人寿会场管理制度

人寿会场管理制度一、总则1.目的为了规范公司各类会议及活动的会场管理，确保会场的正常使用，提高会议及活动的组织效率和质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部召开的各类会议、培训、讲座、庆典、商务活动等在公司指定会场举办的所有活动。3.基本原则（1）安全第一原则：确保会场设施设备安全运行，保障参会人员的人身安全。（2）规范有序原则：明确会场使用流程和标准，保证各项活动有序进行。（3）高效利用原则：合理安排会场资源，提高会场使用效率，避免资源浪费。二、会场管理职责1.行政部门职责（1）负责会场的日常管理和维护，包括场地清洁、设备检查与维修等。（2）根据会议及活动需求，合理安排会场，并提前做好准备工作。（3）制定会场使用计划，协调各部门之间的会场使用冲突。（4）负责会场的安全管理，制定安全预案，确保会场安全。2.会议组织部门职责（1）提前向行政部门提交会议及活动申请，明确会议主题、时间、参会人员、会议议程等详细信息。（2）按照行政部门安排的会场，负责会议及活动现场的布置、设备调试等工作。（3）组织参会人员有序入场、就座，维持会议及活动现场秩序。（4）会议及活动结束后，负责清理会场，检查设备设施是否完好。3.参会人员职责（1）遵守会场管理制度，按时到达会场，不得迟到、早退。（2）保持会场安静，将手机调至静音或关机状态，不得在会场内大声喧哗、随意走动。（3）爱护会场设施设备，不得随意损坏或拆卸。（4）会议及活动结束后，将个人物品带走，保持会场整洁。三、会场预订与安排1.预订流程（1）各部门如需使用会场，应提前[X]个工作日填写《会场使用申请表》，详细说明会议或活动的名称、时间、预计时长、参会人数、会议议程等信息，提交至行政部门。（2）行政部门收到申请表后，根据会场使用情况进行审核。如申请时间与其他活动冲突，行政部门应及时与申请部门沟通协调，提出调整建议。（3）审核通过后，行政部门将确认会场预订信息，并通知申请部门。申请部门应在接到通知后的[X]个工作日内，与行政部门签订《会场使用协议》，明确双方的权利和义务。2.会场安排原则（1）根据会议及活动的规模、性质、重要程度等因素，合理安排会场。（2）优先安排公司内部的大型会议室，如遇特殊情况，可考虑使用其他合适的场地。（3）对于重要的会议和活动，应提前预留足够的时间进行会场布置和设备调试。3.临时变更如因特殊原因需要变更会议或活动的时间、地点、参会人员等信息，申请部门应提前[X]个工作日通知行政部门。行政部门将根据变更情况，重新安排会场，并及时通知相关人员。四、会场布置1.布置要求（1）根据会议及活动的主题、风格、性质等要求，进行会场布置。布置应简洁大方、美观得体，符合公司形象和文化。（2）会场内的桌椅摆放应整齐有序，便于参会人员就座和会议进行。（3）根据会议议程和活动需求，合理设置主席台、发言席、投影仪、音响设备、麦克风等设施设备，并确保其正常运行。（4）会场内应设置明显的指示标识，如入口指示、座位分布图、卫生间指示等，方便参会人员使用。2.布置流程（1）会议组织部门根据行政部门安排的会场，提前制定会场布置方案，并提交至行政部门审核。（2）审核通过后，会议组织部门组织相关人员按照布置方案进行会场布置。布置过程中，应注意安全，避免损坏会场设施设备。（3）会场布置完成后，会议组织部门应进行全面检查，确保各项设施设备正常运行，布置效果符合要求。五、会场设备设施管理1.设备设施清单行政部门应建立会场设备设施清单，详细记录会场内的各类设备设施名称、型号、数量、购置时间、维修记录等信息，并定期进行更新。2.设备设施维护（1）行政部门应定期对会场设备设施进行检查和维护，确保其正常运行。如发现设备设施存在故障或损坏，应及时安排维修人员进行维修。（2）对于重要的设备设施，如投影仪、音响设备、麦克风等，应在每次使用前进行调试，确保其性能良好。（3）参会人员在使用设备设施过程中，如发现问题应及时向会议组织部门或行政部门报告，不得擅自拆卸或维修设备设施。3.设备设施借用如因工作需要借用会场设备设施，应提前向行政部门提交《设备设施借用申请表》，经行政部门批准后，方可借用。借用人员应按照规定的时间和要求归还设备设施，并确保设备设施完好无损。如发现设备设施损坏，借用人员应照价赔偿。六、会场环境卫生管理1.清洁标准（1）会场地面应保持干净整洁，无杂物、无污渍。（2）桌椅、讲台等设施设备应擦拭干净，摆放整齐。（3）垃圾桶应及时清理，垃圾不得外溢。（4）卫生间应保持清洁卫生，无异味，卫生纸、洗手液等用品应及时补充。2.清洁流程（1）会议及活动前，行政部门应安排专人对会场进行全面清洁，确保会场环境卫生符合要求。（2）会议及活动期间，保洁人员应定时对会场进行巡查，及时清理垃圾和杂物，保持会场整洁。（3）会议及活动结束后，保洁人员应对会场进行彻底清洁，包括地面清扫、桌椅擦拭、设备设施整理等。七、会场安全管理1.安全制度（1）行政部门应制定会场安全管理制度，明确安全责任人和安全措施，确保会场安全。（2）会场内应配备必要的安全设施设备，如灭火器、消火栓、应急照明等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。（3）参会人员应遵守会场安全规定，不得在会场内吸烟、使用明火、私拉乱接电线等。2.安全检查（1）行政部门应在每次会议及活动前，对会场进行安全检查，重点检查安全设施设备是否完好、电气设备是否正常、消防通道是否畅通等。如发现安全隐患，应及时整改，确保会议及活动安全进行。（2）会议及活动期间，安全管理人员应定时对会场进行巡查，及时发现和处理安全问题。3.应急预案（1）行政部门应制定会场安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。如发生火灾、地震等突发事件，应能够迅速启动应急预案，确保参会人员的生命安全。（2）定期组织参会人员进行安全培训和应急演练，提高参会人员的安全意识和应急处置能力。八、会场服务管理1.服务人员配备根据会议及活动的规模和需求，行政部门应合理配备会场服务人员，如会议接待员、茶水服务员、设备操作员等。服务人员应具备良好的服务意识和专业技能，为参会人员提供优质的服务。2.服务标准（1）会议接待员应在会议及活动开始前[X]分钟到达会场，负责接待参会人员，引导其签到、就座，并提供必要的帮助。（2）茶水服务员应在会议及活动期间定时为参会人员提供茶水、咖啡等饮品，确保饮品供应充足。（3）设备操作员应熟练掌握会场设备设施的操作方法，及时为会议组织部门提供技术支持，确保会议及活动顺利进行。3.服务监督与考核行政部门应建立会场服务监督与考核机制，定期对服务人员的工作表现进行检查和评估。如发现服务人员存在服务不到位、态度不好等问题，应及时进行批评教育，并督促其整改。对于表现优秀的服务人员，应给予表彰和奖励。九、会场费用管理1.费用标准（1）会场租赁费用根据会场的类型、使用时间、规模等因素确定，具体标准由行政部门制定并报公司领导批准。（2）会场布置费用、设备设施租赁费用、服务费用等根据实际发生情况进行结算。2.费用报销（1）会议组织部门应在会议及活动结束后的[X]个工作日内，填写《会场费用报销申请表》，附上相关发票和费用明细，提交至