阅申请表，注明借阅文件的名称、编号、借阅原因、预计归还时间等信息，经部门负责人审批后提交至文件保管部门。2.借阅审批文件保管部门对借阅申请进行审核，对于涉及公司机密或重要文件的借阅，需报公司分管领导审批。审核通过后，文件保管部门在借阅申请表上签字确认，并按照申请表上的信息提供文件。3.归还要求借阅人应在规定的归还时间内将借阅的纸质文件归还至文件保管部门，不得逾期。文件保管部门在收到归还的文件后，应进行仔细核对，检查文件是否完好无损，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应的责任。（二）电子介质和磁性介质1.借阅申请如需借阅电子介质或磁性介质，借阅人应填写电子介质/磁性介质借阅申请表，说明借阅设备的编号、用途、预计归还时间等，经部门负责人审核后提交至信息技术部门。2.借阅审批信息技术部门对借阅申请进行技术评估和安全审核，对于涉及重要数据或敏感信息的介质借阅，需报公司信息安全管理部门审批。审批通过后，信息技术部门按照申请提供相应的介质，并在借阅申请表上做好记录。3.归还要求借阅人应在规定时间内归还电子介质或磁性介质，归还时信息技术部门应对介质进行检查，确保数据未被篡改或丢失。如发现介质存在问题，借阅人应配合信息技术部门进行调查和处理，并承担相应的责任。六、介质的变更与报废（一）介质的变更1.当介质的使用部门、用途、存储内容等发生变更时，使用部门应及时填写介质变更申请表，详细说明变更的内容和原因。2.申请表经部门负责人审核后，提交至相关管理部门（纸质介质提交至行政部门，电子介质和磁性介质提交至信息技术部门）。3.相关管理部门根据申请进行审核和处理，如涉及数据迁移、重新标注等操作，应确保变更过程的安全和数据的完整性。4.变更完成后，相关管理部门应在介质管理台账中更新相应信息，并通知相关部门。（二）介质的报废1.报废申请当介质因损坏、老化、不再使用等原因需要报废时，使用部门应填写介质报废申请表，注明报废介质的名称、型号、编号、使用情况、报废原因等信息。对于存储有重要数据的介质，在报废前应确保数据已进行妥善备份或清除处理，并提供相应的证明材料。2.报废审批申请表经部门负责人审核后，提交至相关管理部门（纸质介质提交至行政部门，电子介质和磁性介质提交至信息技术部门）。相关管理部门对报废申请进行技术鉴定和安全审核，确认介质已无法正常使用且数据已妥善处理后，报公司领导审批。3.报废处理经审批同意报废的介质，由行政部门或信息技术部门按照公司规定的方式进行处理。对于纸质介质，应进行粉碎或焚烧等销毁处理，并做好销毁记录。对于电子介质和磁性介质，应采用专业的数据清除工具对存储设备进行数据擦除，确保数据无法恢复，然后进行物理销毁或交有资质的回收单位处理。七、介质的安全与保密管理（一）安全管理1.建立介质安全防护体系，采取必要的安全技术措施，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止外部非法入侵和数据泄露。2.定期对介质存储环境进行安全检查，包括温度、湿度、防火、防盗、防雷等方面的检查，确保介质存储环境的安全性。3.加强对介质管理人员的安全培训，提高其安全意识和应急处理能力，确保在发生安全事件时能够及时采取有效的措施进行应对。（二）保密管理1.对涉及公司机密信息的介质，应严格按照公司保密制度进行管理，明确保密责任人，采取加密存储、访问控制等保密措施。2.加强对介质使用人员的保密教育，签订保密协议，明确其在介质使用过程中的保密义务和责任。3.对于因工作需要接触机密介质的人员，应进行严格的背景审查和权限管理，限制其对介质的访问范围和操作权限。4.定期对保密介质进行保密检查，发现问题及时整改，防止机密信息泄露。八、监督与检查1.行政部门和信息技术部门定期对公司各类介质的管理情况进行检查，包括介质的采购、领用、使用、保管、借阅、归还、变更、报废等环节，确保各项管理制度的有效执行。2.检查内容包括介质管理台账的记录是否准确、完整，介质的存放是否规范、安全，使用人员是否遵守相关操作规程